Delega con eficacia en 4 pasos
Episodio 283
¿Te sientes abrumado por la cantidad de tareas que tienes en tu lista y te preguntas si hay una forma mejor de manejarlo todo?
Ese es el tema principal del programa de esta semana, donde aprenderás cómo aliviar la carga de trabajo y aumentar tu productividad haciendo una delegación de tareas eficaz.
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Índice del programa
(02:00) Delega con eficacia
(03:57) ¿Quién puede delegar?
(08:52) ¿Por qué no delegamos?
(15:47) 1 | Qué delegar: Conoce tu cifra
(17:58) 1 | Qué delegar: Conoce tus responsabilidades
(21:19) 1 | Qué delegar: Conoce tus fortalezas
(22:12) 1 | Qué delegar: Delega problemas, no soluciones
(29:05) 2 | Cómo delegar: Las personas adecuadas
(31:03) Recomendación: recurso
(32:01) 2 | Cómo delegar: Delega en lugar de pasar un marrón
(35:38) 2 | Cómo delegar: Comunica
(37:24) Recomendación: herramienta
(38:46) 3 | Seguimiento y retroalimentación
(40:46) 4 | Agradecimiento
(42:55) Resumen
(45:25) Tu plan de acción
(46:33) ¡Nos escuchamos muy pronto!
Recursos mencionados
DeLorean Motor Company | Wikipedia
Regreso al futuro de Robert Zemeckis | Film Affinity
Episodio 203: ¿Cuánto vale tu tiempo?
Episodio 160: La semana laboral de 4 horas de Tim Ferris | KENSO
La semana laboral de 4 horas de Tim Ferris | KENSO Círculo
Episodio 270: El ejecutivo eficaz de Peter F. Drucker | KENSO
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Episodio 157: Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen Covey
Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen Covey
Formación para empresas | KENSO
Cursos online | KENSO
Coaching personal | KENSO
Y la música de KENSO gratis para Podcasts y YouTube | Uppbeat
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Aviso: el transcriptor a veces no nos entiende, pero vosotros seguro que sí.
Disculpa, si lees algún error en la transcripción.Jeroen: ¿Te sientes abrumado por la cantidad de tareas que tienes en tu lista y te preguntas si hay una forma mejor de manejarlo todo? Ese es el tema principal del programa de esta semana, donde aprenderás cómo aliviar la carga de trabajo y aumentar tu productividad haciendo una delegación de tareas eficaz.
Quique: Bienvenidos a un nuevo episodio de KENSO, el podcast donde descubrirás cómo vivir la efectividad para ser más feliz. Soy Quique Gonzalo, aprendiz en delegar tanto como pueda y más.
Jeroen: Y yo soy Jeroen Sangers, aprendiz en enfocarme en mis puntos fuertes.
Quique: Pues Jeroen, para comenzar te voy a pedir una delegación. Voy a delegar en ti que puedas saludar a los nuevos patrones de KENSO.
Jeroen: Vale, por supuesto, por supuesto. Esta semana nos han unido varias personas y por tanto desde aquí un gran abrazo y muchísimas gracias a Lucía Castro Fernández, a Dovi Vausk, a Irene Mateo y José Gómez Martínez, que se han unido efectivamente esta semana y ya han estado activos en el grupo de WhatsApp. Por lo tanto, bienvenidos a estas cuatro personas.
Quique: Y a los demás que nos estáis escuchando, que esta semana es la semana del Black Friday, sí, pero nosotros hacemos cosas mejores que el Black Friday. Tenéis hasta el 31 de diciembre un 50% de descuento en todos los niveles de membresía para ser patrón del podcast de KENSO. ¿Y qué vais a recibir? Pues desde nuestro libro firmado hasta poder participar en la comunidad de WhatsApp, como decía Jeroen, que cada vez vamos interactuando más. regalos cada semana. Nosotros no es que tengan especial, que hagamos de repente un descuento especial. No, no. Nosotros os regalamos libros, aplicaciones de tareas, aplicaciones de notas. De hecho, esta semana vamos a sortear ocho códigos para la aplicación Beer, que es mi favorita para tomar notas. Todo eso y mucho más, aparte de nuestro cariño y nuestro amor. Así que, ¿a qué estás esperando? Si tú quieres hacerte patrón de KENSO, ya lo sabes, KENSO.es barra círculo.
Delega con eficacia
Y vamos a hablar de delegar Porque Jeroenimo, para mí, delegar es una de las habilidades más importantes que puede desarrollar cualquier persona tanto a nivel profesional como a nivel personal. que la infravaloramos en cierto modo. Y me he dado cuenta, no sé si estás de acuerdo conmigo, Jeroen, en que cuanto más grande es un líder, o ya no digo un líder en una empresa, sino también una persona en su familia o en su grupo de amigos, mayor capacidad de delegación tiene. Y por el contrario, cuanto más queremos controlar para que todo salga a nuestro estilo, más limitaciones nos ponemos. Así que voy a unirlo con el concepto de antifrágil y diré que todas aquellas personas que delegan de manera efectiva son personas que a la larga consiguen más y mejores resultados en su día a día. No sé si tú estás de acuerdo, Jeroen.
Jeroen: Absolutamente. Cuando estamos hablando de este tema, primero directamente me viene a la cabeza Oscar, que es un cliente de coaching desde hace unos años, y me recuerda perfectamente su situación, que me explicó, vale, pues yo tengo una pequeña empresa, tengo tres personas trabajando para mí, en principio para que yo no tenga que hacer tanto, pero claro, todo día me llaman o me vienen a visitar y, mira, ha pasado esto, ¿qué hago? ¿Cómo solucionamos este problema? Y él dice, pues al final parece que yo estoy trabajando para ellos, solucionando sus problemas. Y por tanto, es importante saber delegar y saber delegar bien. Y yo creo que, para directamente lanzar otro péndola más, la palabra delegar yo creo que en muchos casos no entendemos muy bien. Que pensamos que es algo que hace un directivo hacia abajo. Simplemente en los trabajos que yo he tenido, que siempre he optado por cambiar la palabra delegar, de destruir el trabajo. Y entonces parece mucho más asequible.
¿Quién puede delegar?
