KENSO recomienda: las mejores aplicaciones para gestionar tu correo electrónico
Episodio 255
Aunque tenemos Slack, Teams, WhatsApp y miles de aplicaciones de comunicación, el correo electrónico continua siendo el canal más usado en la mayoría de las empresas. ¿Pero cuál es la mejor aplicación para gestionar tus mensajes?
Ese es el tema principal del programa de esta semana, donde aprenderás cómo elegir la aplicación de correo que mejor se adapta a tu perfil personal y cuáles son las herramientas que nosotros usamos (y recomendamos).
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Recursos mencionados
Episodio 251: KENSO recomienda: las mejores aplicaciones para gestionar tus tareas
Aplicación: Microsoft Outlook
Analíticas: Microsoft Viva Insights
Curso online: Domina Outlook: Retoma el control de tu correo y de tu vida
Aplicación: Superhuman
Aplicación: Missive
Aplicación: Spike
Aplicación: Hey!
Aplicación: Canary
Episodio 38: Escribe para que abran y lean tus correos electrónicos con Carlos Salas
Y la música de KENSO gratis para Podcasts y YouTube: Uppbeat
Transcripción
Aunque tenemos Slack Teams, WhatsApp y miles de aplicaciones de comunicación más, el correo electrónico continúa siendo el canal más usado en la mayoría de las empresas. Pero ¿cuál es la mejor aplicación para gestionar tus mensajes?
Ese es el tema principal del programa de esta semana, donde aprenderás cómo elegir la aplicación de correo que mejor se adapta a tu perfil personal, y cuáles son las herramientas que nosotros usamos y recomendamos.
Bienvenidos a un nuevo episodio de KENSO, el podcast donde descubrirás cómo vivir la efectividad para ser más feliz. Soy Quique Gonzalo, aprendiz en posponer el envío de mis mensajes un minuto.
Y yo soy Jeroen Sangers, aprendiz en escribir un asunto claro para mis mensajes.
Quique: Y continuamos con el segundo episodio de herramientas de efectividad personal, en este caso uno de los clásicos, el correo electrónico. Y como vosotros bien sabéis, siempre decimos que al final no es la herramienta, es el hábito. Así que aparte de recomendaros las herramientas para cada uno de vuestros colores, también deciros cuáles son los que utilizamos nosotros y en cuáles tenemos un ojo echando ahí para ver qué sucede en el futuro, os vamos a recomendar cinco hábitos, micro hábitos, hábitos atómicos para que podáis poner en práctica a la hora de gestionar mejor el correo electrónico, sea cual sea la aplicación que uséis. Así que Jerón, ¿qué vamos a ver en este episodio?
Jeroen: Pues primero, una herramienta para cada color. Como ya sabas que nosotros trabajamos por colores, perfiles productivos por si no sabes qué queremos decir con color. Y vamos a recomendar una herramienta para cada uno de estos perfiles que hemos identificado. Aso sí, directamente deciros que después del episodio sobre herramientas, algunos oyentes me han preguntado por qué no habéis recomendado mi herramienta. En ningún caso, esta es la lista exhaustiva, hay miles de aplicaciones de tareas, también habrá miles de correo electrónico y simplemente destacamos uno que nosotros pensamos que encaja muy bien con cada perfil, pero en ningún caso es la única herramienta o la herramienta la mejor para ti. Simplemente es una buena opción que nosotros creemos que podemos recomendarte, pero tal vez en tu caso te va algo mejor. Esto es lo que primero vamos a ver, de los cuatro perfiles que tenemos, cuatro herramientas que nosotros recomendamos, seguramente hay algunos que no conoces. Después vamos a explicar cuáles son nuestras herramientas que utilizamos nosotros mismos, que no necesariamente son los mismos, y vamos un poco al final a ver dos herramientas más que nosotros pensamos que son herramientas que marcan un poco el futuro de las aplicaciones del correo, que son aplicaciones que están innovando en este momento. No necesariamente son las mejores para utilizarlo, pero sí que para vigilarlos, para ver hacia dónde van un poco las novedades.
Recomendación: herramienta
Quique: Y tal como has dicho, al final compartimos estos cinco tips para dominar tu correo electrónico. Pues vamos a comenzar, como decía Jeroen, si todavía no sabes cuál es tu color, pues tus dos opciones te vas al test de perfil productivo gratuito en kenso.es, ya sabes, www.kenso.es, lo puedes realizar de manera gratuita. O si quieres algo más exhaustivo, como varios de vosotros nos habéis escrito, pues nada, un correo a info@kenso.es para realizar vuestro Insights Discovery, esa herramienta que marca la diferencia, marca un antes y un después.
Azul: Microsoft Outlook
Jeroen, ¿comenzamos con los azules? ¿Tal vez tenemos que cambiarlo un día? Yo creo que no va a haber aquí, entiéndeme, una gran sorpresa porque yo creo que todo el mundo estábamos esperando esta herramienta en concreto. Lo que sí que va a haber es decir que han dado un paso de gigante hacia adelante en los últimos años, ¿verdad?
Jeroen: Sí, sí, va cambiando. Estamos hablando de Microsoft Outlook. Yo creo que es la herramienta por excelencia de personas azules simplemente porque es extremamente configurable. Tú puedes configurar las vistas. Ahora, seguramente hay muchos usuarios de Microsoft pensando vistas de qué está hablando. Tú puedes especificar exactamente qué información está visible en cada cada una de estas pantallas. La forma más sencilla de explicar qué es una vista es utilizando el ejemplo de calendario de Outlook. Ya sé que estamos hablando de correo electrónico, pero calendario es más fácil de explicar porque aquí tienes botones que dice, vale, yo quiero ver mi calendario para el día o mi calendario para la semana laboral o la semana o semana sencera natural de siete días o quiero ver un calendario un mes. Son diferentes vistas. Un vista simplemente explica cuáles son los datos que quiere ver por de todos los datos que existen, qué voy a enseñar y cuáles no y además cómo voy a enseñarlos. Por lo tanto, por correo electrónico, tú puedes crear una vista que solo enseña los correos que vienen de dentro de tu empresa, de tus compañeros. Y además quiero ver para cada correo una serie de columnas que yo tengo definido. Yo quiero ver las notas en cada correo, por ejemplo, para decir una cosa. Tú puedes adaptarlo a máximo, personalizarlo a máximo. Este para mí es el gran beneficio de Microsoft Outlook. Y si quieres ir más allá, incluso, muy poca gente sabe y muy poco mente debería utilizarlo, pero incluso incluye su propio lenguaje de programación. Por tanto, tú puedes adaptarlo, por eso digo, al extremo. Yo creo que el segundo beneficio de Outlook es que está integrado en el resto de productos de Microsoft, que si tienes algo en Word, tienes Microsoft Teams, pues colabora perfectamente. Utilices Microsoft To Do, pues en Microsoft Outlook también los correos están integrados. Si utilices el Planner, si utilices OneNote, pues todo esto está completamente integrado y se pasa información de una herramienta al otro, habitualmente con un clic o a veces ni sin esto. Después está lo que a mí me encanta, que lo he añadido recientemente, son los informes de Viva Insights. Si no lo conoces, que hay un botón, seguramente, en algún momento tan molestado con publicidad para esto, yo conozco muchos usuarios que directamente han descartado, pero básicamente Viva Insights analiza un poco tu uso de Outlook y te da consejos basando en tus reuniones que tienes, en los correos que recibes, te indica cuáles son tus contactos más frecuentes, te puede, por ejemplo, sugerir a qué hora sería un buen hora para bloquear tu agenda para trabajar de forma profunda, porque entonces no tienes muchas reuniones, etc. Y sí que hay un volumen de correos. Un montón de consejos que salen básicamente del análisis de tu uso de Outlook. Y finalmente, para destacar, una última cosa que a mí me encanta son los elementos rápidos. Son básicamente plantillas de textos, incluso imágenes. Puedes incluir la mapa de cómo llegaron a las oficinas y se puede inserir rápidamente con simplemente con un atajo de teclado super potente. Por eso Microsoft Outlook es lo que recomendamos.
Recomendación: recurso
Si ahora has estado escuchando y pensado hoy no sé de qué está hablando, yo simplemente utilizo el correo y el calendario, pues tenemos una recomendación para ti, porque en KENSO hay un curso online que se llama Domina Outlook. En Domina Outlook vas a conocer mejor qué es Outlook y qué puede hacer para ti. Y vamos paso a paso convertiendo este herramienta en de una herramienta que utilices de forma reactiva en una herramienta que vas a utilizar de forma productiva. Vamos a crear un panel de control para tu trabajo y tu vida que tú siempre tienes a mano y visible exactamente esta información que necesitas y nada más. Este es el objetivo del curso.
Quique: Pues fenomenal, porque con eso ya le podemos dar un salto de calidad en todo lo que tiene que ver con Outlook. El curso online encuentras en nuestra web: kenso.es. Aquí encuentras curso online, verás el enlace al nuestro curso Domina Outlook y nada más.