Porque al final yo creo que todos podemos delegar. Que no simplemente es pasar un marrón o explicar a la gente que trabaja para tú, si eres un responsable de un equipo o un directivo por una empresa, de vale pues hay que hacer esto. No, simplemente es delegar. Para mí es el proceso en que comunicamos cómo podemos redistruir el trabajo. Quién debe hacer qué tipo de tareas. Y si es así, si piensas de esta forma, yo creo que verás directamente que todos nosotros delegamos en nuestra vida diaria, incluso muchas veces sin darnos cuenta.
Quique: Y me gusta, Jeroen, este concepto que acabas de sacar de cómo importan las palabras para determinar mucho mejor lo que significan. Una de las cosas que yo descubrí acerca de Tim Cook, el actual CEO de Apple, y de Jeff Bezos, es que los dos comparten una filosofía que es, haz lo que solo tú puedes hacer. Y esos mantras, que Jeff Bezos lo ha comentado y Tim Cook también, significa que cuando somos personas muy atareadas, porque tenemos una lista interminable, intentamos hacerlo todo al mismo tiempo para llegar, incluso cuando delegamos, lo que hacemos es estar en el fondo viendo si lo hacen como a nosotros nos gustaría, porque si no, no va a quedar igual. Es evitar todo eso al máximo que podamos. Una persona es mejor, mucho más efectiva, cuando solo se centran a hacer aquello que solo esa persona pueda hacer. Y todo lo demás, podríamos delegarlo, podríamos hacer que otras personas que se centren en esa tarea terminen haciéndolo mejor. Claro, yo entiendo que de primeras probablemente yo no lo haga tan bien. Si era de repente, me dice Jeroen, oye, Quique, a partir de ahora edita tú el podcast de audio de cada uno de los episodios. Pues sé que me costaría, no lo haría ni la primera, ni la segunda, ni probablemente las diez primeras veces tan bien como lo hace Jeroen, que es el responsable de que todo esto suene como suena ahora mismo, que tú lo estás escuchando. Lo que sí que es importante es que si Jeroen delegara sobre mí esa responsabilidad que no tarea, de lo cual hablaremos luego, a la larga yo pondría en práctica todo lo que Jeroen ya ha aprendido y además añadiría mi punto de vista, mis mejoras. Probablemente al principio estaría al 70% de calidad, iría mejorando, 80, 85, 90, y habría un momento que con el tiempo y con el apoyo de una persona que ha delegado de manera efectiva como Jeroen en este caso, podría incluso hasta sonar mejor. Así que eso es lo importante, mantén en cuenta siempre esta frase, haz lo que solo tú puedes hacer.
Jeroen: Yo creo que también es algo que nos viene ya de nuestra educación a todo el mundo, porque si vas al colegio, ¿no? ¿Qué dice el profesor que tienes que tomar una clase de refuerzo? Las cosas que no sabes hacerlo bien. Este sistema educativo está muy bien de llevar a todo el mundo al nivel media. Si estás por debajo del media, pues vamos un poco de clase extra para que tú también llegues a este media. Y yo creo que en la vida real, especialmente en colaboración de equipos, claro, no estamos buscando la media. Estamos buscando la excelencia en muchos casos. Al menos lo que es el núcleo de tu trabajo. Y por tanto lo que hay que hacer es enfocarte en tus fortalezas, en las cosas que haces bien, en las cosas que disfrutas, en las cosas que realmente tú pones este 110% de tu esfuerzo porque tienes ganas de hacerlo. Y habrá tareas que, obviamente, nunca se puede delegarlo todo, pero habrá tareas que no haces muy bien, que no te motiven para nada, y por tanto formarán una barrera, esta montaña, este sapo que encuentras por las mañanas, que dices, bueno, pues tengo que hacer la administración, la contabilidad. Y no me gusta nada, y es el caso real mío. Y lo que en este caso he oído a veces es que hay personas que realmente le motivan la administración y la contabilidad. Que son unos cracks que saben, que disfrutan de hacerlo. Y para mí me cuesta esto porque obviamente siempre pensamos que todos somos como nosotros. Y no es verdad. Cada persona es única. Y lo que a ti no te va bien, lo que a ti te disgusta, tal vez es la pasión de otra persona. Y claro, si tú te dedicas a lo que a ti te apasiona, a lo que a ti te haces bien, a lo que tú puedes hacer, y la otra persona a lo suyo, pues como equipos seréis imparables.
Quique: Claro. Y me parece muy interesante esto que comentas, Jeroen, por una razón esencial, y es que cuando delegamos, lo que estamos haciendo es liberar tiempo que vamos a utilizarlo en una tarea, en una acción, en un hábito que nos lleve todavía más lejos. Como decías tú, en lugar de buscar esa media que todos seamos iguales, si eres notable, gana tiempo para que en aquello que seas notable seas excelente. y de esa manera marcarás una diferencia mayor.
¿Por qué no delegamos?
Eso es porque delegamos, pero también hay que entender muchas veces por qué no delegamos. Y hay varias razones. La primera está claro, que al final ese pensamiento micro, pequeño, si quieres que algo se haga bien, hazlo tú mismo. Y eso es un sentimiento muy común. Yo recuerdo una de las cosas que más gracia me hace, que es cuando preguntas, ¿cuál es la mejor tortilla de patatas? La mía.
Jeroen: Y seguro que tenéis razón.
Quique: Efectivamente. Claro, si eres perfeccionista tal que… Ya sabéis que yo soy un apasionado de la tortilla de patatas con cebolla y reconozco que hay dos tipos de personas, los que les gusta con cebolla que somos los buenos y luego están esos que dicen que sin cebolla. Pero bueno, dejándola aparte que también les aprecio mucho.
Jeroen: Yo pensaba que ibas a decir y los que no saben que es una tortilla de patatas.