Rojo: Superhuman
Pues vamos a por el color rojo y para el color rojo vamos a traer una herramienta que, a ver cómo decirlo, lo tienes su tira y afloja por diferentes cuestiones. Se llama Superhuman y Superhuman es una herramienta que se ha creado para que tengáis un punto de entrada acerca de toda esta información respaldado por más de 108 millones de dólares de inversión. Y detrás de ella hay gente como Adriana Huffington, Ashton Kutcher, Will Smith o el fundador de Dropbox. Es una aplicación que ya entendéis que si ha costado 108 millones pues ahí tiene el gran pero y es que es un poquito cara, es un poquito cara porque son cerca de 30 dólares al mes. Ojito, ni más ni menos que ni al mes. Y el otro en contra, porque a mí me gusta empezar con los contras para que lo tengamos bien claro, es que necesitas tener una cuenta de Gmail o una cuenta de Outlook para poder trabajar con ella. ¿Y por qué hemos elegido Superhuman entonces? Si es tan cara y si solo se puede utilizar en estos casos. Bueno, porque es extremadamente rápida, extremadamente ágil. Es una aplicación centrada en que puedas conseguir tus objetivos sin apenas tener que salir de ella. Por eso para las personas rojas a mí me parece que es fundamental. ¿Qué es lo que puedes hacer? Pues desde luego tienes la sensación de que estás manteniendo en lugar de correos más bien mensajes directos con la persona por la forma en que está creada la aplicación. Elimina mucho esa parte de estrés de cuando lo recibo, cuando no lo tengo, cómo puedo hacer seguimiento, cómo no, porque es muy como llamarían los ingleses responsive. Es decir, que al final se preocupa mucho más de esa experiencia que de pensar que estamos en un momento en el que tú mandas un correo y tienes que estar esperando de vuelta. ¿Qué cosas tiene que a nosotros nos gustan? Pues una de ellas es que puedes hacer absolutamente todo con el teclado a base de acciones, a base de atajos de teclado de algunos que vienen y otros que tú puedes ir creando. Puedes ir lanzando todas las acciones correspondientes. Eso para mí es algo que significa mucho porque no tengo que levantar las manos del teclado. También el tema del seguimiento, es decir, si alguien no me ha contestado, yo puedo ver enseguida cuando quiero que me salte una alarma de oye, le mandé un correo a Gerún para que me hablara de este taller que vamos a realizar para conocer qué puntos le parecen importantes y todavía no he recibido la respuesta. Bueno, pues yo ya me he puesto una notificación en el propio Superhuman que lo que hace es que pueda saltar a ella y pueda verlo en el momento más oportuno. Desde luego, cuando tienes que contestar menos, ahorras tiempo. Pero también una de mis opciones favoritas que esto yo lo utilizo muy a menudo es el tema de posponer los emails para más tarde, para esta noche, para mañana, para otras fechas. Por qué? Porque hay veces que te llegan correos que ahora no son importantes, ni siquiera urgentes y si los eran más adelante. Pero yo ahora no quiero que me generen ruido. Entonces, yo en mi caso lo que hago es posponerlos para la fecha en la que considero que son importantes. También algo que muchas veces hemos incluido como pequeños complementos en Gmail. En Superhuman tienes la capacidad de poder ver cuando la gente ha leído tu correo. Ya sabes, con eso puedes tener el látigo preparado para decir oye, que sé que leíste mi correo en este momento determinado. Y entonces también puedes hacer que dentro del equipo haya, por así decirlo, como un archivo en el que se vea cuándo y quién ha ido abriendo los correos. Esto nos permite trabajar muy bien en esta parte que Superhuman nos aporta, que es el trabajo en equipo. Porque además no solo es que estés viendo cuando alguien ha leído los correos, sino que también, como sucede, por ejemplo, en aplicaciones como WhatsApp, puedes ver cuando alguien está contestando, aunque todavía no lo haya hecho. Entonces ya sabéis que hay veces que tú mandas un correo y justo tu compañero lo está mandando al mismo tiempo sobre la misma situación para un tercero. Pues aquí tú vas a ver quién está contestando a ese correo. Más allá, como el fundador fue el creador de una de las aplicaciones más importantes dentro de LinkedIn, una de las cosas que también ha hecho es que puedas ver toda la información de la persona a la que escribes o que te está escribiendo de sus redes, tanto en LinkedIn como Facebook, como Twitter, su web, para poder acceder de manera muy rápida. Y cómo no el acceso al calendario. Qué puedas meter desde un atajo de teclado? Algo como tan sencillo de mañana reunión para grabar podcast de 11 a 12 y automáticamente eso, sin tener que salir a otra aplicación, ya te lo guarda en tu calendario y tienes gestionando tanto tu email como tu calendario desde la misma aplicación. Y hay una cosa que yo sé que le gusta mucho a Jeroen y te la dejo para ti. El triaje Jeroen.
Jeroen: Sí, sí, sí. Si no sabes que estamos hablando con el triaje que es bien en el mundo hospitales, donde especialmente en época de guerra, los médicos rápidamente tenían que decidir pues ésta morirá sí o sí, por tanto no hace falta que lo damos tratamiento. Este sobrevivirá sí o sí, por tanto no es prioritario y nos enfocamos en estos pacientes que su tratamiento puede marcar la diferencia entre vivir y morir. A menos en principio. Y claro, en el correo electrónico obviamente no es tan dramático, pero sí que es muy importante de dedicar al triaje, de decidir rápidamente para los mensajes nuevos qué hay que hacer con esto. Pues esto es lo que nosotros llevamos clasificar. Y obviamente Superhuman ha dedicado bastante tiempo en este proceso de triaje de cómo decidir qué hacer y lo hacen incluso por una parte de forma automática. Aprende de tus hábitos y automáticamente te proponen. Vale, pues empiece con estos y deja los otros aparcados por momento para que tu principio te podés enfocar en estos mensajes que van a marcar la diferencia y dejes los newsletter. Otro tipo de mensajes que no impliquen demasiado lo dejan por más tarde. Para mí un gran beneficio de Superhuman es esto, el triaje automático.
Quique: Y si quieres probar durante un mes de manera gratuita Superhuman, pues te dejamos un enlace en las notas porque hemos hablado con ellos y nos han cedido amablemente este enlace para que tu puedas disfrutar de un mes y ver si al final esta inversión merece la pena. Si de verdad como dicen nos están ahorrando cerca de tres horas a la semana, pues esto podemos decir que son unos cuantos días al año. Así que rojos Superhuman.
Amarillo: Missive
Jeroen: Y ya vamos con el color amarillo y aquí tenemos algo que a mí me encanta, que es un aplicación que se llama Missive. Missive y este los encantará a los amarillos porque yo creo que está justo hecho para este tipo de personas. Porque primero obviamente es visuamente atractiva, pero esto no es tan importante, si no es que es el centro de control de todo tu comunicación con los demás porque no solo es un aplicación de correo, combina todos tus canales de comunicación, que puede ser también mensajes de texto, los WhatsApp, los mensajes directos de redes sociales si las utilices también para combinar. Pues este todo puedes meter dentro de Missive y aquí tienes una bandeja de entrada donde todos los mensajes que recibes de diferentes canales entran aquí de forma unificada. Y además, por esto, como es tan bonita, pues yo creo que los amarillos van a encantar. No solo es este parte de unificar, también hay igual que Superhuman, Missive también tiene opción de colaborar en equipo. Si tu equipo también utiliza Missive, pues entonces, por ejemplo, puedes tener las bandajas de entrada del equipo para ver los mensajes que entran por todo el equipo. Tú puedes asignarlo a una persona. Tú puedes conversar sobre estos mensajes que recibes. Por tanto, hay un chat en cada correo que recibes. Hay un chat con tus compañeros. Te va bien, por ejemplo, si no sabes cómo contestarlo o necesitas alguna información para antes de contestarlo, tú puedes dentro del chat del mismo mensaje. Por tanto, la conversación queda dentro del contexto, pero la persona que ha enviado tu correo no va a ver nada de esto. Simplemente es para vosotros dentro del equipo. Podéis discutir el contenido. Y cómo voy a contestar esto? Ya tenemos esta información, sí o no? Tú puedes tener toda esta discusión antes de contestar el mensaje. Yo creo que para mí es lo que marca la clave para para los amarillos que trabajan en equipo.
Quique: Y además, una cosa importante y que a mí me parece bastante relevante y es que aunque nosotros no seamos fans de tener absolutamente todo, es decir, el instragram, el WhatsApp, el GitHub en muchos lugares, siempre consideramos que es mejor al menos tenerlo en una sola bandeja de entrada en lugar de que tengas que ir dispersándote abriendo diferentes aplicaciones.
Jeroen: Claro. Ahora el tiempo de tener que abrir el WhatsApp, tener que abrir el correo, tener que abrir el GitHub o el LinkedIn o lo que sea. Tú tienes todo aquí, pero ahorras mucho tiempo con esto. Y a contrario a Superhuman, Superhuman es muy caro. Emissive puedes utilizarlo de forma gratuita, pero con un pequeño pego que es que solo puedes consultar los últimos 15 días de historia. Por tanto, los mensajes más antiguos no podés consultar. Bueno, sí que deja para probarlo. Te dejamos otra vez un enlace para que tú podés probarlo en las notas del programa y las plantas de pagos obviamente no son tan caros como Superhuman. Si quieres más días de historia, entonces sí que puedes pagar. Pero es lo que digo con 15 días de historia ya tienes suficiente y prúntate realmente cuántas veces necesitas un mensaje de hace más de 15 días. No es que se borren, simplemente no podés acceder dentro del búsquedor, no? El búsquedor no llega más. El búsquedor no llega más. Tú podés ir a la capeta y encontrar el mensaje. No borre nada. Esto es muy importante, pero el búsquedor no lo encuentra nada más allá de hace 15 días.