Quique: También podría ser, esa es muy buena Jeroen, esa es muy buena. La realidad es que me tengo que dar cuenta, que nos tenemos que dar cuenta que no podemos hacerlo todo. Pero es que no solo eso, no es que no podamos, es que no deberíamos ni siquiera llegar a pensar en tratar de hacerlo, porque eso nos lleva a un agotamiento innecesario. Entonces vamos a hacer, oye, vamos a delegar un poquito para coger poco a poco y ver a dónde vamos a dedicar ese tiempo de mejora. Porque lo comentábamos en un episodio reciente, una mejora de un 1%, de un 1% en cualquier habilidad en tu día a día, significa que al cabo del año eres 37 veces mejor en ello. Por ejemplo, vamos a poner un ejemplo real. Piensa en el fabricante de automóviles John DeLorean. Creyendo que tenía esa mejor comprensión del negocio de cómo fabricar automóviles, pensaba que era mejor que sus jefes de la General Motors, DeLorean dejó su trabajo en General Motors para comenzar su propia compañía. El problema fue que esta creencia no se basaba, así decirlo, en una realidad fundada. porque no tenía ni la experiencia ni la pericia, a lo mejor, necesaria. No tenía esas habilidades para llevar personas. Y todo esto quedó claro prontísimo, porque en su nueva compañía, DeLorean, desechó las estructuras de responsabilidad que habían funcionado y que hicieron prosperar en algo que él había aprendido ya en General Motors. Lo que hizo, en su lugar, y con su ego por delante, que esto siempre está muy presente a la hora de delegar, De Loran, en cambio, a lo que hizo es que tenían que tener voz en cada decisión. Un estilo de gestión dictatorial que era insostenible porque quería estar en todo, hasta lo más pequeño, en elegir las cápsulas del café que se tomaban. Pues esta historia, ¿cómo crees que termina? ¿Jeroen?
Jeroen: Si no fuera por la película Regreso al Futuro, nadie sabía que era un DeLorean.
Quique: Ahí estamos.
Jeroen: Y no han cogido este coche porque es tan fantástico o simplemente por su aspecto visual, no porque es un buen coche.
Quique: Justamente.
Jeroen: Yo creo que esta idea de nadie lo hace como yo, nadie lo hace tan bueno, tan rápido como yo, es un problema temporal. Porque claro, si no dejas que nadie lo hace, ¿cómo van a aprender cómo hacerlo? Seguramente tienes razón, porque no dejas que nadie lo hace, nadie aprende este tarea o este proyecto. Pero puedes enseñarlos. Hay que invertir un poco. Yo creo que este problema de yo soy el mejor, nadie lo hace como yo, es un típico problema de pensar en corta plaza en lugar de largo plazo. Y sí, ahorro tiempo ahora mismo porque yo lo puedo hacer en 10 minutos y mi colaborador no necesita una hora para hacerlo. Pero claro, si tú ahora mismo habías invertido esto ahora, nunca más tendrás que hacerlo. Yo creo que es una de las razones. Yo creo que también existe todavía, específicamente en algunos tipos de organizaciones, estas personas que piensan que si delego, las otras personas aprenden a hacer mi trabajo, entonces ¿para qué valgo yo? Entonces yo soy prescindible. Y yo quiero ser imprescindible para la organización. Yo quiero mantener mi puesto. Obviamente, la realidad es que si tú delegas tareas rutinarias o tareas que requieren habilidades especializadas, te pueden liberarte justo en concentrarte en este trabajo estratégico, este trabajo que solo sabes hacer tú, mejor que nadie, donde tú realmente puedes aportar tu valor a tus conocimientos. Por lo tanto, incluso en este caso, deberías delegar.
Quique: Me recuerda mucho, Jeroen, al problema del trigo y del tablero de ajedrez. ¿Te acuerdas cuando de repente un rey le ofrece a un súbdito por un trabajo que le ha hecho y le dice qué es lo que quieres? Pues yo quiero que coloques en cada casilla del tablero de ajedrez un grano de trigo en el primero, dos en el segundo, cuatro en el tercero. Y dices, me está pidiendo una miseria. Claro, al principio parece que apenas avanzamos, que es muy poco, pero si todo eso vamos doblando la cantidad de granos, imagina cuánto trigo hay al final del tablero. Cuántos resultados, si vamos poquito a poco, como decía Jeroen, enseñando a esa persona, dándole la libertad, que se sienta que está acompañada en ese comienzo que es difícil de delegar, al final nos puede sorprender con mucho más de lo que esperábamos al principio.
Jeroen: Otra razón por la que no delegamos seguramente es falta de confianza en los demás. No creo que saben hacerlo. Especialmente pasa esto cuando en la pasada has tenido alguna mala experiencia, la has intentado y no ha salido como tú querías. Claro, habitualmente esto pasa porque este de intentar delegar ha sido pasar un marrón. Mira, encargo de encargo de tú, sin explicarlo, sin hacer una transferencia de conocimiento ni nada. Y mira, Solo para al final poder decir, mira, ves cómo tenía razón, yo lo hago mejor. Y yo creo que es el último error realmente que hay detrás de esto, es que muchas personas no saben cómo delegar a manera efectiva. Porque me cuesta menos tiempo hacerlo yo que explicarlo a otra persona y entonces no explicamos. Y yo creo que podemos y debemos delegar bien. Es decir, seleccionar muy bien cuáles son nuestras tareas que queremos delegar, seleccionar muy bien a quién vamos a delegarlo y cómo comunicar las expectativas y criterios de la tarea. Por lo tanto, necesito acompañar a esta persona. No puedes simplemente pasarlo a un marrón y pensar que lo sabe hacer, porque no lo sabe, porque nunca lo ha hecho. Hay que enseñarlo. Justo con el ejemplo que tú has hecho antes de editar el audio del podcast, si el día que yo no pueda hacerlo, yo me aseguro que te paso toda la información del proceso, de cuáles son las herramientas que necesitas, cuáles son los pasos a tomar, cuáles son los puntos que tienes que tener en mente para que tú aprendas. Y la primera vez, aún así, no sería igual, porque no tienes la experiencia, pero poco a poco podrás aprenderlo también.
1 | Qué delegar: Conoce tu cifra
Quique: Y yo os diré que Jeroen es un gran delegador de tareas, porque cuando lo hace, lo hace de manera excepcional. Así que antes de pasar a pensar en cómo delegar, vamos a ver 5 acciones que delegar. La primera es que conozcas tu cifra. ¿Qué significa conocer tu cifra? Pues que una de las primeras cosas que puedes considerar al decidir qué es delegar es que pienses en el valor de tu tiempo. Todos aquí que nos estamos escuchando tenemos 24 horas al día, 1.440 minutos. Pero cómo elegimos y cómo decidimos utilizar ese tiempo puede generar un gran impacto en nuestra efectividad. Si quieres calcular el valor de tu tiempo, puedes comenzar por considerar, por ejemplo, cuánto ganas en una hora de trabajo. Si eres empleado, muy sencillo, divide tu salario anual por el número de horas que trabajas un año. Si eres autónomo o empresario, considera cuánto cobras por hora o cuánto ganas en promedio en una hora de trabajo. Pero el valor de tu tiempo, y esto para mí es esencial, no es solo una cuestión de dinero. Es importante que también consideres el valor de las actividades que podrías hacer si tuvieras más tiempo libre. Esto puede incluir cosas como pasar más tiempo con la familia, hacer ejercicio, descansar o desarrollar proyectos personales, que yo creo que son las cosas que más a menudo nos repiten. Y una vez que tú ya tienes una idea del valor de tu tiempo, puedes utilizarlo como un criterio para decidir qué tareas delegar. Si una tarea te lleva mucho tiempo y no es una parte esencial de tu trabajo o algo que disfrutas, es una buena candidata para la delegación. Por otro lado, si una tarea es rápida, es fácil o si es algo que solo tú puedes hacer, puede tener más sentido que la sigas gestionando tú. Recuerda que el objetivo de delegar no es deshacerse de todo el trabajo que no te guste, ni mucho menos. Es, en especial, pensar en positivo, que es liberar tiempo para que puedas concentrarte en las tareas que son más valiosas y que más resonan para ti. Si necesitas un poquito más de información respecto a esto, en el episodio 203 Tratamos cuánto vale tu tiempo para que le puedas poner precio y así ya tener una de esas opciones, que es conocer tu cifra. Pero, Jeroen, algo que para mí es incluso más importante es responsabilidades.
1 | Qué delegar: Conoce tus responsabilidades
Jeroen: Efectivamente, efectivamente. No se trata simplemente de dinero, sino de a qué te dedicas. Y por eso hay que hacer un poco de autoreflexión para conocer bien tus responsabilidades, porque así será más fácil decidir qué tareas delegar y qué tareas deberías hacerlo tú. Porque a veces, incluso sin darnos cuenta, nos tomamos roles o tareas que no son parte de nuestras responsabilidades oficiales. Este que salía en el anuncio cuando te han contactado, que no se parece nada a lo que estás haciendo ahora mismo. Y habrá actividades que estás haciendo que no te han comunicado y de hecho ni te están pidiendo. Y yo creo que está muy bien de hacer cosas extra y ser útil y colaborativo, pero estas tareas extras que tú coges no te distraigan de nuestro trabajo principal. Un ejemplo de este tipo de tareas que yo he vivido en primera persona, que yo creo que en cada equipo, en cada departamento hay este chico, habitualmente son hombres, que acaban siempre ayudando a sus compañeros o compañeras con los problemas de informática. Si alguien tiene un problema con su ordenador, en lugar de llamar al departamento de informática, porque lo tienen, primero preguntan a este chico. Ese buen amigo, ese vecino, sobrino. Sí, el vecino de que es árbol de contabilidad es otro clásico en este sentido. Y claro, si tú eres buena con la tecnología y obviamente no te importa ayudar, pero no es tu trabajo oficial, no es tu función en el equipo y esta tarea que estás haciendo te está quitando tiempo de tus tareas principales. Por eso digo, si son cinco minutos por semana seguramente no hay ningún problema, pero si tú cada semana estás dedicando varias horas a ayudar a tus compañeros, pues seguramente has cogido una responsabilidad que no te pertenece. Una forma de descubrir estas responsabilidades que realmente sí que tienes y que quieres tener es durante una semana, por ejemplo, registrar a qué actividades dedicas tiempo en una semana normal, si existe. Simplemente cada vez que tú cambias de tarea, anota qué estás haciendo y cuánto tiempo te lleva. Y al final de la semana, pues así tienes un registro Y entonces puedes preguntarte, vale, pues estas tareas, lo que yo he hecho, se alinean con mis responsabilidades oficiales que me han pasado mi empresa, mi organización. O estoy tal vez dedicando tiempo a tareas que podrían ser manejadas por alguien más. La manera que yo tengo siempre de identificar tal tipo de tareas es cuando yo recibo una nueva tarea, muchas veces por correo, por ejemplo, o un nuevo proyecto, digo, hey, ¿soy yo realmente la mejor persona para hacer esto? Porque el hecho de que esta tarea me llegue a mí no quiere decir que yo tengo que hacerlo. No, no. Que simplemente puede ser que un cliente que yo tengo muy buena relación diga, mira, Jeroen, tengo un problema con este… con la administración, que ya sabes que no es el mío, yo soy técnico, ¿no? Pero, y si yo me encargo de este problema, pues estoy otra vez cogiendo una responsabilidad que no es mío, que debería ser el responsable de la administración.
Quique: A ver, me encanta esta pregunta, Jeroen, porque me parece que da en la clave, ¿soy yo la mejor persona para hacer esto? Delegar
Jeroen: Ojo, la pregunta no es soy yo la persona que hace esto mejor. No, soy yo la mejor persona para hacer esto.
1 | Qué delegar: Conoce tus fortalezas
Quique: Para hacer esto. Sí, sí. Me parece muy interesante porque con eso ya hemos visto el conocer tu cifra, el conocer tus responsabilidades y el tercer paso es también que conozcas tus fortalezas. Entender tus fortalezas al final es esencial para saber qué tareas delegar. Porque todos tenemos ciertas habilidades y talentos únicos que nos hacen sobresalir en ciertas áreas. Al reconocer estas fortalezas, puedes concentrarte en tareas que te permitan aprovecharlas al máximo mientras que delegas aquellas que no saliden en tanto con tus habilidades. Por ejemplo, si eres bueno en la parte de estrategia pero la contabilidad no es tu fuerte, ya sabes, tareas financieras a otro con más experiencia. De esta manera, puedes dedicar más tiempo a la estrategia donde tu impacto será mayor. En resumen, Conoce tus fortalezas y delega de acuerdo a ellas. De esta manera vas a poder incrementar y maximizar tu eficiencia y tu efectividad.
1 | Qué delegar: Delega problemas, no soluciones
Jeroen: Y el cuarto punto es delegar problemas y no soluciones. Que parece un poco críptico pero yo creo que hay que delegar a lo grande.
Quique: A lo bestia. Sí, sí, estoy de acuerdo, estoy de acuerdo.