Verde: Spike
Quique: Eso es. Así que si quieres aprovechar, igual, dejamos un enlace para que tú puedas disfrutar, ponerlo a prueba, probarlo como buen amarillo. Para los personas verdes, ¿qué tenemos? Pues tenemos una aplicación maravillosa que a mí me gusta especialmente, que se llama Spike. ¿Por qué me gusta Spike, Jeroen? Porque como buen amarillo verde que soy en esta vida, en esta vida, Spike te ofrece algo muy distinto y es una experiencia relajada. Relajada es saber que tienes las cosas bajo control, que puedes mantener tanto para tu equipo de trabajo como a nivel personal. Puedes tener todo lo que necesitas absolutamente en un solo lugar. ¿Cómo lo hace Spike? Primero, con un diseño minimalista, tan bonito tengo que decirlo como minimalista, que esto es algo que también se agradece muchas veces a la hora de gestionar el correo electrónico. Entonces, lo que tiene de maravilloso Spike y esto para mí es por lo que hemos elegido para los verdes, es que se centra más en las personas que en lugar de los temas, es decir, en cómo estás trabajando con las personas de tu equipo, las personas que son tus clientes o las personas a las que te diriges, de tal manera que vas viendo tu histórico, vas viendo también los documentos que has mandado, pero no sólo que veas un adjunto, sino que ves una parte previsualizada de lo que has mandado. Es como si dijéramos así un email conversacional y entonces hace que eso te sienta más que estás como en un pequeño chat en lugar de que veas la repetición una y otra vez de hilos, de firmas que dices, pues ya está firma, la he visto 83 veces, he visto este correo electrónico que para tirarlo. Entonces, por ese lado, Spike funciona realmente bien. Elimina también las cabeceras, con lo cual le da un toque visual mucho más cercano y sencillo de centrarnos en las personas. Puedes colaborar en tiempo real desde tu bandeja de entrada, es decir, tanto los documentos que crees como las notas están siempre ahí, muy fáciles, un gran buscador muy fáciles de encontrar. Y eso se traduce a su vez en que puedes meter tus tareas y tus tudus en la propia aplicación, incluso crearla desde allí. Así ya no tienes la necesidad de tener una aplicación de tareas separadas, sino que lo tienes incluido y algo que si estamos hablando de que sea muy central en las personas es fundamental hoy más que nunca. Es que puedes crear chats de grupos, incluso videollamadas, algo que es tremendamente útil para lo que estamos trabajando a día de hoy. Entonces esos mensajes de voz, esas videollamadas. Da gusto. Como muy bien decía Jeroen, hay un pero que nos van colocando aunque haya gratuita, verdad?
Jeroen: Sí, muy paracido a los de Missive que tiene un plan gratuito, pero no tienes acceso a toda historia en el buscador. Pero en este caso tienes acceso a 60 días. Missive son 15 días aquí, son un poco más generosos de la gente de Spike. Te dan 60 días gratis. Entonces puedes volver atrás. Dos meses más o menos, no? Y entonces estas son las mensajes que puedes encontrar con un buscador. El resto tendrás que navegar por las capetas para encontrarlo.
Quique: Otra vez dejamos la enlace en las notas del programa, no? Y disponible para Mac, para Windows, para Android y web, que en este caso amplían muy bien. Así que con esto tenemos cuatro colores, cuatro aplicaciones. Seguro que tú tienes la tuya, que es maravillosa y funciona. Nosotros lo que hemos intentado es pensando en cómo son las personas de cada uno de los colores poder ofrecerles lo que buscaban. En el caso de los azules, la personalización máxima, esa configuración extrema. En el caso de los rojos, ir a la acción de la manera más directa para mantener el inbox cero y ahorrar tiempo. En el caso de los amarillos, seguir manteniendo vuestra completa creatividad, no ponerle límites y simplemente traeros una herramienta que os permita mantenerlo en vuestro campo de acción. Y para los verdes Spike, una herramienta mucho más centrada en las personas y en esa parte conversacional para darle ese toque humano que a veces se pierde con el correo electrónico. Pero Jeroen, ahora nos queda una gran duda que nos preguntan mil veces y yo no sé si será una decepción o será una sorpresa cuando les digamos las aplicaciones de correo que utilizamos tú y yo.
Nuestras herramientas
Jeroen: Pero son alguna de estas cuatro? No, no, no. Y tiene una razón. Te lo explico. Primero, mi perfil es azul verde. Por tanto, me gusta la configuración. Me gustan las reglas. En principio Outlook sería un buen candidato y de hecho durante muchos años yo utilizaba Outlook, pero después hay una cosa que hay que tener en cuenta que yo tengo un poco de conocimientos técnicos y he llegado a la conclusión que todo este de automatizar y de configurar es mejor hacerlo en un servidor que en un cliente de correo. Por tanto, siempre hay que pensar en cuando hablamos de correo. Por un lado tienes a tu servidor que puede ser un servidor IMAP, puede ser Gmail, puede ser Outlook o Exchange. En este caso, el cuenta de Microsoft y la otra parte es la aplicación que utilices, la interfaz. Por ejemplo, puedes tener tu correo en Gmail, pero accederlo desde otra aplicación que hemos visto con las aplicaciones que hemos visto. No necesariamente hay que combinarlo, aunque en algunos casos no hay otra manera. Por ejemplo, si tienes el cuenta de Microsoft, pues el Outlook saca más provecho de todo