Jeroen: Cuando hablo de delegar problemas en la resolución, estoy diciendo delegar responsabilidades en lugar de una tarea individual. ¿Qué significa esto exactamente? Pues cada vez que delegas una tarea, simplemente estoy pasando una acción específica a otra persona. Puedo decir, mira, por favor, llama a este cliente y dile XXX, ¿no? Esto sería delegar una tarea, delegar un pequeño problema. Pero si yo delega una responsabilidad, puedo decir, no, ¿sabes qué? Mira, Tú a partir de ahora vas a ser responsable de satisfacción de este cliente y por favor abriga que necesitan y haz lo que puedas para ayudarlos. Este es a lo bestia, es más grande. Por tanto, cuando delegas una responsabilidad estás dando a alguien la autoridad para tomar decisiones y resolver problemas. Esos son un poco dos de los extremos y hay matices. pensar en delegación en 10 niveles, 10 diferentes niveles, de diferentes formas de hacerlo.
Quique: Déjame que diga una cosa Jeroen, antes de los 10 niveles, me parece que esta es la clave de la delegación, el entender que no es tarea sino responsabilidades. Y yo esto lo he vivido en primera mano. No es lo mismo, por ejemplo, los acuerdos que yo pueda haber alcanzado con mi pareja a la hora de nuestro hijo. Oye, pues yo todas las mañanas me encargo de ser el que despierte, salgamos a dar el paseo, etcétera. Significa que ya he delegado toda una responsabilidad. Entonces, yo ya me tengo que hacer comprometerme con esa parte. Si es… tú recoges al niño el lunes, martes y de vez en cuando si no me llamas a mí, eso es delegar una tarea, que es muy diferente. Entonces yo creo que esta parte, Jeroen, para mí es esencial que la comprendamos y la pongamos en marcha. Con los 10 niveles también de delegación, ¿qué nos vas a hablar ahora?
Jeroen: Sí, los explico brevemente. No hace falta que los aprendas de memoria, simplemente notarás que hay un… que vamos cada vez a más grande, ¿no? Empezamos con lo más pequeño. El nivel 1 es haz lo que digo. hacer esto. Nivel 2, vamos un poco más allá, es observa la situación e infórmame al respecto para que luego yo tomaré la decisión. Nivel 3, observa la situación e infórmame al respecto y luego tomaremos la decisión juntos. Nivel 4, observa la situación, dime qué necesites para realizar la tarea y luego tomaremos la decisión juntos. Nivel 5, Proporciona un análisis de la situación con una recomendación o propuesta. Yo decidiré si puedes realizar la tarea o no. Nivel 6. Tú tomas la decisión y me dices cuál es. Y después de mi aprobación, puedes comenzar la tarea. Nivel 7. Tú tomas la decisión y me dices cuál es. Puedes comenzar la tarea a menos que yo diga que no. Nivel 8. Tú tomas la decisión, la lleves a cabo y luego me informas sobre lo que has decidido y cómo ha ido. Una vez hecho, nivel 9, tú tomas la decisión y la llevas a cabo sin informarme. Y nivel 10, tú decides dónde se debe hacer algo y te encargas de todo por ti mismo. 10 niveles y has visto que a partir del nivel 5 hay un punto de inflexión, porque aquí ya empiezas a permitir que la otra persona haga la mejor parte del pensamiento, incluyéndole proponer una solución, aunque tú continúes manteniendo la oportunidad de revisar todo con anticipación y dar una vuelta. Y a partir del nivel 8 realmente estás delegando la responsabilidad, no solo para pensar, sino también para ejecutar la tarea y por tanto solo te enteras de la decisión y sus efectos después de que se han llevado a cabo. Esto para mí es importante. Y para hacer esto bien, si realmente quieres delegar la responsabilidad, te resuelvo, pues hay que explicar muy bien también el para qué y el qué y dejar el cómo en manos de otra persona. Yo creo que es el gran cambio que en nivel 1 estás hablándolo como, ¿no? Y en nivel 10 hablamos del propósito, el para qué, qué quieres hacerlo y qué exactamente es lo que quieres.
Quique: Y me parece fundamental lo que acabas de decir también, Jeroen, el hecho de entender que muchas veces vamos a por el qué directamente y aquí lo que estamos haciendo es la otra persona que se sienta protagonista. Porque le estamos dando esa responsabilidad, ese salto. Y hay un crecimiento mutuo, porque tú creces porque tienes tiempo libre de calidad para dedicar a otras acciones y la otra persona crece porque puede tomar mayores responsabilidades. O sea que… Fetén. ¿Nos puedes poner un ejemplo de qué sería una cosa y otra?
Jeroen: Vale, ya hemos visto lo que mencionaba antes de la lista, ¿no? En el nivel 1 tenemos el llama a este cliente y dile esto, esto, esto, lo que necesitas, ¿no? Y en el otro nivel tenemos, mira, tú eres responsable de satisfacción de este cliente y por favor averigua qué es lo que necesitan y haz lo que puedas para ayudarlas.
Quique: Pues ahí lo tenemos, yo creo, con un ejemplo claro y cristalino.
Jeroen: Sí, hay otro ejemplo que sale en el libro de la semana laboral de 4 semanas de Tim Ferriss que explica sus criterios para delegación y tiene una regla y la regla en todo su equipo es simplemente cuando puedes solucionar un problema con menos de 100 dólares no hay que pedir permiso. Dejo muy claro, cuando encuentras cualquier cosa que tú crees que puedes mejorar, que puedes solucionar para un cliente, si vale menos de 100 dólares no pides permiso. y luego la buena es que va revisando un poco lo que hacen sus empleados y si los empleados lo hacen bien pues va subiendo el import y mira a partir de ahora si son menos de 200 dólares pues tú adelante porque yo confío en ti y yo creo que es una pata clave de este tema de delegar, ¿no? Cuando delegas más cosas vas también, ves como, y lo delegas bien, ves como las otras personas van creciendo, lo van haciendo bien, Quique aprende cómo editar el audio, entonces yo no tengo que preocuparme porque yo sé que Quique lo hará bien, porque ha aprendido bien, lo ha delegado bien, También confío que cuando tiene un problema, o lo soluciona él mismo, o me viene a preguntar cómo lo hago. Y yo puedo confiar en Quique en este sentido. Y éste tiene estos beneficios, ¿no? Porque me libra tiempo a mí y Quique podrá hacer lo que él deba hacer en este caso, su tarea. En este caso, ficticia, ¿no? Porque continúa siendo mi tarea.
Quique: Sí, porque esto en inglés es muy interesante porque hay un concepto que explica muy bien qué es el responsible, que es el responsable de la ejecución, y el accountable. que es el responsable en nivel mayor. En castellano quizá no tenemos estas dos palabras, pero es muy interesante porque uno es el que ejecuta la acción y el otro el que va a ser responsable pase lo que pase de esa acción. Si yo al final edito mal, la responsabilidad final la tendrá Jeroen, aunque yo sea quien lo haya hecho. Y esto es interesantísimo.
2 | Cómo delegar: Las personas adecuadas
Y con esto pasamos a entender mejor cómo delegar con tres pasos. El primero es el de las personas adecuadas. Porque ahora que hemos hablado de qué delegar, hablemos de cómo hacerlo. Y el primer paso para hacerlo de manera efectiva es asignar los problemas adecuados a las personas adecuadas. Como dijo Peter Drucker en El Ejecutivo Eficaz, libro que reseña tienes en KENSO, se trata de aprovechar las fortalezas de una persona, no de hacer que hagan tu trabajo por ti, que es muy distinto. Muchas veces confundimos delegar con, como hablábamos antes, voy a traspasar estas cosillas que no son importantes. Esta cita, en el fondo, nos llega porque nos da la información de lo que es delegar. No se trata solo de pasar tus tareas a otro, sino de encontrar a esa persona que es capaz, con sus habilidades, con sus capacidades, con sus actitudes, de hacer el trabajo de la mejor manera posible. Y encontrar la persona adecuada para delegar una responsabilidad puede ser mucho más fácil si tienes una mejor comprensión de las responsabilidades y habilidades de cada miembro de tu equipo, si les conoces en profundidad. Y si no estás seguro de quién sería la mejor persona para una tarea, una acción, simplemente pregunta quién podría estar interesado o quién tiene la capacidad para hacerlo. También, como opción a esa parte más voluntaria, puedes consultar con las personas de tu alrededor o con otros managers o con otras jefas, jefes, quién, desde su punto de vista, sería la persona más adecuada. Recuerda, al final, que delegar de manera efectiva no solo te va a ayudar a ti, sino que también ayuda a crecer, a desarrollarse a los demás, porque les das la oportunidad de asumir nuevas responsabilidades ayudando a aprender nuevas habilidades y a demostrar su capacidad para seguir creciendo manejando más responsabilidades. Así que, Jeroen, lo he dejado caer, pero ¿nos puedes recomendar un recurso?
Recomendación: recurso
Jeroen: Claro, yo creo que aquí encaja perfectamente el libro que tú has mencionado, El Ejecutivo Eficaz, de Peter Drucker, que aunque el título hable de ejecutivo, yo creo que es el primer manual de la efectividad personal, que habla de cómo conseguir resultados. Así que hablo un poco de directivos, pero yo creo que es un libro que ya hemos resumido, que es válido para todo. Es un clásico de la gestión que tiene muchos consejos útiles, entre otros sobre delegar de manera efectiva, también muchos temas sobre la comunicación, sobre cómo organizar tu trabajo, cómo encontrar realmente lo que tú, cuáles son tus fortalezas, pues varios de estos temas que ya hemos hablado en este episodio también salen en este libro, por tanto, si estás buscando un libro interesante sobre la efectividad personal, yo creo que este clásico, el primero que habla sobre la efectividad, yo creo que es una buena elección para pasar un buen rato.
2 | Cómo delegar: Delega en lugar de pasar un marrón
Quique: Claro que sí. Pues Jeroen, ¿cuál sería el siguiente paso que nos puede ayudar a cómo delegar? Que además, como las palabras importan, ¿cómo lo llamarías tú a esto?
Jeroen: Delegar en lugar de pasar un marrón. Y yo he visto, o pasar la pelota, ¿no? Que he visto muchísimas veces el rebote, ¿no? Me llega un correo con un cliente que me pide una cosa y yo simplemente lo reenvío a Quique sin explicar nada. Mira, para ti. Aquí lo tienes, ¿no? En tu cara.
Quique: Patapum para arriba, patapum para arriba y a correr. Así es.
Jeroen: Yo creo que es la forma más habitual de delegar y no es como deberías hacerlo. Yo creo que es importante delegar de forma responsable en lugar de simplemente pasar un problema difícil. Obviamente hay, si es una cosa muy sencilla, obviamente lo puedes simplemente reenviar al correo y ya está. Pero hay que tener en cuenta que delegar no significa simplemente dar una tarea a alguien y luego desentenderte completamente. No, estas personas necesitan apoyo para sentirse empoderadas, no? Por tanto, si tú decides mal, pues ya se buscan la vida. Yo los dejo luchar y descubrir todo por sí mismos. Al final lo que tendrás son compañeros de frustrados, no? Que se sienten incluso impotentes, no? Si tú sabes cómo hacerlo, por qué nos ayudas en hacerlo? Esto es este de invertir un poquito de tiempo ahora mismo para luego librarte en el futuro. Es un pequeño esfuerzo ahora mismo. Y como siempre, yo creo que la clave, como muchas cosas en la vida, aquí la clave está en el equilibrio. Si te involucras demasiado, estás todo el día pendiente de está hecho ya, está hecho ya, cómo vas, que hazlo de esta forma, entonces ya se nota que estás caído en la microgestión. Y si te involucras muy poco, pues entonces pierdes estos momentos críticos en los que realmente las personas necesitan tu apoyo o tu consejo. para adelantar. Por lo tanto, hay que buscar este equilibrio de estar pendiente, pero sin hacer micromanagement. Entonces, cuando estás delegando, asegúrate que estás proporcionando el nivel adecuado de apoyo. Para mí, muy claro, de establecer expectativas claras, qué es lo que estás pidiendo y qué es lo que esperas del otro. Proporcionar también, muy importante, todos los recursos necesarios. y hacer un seguimiento, este seguimiento regular, sin apretar demasiado para ver cómo van las cosas. Pero también hay que dar este espacio a la otra persona para que asuma la responsabilidad y tome sus propias decisiones. Porque esta es la gracia de delegar, porque solo cuando encuentras este equilibrio yo creo que estás delegando de forma efectiva. No es muy fácil. Y aquí volvemos a otro gran libro, Stephen Covey, el libro que también hemos reseñado, 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Stephen ha dicho, asegúrate de no ser demasiado controlador. no asignas tareas y en cambio solicitas resultados específicos. Y después de todo, cuando se trata de eficiencia, el resultado es lo que más importa. No importa tanto cómo, hay que tenerlo, grabarlo en la mente, de cómo no importa, el resultado es lo único que es importante. Y el mismo libro que hemos mencionado de Peter Drucker dice, solo delega cuando a alguien sería mejor que tú en una tarea y, aquí está para mí la clave de esta frase, asegúrate de que tengas el tiempo y los recursos necesarios para abordar el proyecto.