lo que pueda hacer. En mi caso, yo he invertido bastante tiempo en confundir al servidor que siempre serve IMAP, aquí tengo mis reglas, etcétera, y que me ayuda bastante a hacer este triaje no tan inteligente, yo creo manualmente, pero tengo una serie de reglas y esta hace que me lleguen muy pocos mensajes ya también porque hemos ya desviado una parte de comunicación fuera de correo electrónico. Por ejemplo, Quique, tú y yo muy pocas veces nos comunicamos por correo. Estamos en nuestra herramienta de proyectos, que hablamos en un futuro episodio de cómo hacemos esto, pero en total el email no tiene un gran rol en mi vida. Y por tanto, yo utilizo la aplicación por efecto que es Mail, en este caso de Apple. No hay nada especial aquí porque la magia pasa en el servidor. ¿Por qué me gusta Mail? Por su bandeja de entrada unificado, porque tengo varias cuentas y yo puedo verlas todos juntos y además utilizo una función del sistema operativo del Mac y del IOS, que son los modos de concentración, los modos de enfoque. Y por tanto, cuando como buen fan de la automatización, cuando estoy delante de mi ordenador, automáticamente se activa el modo de trabajo y automáticamente hace que mi bandeja de unificado solo muestre mensajes profesionales. Y cuando estoy en mi móvil y paso por la calle, justo al revés, aquí solo por efecto, solo veo mis mensajes personales. Por tanto, tengo un bandeja de unificado que puede ver todos juntos o solo profesional o mis cuentas profesionales o mi cuenta personal. Esta es la razón por la que utilizo
Quique: Pues yo creo que me parece, Jeroen, que es algo más que coherente con la forma en la que trabajamos, pues yo no utilizo Mail, pero claramente en cuanto cambien un par de cositas volveré a Mail. Yo le pongo ahí tres letras más. Yo utilizo una aplicación que se llama Airmail y Airmail llevo utilizándola muchos años. ¿Por qué? Porque en mi caso yo siempre busco esa herramienta a la que le pueda sacar entre el 80 y el 100 por 100 y me siente satisfecho y no necesito más. Entonces, contando por un lado que para mí son más importantes los hábitos que la propia aplicación, quiero dejar el correo para la que lo quiero dejar. Entonces, si le doy mucha potencia a la aplicación que utilizo, siempre voy a tener primero la curva de aprendizaje. Segundo, como tengo este carácter amarillo, voy a querer sacarle el máximo partido. Y si voy y empiezo a darme cuenta que solo estoy sacando un 30 por ciento del partido de una herramienta que estoy pagando, pues no me va a hacer sentir especialmente bien. Con lo cual, desde hace muchos años y por su interfaz minimalista, porque tiene las funciones que yo necesito, que para mí pueden ser más importantes, como poder tener varias cuentas, mantener una serie de reglas, el poder hacer, como os decía antes, posponer los correos o posponer el envío del correo, porque es una cosa que me pasa a menudo de mandar un correo y decir, ay, Dios mío, que se me ha olvidado poner esto. Bueno, pues me permite mandarlo con un decalaje de tiempo. En mi caso tengo un minuto. Todo eso hace que Airmail sea mi aplicación. Tiene un gran pero, que también tengo que ser muy honesto, y es que el buscador es francamente mejorable. Así que gente de Airmail, si ya no estáis escuchando, que lo sepáis, me gustaría que el buscador fuera un poquito mejor. Así que yo creo que con esto os hemos hablado de una serie de herramientas. No son todas, pero desde luego son aquellas que nosotros a día de hoy le vemos este punto que podría funcionar mejor. Eso sí, hay una serie de aplicaciones que también estamos investigando porque ya sabéis que tanto Jeroen como yo nos encanta ir explorando lo nuevo que está apareciendo. Así que Jeroen, dos recomendaciones que estamos siguiendo de cerca.
Tendencias en las aplicaciones de correo
Jeroen: Sí, el primero es una aplicación que lanzó el año pasado que se llama Hey! y es de la gente de Basecamp, 37signals, que básicamente yo creo que es la primera empresa que ha pensado: Si tenemos que inventar una aplicación de correo que rompe todos los esquemas, cómo sería? Si tenemos que que reinventarlo, cómo sería? Y han ido inventando de tal forma que volvemos con el punto negativo, que es tan personalizado que el único servidor en que funciona la aplicación de Hey! es el servidor de Hey!, por tanto tienes que utilizar Hey! como servidor también. No funciona con Gmail, no funciona con con una cuenta de IMAP o con Outlook. No, necesitas el servidor de Hey!, porque hay tantas funcionalidades que solo funcionan con su propio servidor que no. Qué han hecho, por ejemplo, algunas de las novedades? Pues un proceso de aprobar mensajes para Hey! En principio, en la primera vez que alguien te contacta, automáticamente este mensaje está apartado en una cola de aprobación. Dice, vale, pues no todo el mundo tiene derecho a escribirte. Te comunicas en principio con la gente que ya conoces, que has aprobado. Y estos son los que llegan a tu banda de gente entrada. Al resto, por momento, la apagamos, lo ponemos en cuarentena, hasta que damos al OK y a partir de entonces esta persona también te puede escribir. Este, por ejemplo. Hay una opción, por ejemplo, en estos hilos de mensajes, que estas conversaciones eternas en grupo que tú puedes salir. Dime, vale, pues yo no quiero nada más de esta conversación. Aunque la gente continúa enviando mensajes al mismo