Quique: Efectivamente, porque en lugar de pasar un marrón, lo que estamos haciendo es traspasar una responsabilidad con toda la connotación positiva en este caso y toda la negativa en el tercero.
2 | Cómo delegar: Comunica
Así que si ya hemos visto que delegar en lugar de pasar un marrón es importante, que las personas adecuadas también es importante, el tercero es donde ya entramos en acción, hemos pasado del nivel estratégico al táctico, y es la comunicación. La comunicación efectiva es clave a la hora de delegar una tarea, un proyecto o una responsabilidad. De hecho, cómo tú comuniques puede impactar mucho en el contexto del contenido. Es decir, cómo yo soy capaz de transmitir a esa persona teniendo en cuenta sus colores, ya sabéis, hablaremos ahora de los colores, va a ayudar mucho. Y aún así, nosotros lo que queremos es que puedas tener una serie de consejos que te ayuden a la hora de comunicar. El primero es que seas claro, que seas clara, específica. Porque independientemente del tamaño o características de lo que estés delegando, es importante que seamos claros para acercarnos a lo que esperamos. Si yo meto mucha información, es probable que la persona disperse la información. Si yo soy tremendamente claro y conciso, es más fácil que tenga la información de qué es lo que espero, como decía Jeroen en el punto anterior. Para ello, la clave es proporcionar los detalles sobre los resultados deseados, los plazos o cualquier otro requisito que tú consideres que sea importante. ¿Cuál es el resultado deseado? ¿Cuánto tiempo debe invertir en la actividad? ¿Para cuándo hay que hacerlo? ¿Cuánta autoridad recibe la persona para conseguir el resultado? ¿Qué tipo de retroalimentación quiere recibir cada cuánto? ¿Veis? O sea, en el fondo estamos marcando una pauta que nos ayuda a que nosotros también sintamos la seguridad de que estamos haciéndolo de la mejor manera posible. Y si además eres capaz de adaptar tu comunicación, esto ya es un ganar-ganar máximo. ¿Por qué, Jeroen?
Recomendación: herramienta
Jeroen: Sí, aquí directamente podemos recomendar una herramienta específica que ya hemos hablado muchas veces en este podcast. También sale en nuestro libro Los perfiles de color, que si estás interesado en conocer tu perfil de color, cuál es lo que tú te hace única, Entonces, para los miembros de KENSO Círculo ofrecemos un test para descubrir tu perfil efectivo. Pero en final, si tú conoces tu propio perfil, puedes utilizarlo para adaptar tu comunicación a otra persona. Por ejemplo, si estás delegando a alguien con un perfil de color rojo, pues seguramente quieres ser directo y ir al grano. Y si estás delegando a una persona con color verde, es posible que quieras tomar un enfoque más personal y asegurarte que entiende realmente cómo encaja su trabajo en el panorama general. Cada color tiene sus características y cuando mejor los conoces, mejor puedes adaptar tu comunicación para que realmente llegue tu mensaje a esta persona, que realmente entiendan de qué estás pidiendo y saben exactamente qué estás esperando de ellos, ¿verdad? Porque lo has comunicado en su forma, con el lenguaje verbal, el lenguaje no verbal, con su tono de voz, etc.
Quique: Para nosotros esto es una de las cosas clave. Cuando tú eres capaz de conocer mejor a la gente que te rodea, sabrás mejor el contexto en el que quieren recibir la información.
3 | Seguimiento y retroalimentación
Y con todo esto, ya es el momento de hacer un seguimiento, una retroalimentación de cómo van las cosas. Porque después de delegar, tan importante como eso es asegurarnos de poder hacer seguimiento para ver cómo van las cosas. En cierto modo, no se trata de verificar si se ha hecho o no se ha hecho. Eso sí, eso da parte, es una parte. Es una oportunidad, en el fondo, para que podamos proporcionar y recibir ese feedback, esa retroalimentación de información que pueda ayudar a mejorar el proceso. tanto para esa persona como para nosotros, de ahora en adelante, mirando hacia el futuro. Y la única forma de saber en qué posición te encuentras y qué puedes hacer para mejorar es incorporar estos comentarios, esta información, al proceso. Y esto significa, conlleva, dedicar tiempo a revisar con tu equipo, con la persona a la que has delegado esas responsabilidades. Pregúntate y pregúntales. ¿Entendieron de manera clara el problema? ¿Les dimos el poder para resolverlo? ¿Recibieron el contexto y el apoyo necesarios para resolverlo de manera efectiva? ¿Qué faltó? ¿Qué se puede hacer mejor? ¿Qué está funcionando bien? ¿Cómo se puede mejorar? Y además es importante preguntarte ¿Cuáles han sido los resultados? ¿Cómo ha ido la colaboración? ¿Cuánto tiempo tuviste al final que invertir tú mismo? ¿Qué deberías dejar de hacer absolutamente? ¿Qué deberías comenzar a hacer para que la delegación sea más efectiva? ¿Qué parte de la delegación no funciona y necesita una estrategia para que sea más efectiva? Porque de este modo, con todas estas preguntas, generas una herramienta poderosa para el aprendizaje y el crecimiento. Incorporas este feedback a tu proceso de delegación de tal manera que puedas ayudar a garantizar que tanto tú como tu equipo estéis mejor equipados para mejorar las responsabilidades delegadas de manera efectiva en el futuro. Así que clave, seguimiento y retroalimentación.