grupo con todo el mundo en CC o CCO, este mal costumbre, tú no vas a ver nada más. Tú simplemente has dicho yo dejo este hilo y por tanto hey! Automáticamente ni te muestra el resto de mensajes. Existe la posibilidad, por ejemplo, de enviar una misma respuesta a varios mensajes, este, por ejemplo, me ha ido muy bien. Desde el último episodio de herramientas de tareas, hay varios oyentes nos han escrito para pidiendo un código para para TickTick en la aplicación, una de las aplicaciones que he recomendado y lo que si yo tenía ahí lo que podría hacer simplemente en mi bandeja de entrada seleccionar todos estos mensajes y decir yo quiero responderlos con este mensaje y no es como contestar a todos. Es justo lo contrario, es que va a enviar una por uno. Va contestando a estos mensajes que tengo seleccionado, pero con el mismo mensaje. Qué más se puede hacer? Se puede aparcar mensajes, se puede mantener los visibles, puedes agrupar mensajes de remitentes muy activas. A veces tienes tu bandeja de entrada y ves una persona que ha enviado cada día también 10 mensajes. Lo que haces simplemente es los agrupo todos y sólo vienes todas esas mensajes en una línea para si mantienes un poco la vista sobre sobre tu bandeja de entrada, la vista general, porque no queda dominado por esta persona tan activo, etcétera, etcétera. Tienen miles de pequeños detalles y todavía están desarrollando y cada cada mes salen novedades y han pensado otras cosas. Y por eso es una herramienta que vale la pena seguir porque están realmente reinventando un poco cómo debería ser el funcionamiento de coreo para como comunicarse bien. Eso sí, tiene un precio de 99 dólares al año. No hay precio mensuales, directamente tienes que comprometerte por un año. Yo creo que también es justo porque en un mes tal vez no tiene no te da tiempo para pagar a tu cuenta de todo lo que puedes hacer Hey, comprometes por un año y después del año ya puedes renovar.
Quique: Bueno, Jeroen, y qué sería hacer un capítulo a día de hoy en 2023 sin hablar de inteligencia artificial, verdad? Pues por eso nuestra última recomendación que estamos siguiendo se llama Canary Mail y Canary Mail detrás de ella está uno de los fondos de inversión más importantes a nivel mundial que es Sequoia y ya van diciendo que es la aplicación de correo electrónico más inteligente del planeta. Por qué? Pues por algunas funciones que están íntimamente ligadas a la inteligencia artificial. Funciones como, por ejemplo, tener lo que ellos llaman el copiloto que escribe los correos por ti, es decir, tú le dices felicita a Jerún por su cumpleaños y automáticamente lo que hace la herramienta es que te prepara un borrador felicitando a Jerún por su cumpleaños. Imagínate esto llevado a tu día a día. Imagínate lo que significaría, por ejemplo, poder ya tener predefinidos que tú le metas la información y te vaya componiendo, escribiendo, redactando ese borrador para un cliente, para un compañero, te puede ahorrar mucho trabajo. También tiene una parte conversacional, pero no conversacional con otros, sino con tu asistente de inteligencia artificial. Así que le puedes preguntar cosas como oye, qué tal vamos hoy? Pues te quedan todavía para hacer todas estas tareas. Oye, cuando tengo el siguiente en la siguiente reunión, en una hora y media tienes la siguiente reunión. Toda esa información te la puede brindar desde su asistente. Otro de los puntos que es muy interesante es su sistema de priorización que aprende de ti, es decir, va viendo igual que por ejemplo en determinadas aplicaciones como pueda ser Instagram, los primeros que te aparecen es a la gente con la que interaccionas más. Pues aquí es lo mismo, solo que un punto de vista mucho más productivo en el que está diciendo, dependiendo de las prioridades y necesidades, qué es lo que va a ir apareciendo más arriba para que le prestes atención. Así si tienes 87 correos sin leer del aprendizaje que haya tenido contigo Canary, lo que va a hacer es priorizarte a aquellos que considera que es más importante que les prestes la atención. Algunas funcionalidades que ya hemos visto que comparte con otros del correo electrónico, como por ejemplo, leer saber quién ha recibido y ha leído tus mensajes, puedes coger y puedes pinchar los correos, es decir, el poder fijarlos en una parte superior, pues porque sea importante durante el día y lo tengas que tener muy presente. Puedes coger y hacer algo que yo se he dicho que a mí me encanta, que es el tema de el snooze y algo tan poderoso como que tiene un botón para de suscribirte. Todos esas newsletter en las que estamos suscritos que de vez en cuando dices, joder, me tengo que bajar aquí, cancelar de baja porque será de bajas que llevan esos 40 a 50 segundos aquí simplemente con un botón ya lo tienes interesante de canal e-mail. Varias cosas. Primero, que tienes una opción completamente gratuita. Segundo, que la opción pro cuesta 20 dólares al año y tercero, que estamos en conversaciones con ellos a ver si hay suerte y nos dejan un enlace para que también podáis probarlo. Esta opción pro si está, lo haremos llegar en las notas. Así que estos son las recomendaciones que tenemos, pero yo creo que más que las recomendaciones de un lo que es importante es estos próximos cinco micro hábitos para el correo electrónico. Escuchad con atención porque yo creo que más que la herramienta es el hábito.
5 micro-hábitos para el correo electrónico
Jeroen: Así que vamos a ver cinco hábitos que a nosotros micro hábitos nos ayudan mucho. Como muy chulo sería tu aplicación de correo no debería irse a el centro de tu vida. Este es el primer consejo. Simplemente ciérrala de vez en cuando. No hace falta que la mantienes todo día abierto. Simplemente decidir algunos momentos de día que vas a clasificar correo y apagarlo. Aunque tienes la aplicación más fantástica del mundo, pues tu vida no es tu trabajo, no es contestar correos. Tu trabajo es otra cosa. Por tanto dedique unos tiempos a contestar, a clasificarlas y después cierre la aplicación y vuelve a tu trabajo. Este es el primer consejo. Yo creo que el más importante. Cuál sería el segundo, Quique?
Quique: Pues el segundo y el un es algo tan sencillo como que cuando yo vaya a redactar un correo, lo primero que haga en lugar de ponerme como loco a escribir es preguntarme para qué, para qué mando este correo. Es decir, si tuviera éxito con este correo, qué es lo que tengo que recibir un correo de respuesta, un correo con un asunto? No tengo que recibir nada. Entender el para qué de lo que estoy escribiendo, porque desde ahí será mucho más sencillo centrarme en lo que me tengo que centrar.
Jeroen:Y en un tercer punto, el asunto de correo, elígelo bien, dedíquelo tiempo, porque hay que saber que la persona que va a recibir tu correo recibe por medio 130 140 mensajes al día y por tanto tu mensaje tiene que luchar por la atención del remitente. ¿Y cómo decide el remitente qué mensaje abrió o qué no? Por el asunto. Por tanto hay que hacer un poco marketing. Hay que hay que hacerlo atractivo. Hay que dejarlo muy claro qué contiene este mensaje. Si es una tarea, pues por qué no escribes directamente qué esperas del mensaje de un título? Como mínimo explica qué es y sobre qué va. Pues dedica un poco tiempo. A veces digamos lo mismo tiempo que escribes que has dedicado a escribir el mensaje dedíquelo a escribir al título.
Quique: De hecho, Jeroen, recuerdo que en el episodio 38 con Carlos Salas tenemos un episodio que se llamaba Escribe para que abran y lean tus correos, así que os lo recomendamos. Cuarto punto. Vamos a por el cuarto. Jeroen es que conozcas el color de la persona que lo va a recibir. Para quién estás escribiendo? Por qué? Pues porque si lo tienes en cuenta es más fácil que tengas impacto. Yo sé que si estoy escribiendo una persona roja voy a ir directo al grano. Si estoy escribiendo una persona verde es más probable que le pregunte cómo van las cosas, qué tal fin de semana, que haya un poco de interacción social antes de pedirle lo quería pedir. Si voy a hacerlo con una persona azul, es muy probable que yo le marque ya de una manera visual 1, 2, 3, 4, los puntos que necesito que lo pueda ver para seguirlo. Y si lo voy a escribir una persona amarilla, pues oye, mucho más cercano, con un lenguaje rápido, con unos emoticonos que ayuden también a mantener y que en mi correo genere impacto la persona que lo va a recibir. Para que veáis que no es casualidad y no todos, aunque contengan el mismo contenido, contienen el mismo contexto. Y nos queda el último hábito, Jerún.
Jeroen: Sí, vamos a unir los dos episodios de recomendaciones de herramientas. El último consejo es no usar la bandeja de entrada como tu lista de tareas. Tu bandeja de entrada simplemente es un contenido temporal de todos estos mensajes que todavía no es clasificado, no es decidido qué hay que hacer. Y esto es todo. Si además vas a utilizarlo como lista de tareas y en muchos casos he visto también como archivo, pues entonces cómo sabrás qué es lo que hay que hacer con cada mensaje? Cómo sabrás que se trata de un mensaje nuevo que todavía no sabes qué hay que hacer o si está marcado como no leer para indicar que es una tarea pendiente de hacer? Porque también sabiendo que este estado de no leer es muy volátil. Si por accidente lo haces un clic, ya está marcado como leído y te desaparece de tu rada. No mejor utilizar una de estas aplicaciones más nerviosas que hemos explicado en episodio 251 y utilizar la banda de entrada simplemente para contenido temporal de estos mensajes que todavía no tienes clasificado, no has hecho todavía el triaje.
Quique: Pues queridos amigos, esperamos que esta que es una de las preguntas que más se repiten en nuestros talleres de formación os sirva de utilidad. Os aseguramos que pues habremos probado cientos de ellas y seguiremos haciéndolo para saber, para seguir aprendiendo y porque estamos convencidos que todo esto va a ir evolucionando y si hay novedades las traeremos. De momento estas han sido nuestras recomendaciones y sobre todo los cinco hábitos que os van a ayudar a independientemente de vuestra aplicación, generar mejores sensaciones, mejor trabajo, ser más efectivos con vuestro correo electrónico.
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