4 | Agradecimiento
Jeroen: Claro, claro. El reconocimiento y dar las gracias. Porque yo creo que seguramente para aprender lo que tú acabas de leer a la otra persona ha tenido que esforzarse, ha tenido que aprender nuevas habilidades, ha tenido que salir de su zona de confort. Y por eso yo creo que reconocer este trabajo que han hecho las otras personas, tu equipo, tus compañeros o tu jefe incluso, es crucial para mantener el moral y la motivación alta. Porque cuando las personas sienten que su trabajo es valorado, es más probable que se esfuerce más y hagan un esfuerzo adicional. Por lo tanto, cuando alguien ha hecho un buen trabajo en un detalle o proyecto que has delegado, asegúrate de reconocerlo. Incluso si puede ser en público. Esta es la gran regla de los recursos humanos, ¿no? Agradecimientos en público y las críticas en privado. Buenísima. Sí, sí. Puede ser solo esta palabra, gracias, y ya está. Puedes escribir un correo electrónico o incluso, como he dicho, hacerlo en público en una reunión de equipo, ¿vale? Incluso cuando las cosas no salían exactamente como tú esperabas, es importante dar las gracias a las personas porque sí que han dedicado tiempo y esfuerzo para ayudarte. Esto no solo es cortesía básica, sino también ayuda a fomentar esta cultura de respeto y apreciación del trabajo de los demás en tu equipo. Porque yo creo que al final la delegación, y esto es muy importante, no solo es una herramienta para ayudar a mejorar tu cargo de trabajo, también es la forma de empoderar a tu equipo, a tus compañeros, a gente de tu entorno, y ayudarles a crecer y desarrollarse. reconocer y agradecer a otras personas por su trabajo, estás reforzando esta idea que su contribución es valiosa y apreciada. Y yo creo que esta es la parte más importante porque así vas generando esta motivación para que estas personas crecen y tu equipo cada vez sería mejor.
Resumen
Quique: Palabra poderosísima, Jeroen, el agradecimiento. Así que, Jeroen, gracias. Gracias por todo esto que has compartido hoy con nosotros. Y vamos haciendo un poco el resumen de lo que hemos visto en el día de hoy. Hemos hablado de quién puede delegar y que muchas veces lo entendemos de manera un poco distinta dependiendo de cómo nos va el aire. Al final, delegar podemos hacerlo absolutamente todos. Y es entender también lo que hemos visto del por qué no delegamos, cuáles son las razones que nos hemos encontrado detrás. Cuando ya hemos decidido que vamos a delegar, hemos hablado de qué delegar en concreto. Primero, de conocer tu cifra, es decir, cuánto vale tu tiempo para que lo puedas dedicar a otra actividad. Hemos hablado de conocer tus responsabilidades, porque es una diferencia sustancial entre delegar tareas y delegar responsabilidades. Hemos hablado de conocer tus fortalezas, de entender dónde marcas la diferencia y que puedas dedicar más tiempo de mejor calidad a esas tareas delegando otras. Y, por último, hemos hablado de delegar problemas, no soluciones, y hemos visto la importancia que tienen las palabras. Jeroen nos ha hablado de los diez pasos que hay en los niveles de delegación Y yo me gustaría que te preguntaras en qué nivel del 1 al 10 de esas preguntas, de esas afirmaciones, te encuentras ahora mismo. Después hemos hablado de cómo delegar de manera efectiva. Hemos hablado de encontrar a las personas adecuadas, de saber cómo identificarlas para que sean las mejores para poder realizar esa tarea. Hemos hablado también de delegar en lugar de pasar marrones, porque es muy diferente una cosa de otra. Lo que sucede es que la mayoría de las veces la gente, cuando delega, lo que hace es pasar marrones. Nosotros no. Vamos a hablar de delegar cuando lo que hagamos sea pasar responsabilidades. Y de la importancia de comunicar, de entender mucho mejor que no solo el contenido, sino el contexto, centrándonos en los colores de la persona. Hemos hablado que luego hay unos pasos extra que son fundamentales para una buena delegación. Hacer el seguimiento y la retroalimentación que nos permita saber cómo vamos y mejorar de manera continua, como un buen proyecto de Kaizen, nuestra capacidad de delegación. Y por último, Jérôme nos ha hablado de una palabra poderosísima que ayuda y es el agradecimiento, las gracias, incluso cuando las cosas de primeras no salen como esperas. Yo os recomiendo de manera encarecida que comencéis a delegar en vuestra vida personal y profesional, porque ahí hay algo que va a marcar y mucho la diferencia en vuestros días. Y con esto, Jeroen, solo nos queda plan de acción.
Tu plan de acción
Jeroen: Sí, porque como dices, hay que llevarlo a la acción. Has estado escuchando 45 minutos desde nosotros hablando de delegación. Ahora te toca a ti.
Quique: Delegamos en ti.
Jeroen: Delega, coge una pequeña cosa, delégalo. Si quieres ayudar con esto, te hemos preparado un plan de acción que forma parte de nuestro superguión y los miembros de KENSO Círculo, a partir del nivel avanzado, pueden descargar este superguión con todas las pautas, hojas de trabajo y más información. Y si tú también quieres tener acceso a este documento y además tener acceso a nuestra comunidad de WhatsApp a recibir dos episodios especiales cada mes donde hacemos una reseña sobre un libro de efectividad que hemos mencionado algunos en este episodio y además pondremos un reto para mejorar la productividad. ¿Qué más tenemos? ¿Damos descuentos en los servicios de KENSO? ¿Puedes participar en los concursos para ganar libros y aplicaciones? Etcétera, etcétera. Y recibir nuestra gratitud, que hemos dicho que es una palabra importante. Pues entonces dirígete a KENSO.es y únete a esta comunidad.
Quique: Eso es.
¡Nos escuchamos muy pronto!
Outro: Muchas gracias por escuchar el podcast de KENSO. Si te ha gustado, te agradeceríamos que te suscribas al podcast, lo compartas en tus redes sociales o dejes tu reseña de 5 estrellas para ayudarnos a llegar a más oyentes. Y si quieres conocer más sobre KENSO y cómo podemos acompañarte a ti, tu equipo o tu organización en el camino hacia la efectividad personal, puedes visitar nuestra web, KENSO.es. Te esperamos la semana que viene en el próximo episodio del Podcast de KENSO, donde Quique y Jeroen buscarán más pistas sobre cómo vivir la efectividad para ser más feliz. Y hasta entonces, ahora es un buen momento para poner en práctica un nuevo hábito KENSO: haz lo que sólo tú puedes hacer.
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