Bandeja de entrada 2.0: nuevas herramientas y técnicas para una gestión moderna del correo electrónico
Episodio 309
¿Cómo te sientes por la cantidad de correos electrónicos que recibes, las horas que pasas horas en tu bandeja de entrada y mientras rebuscas para encontrar ese mensaje tan importante?
Ese es el tema principal del programa de esta semana, donde aprenderás cómo gestionar tu bandeja de entrada de manera más eficiente haciendo uso de nuevas técnicas para organizar, buscar y redactar correos electrónicos.
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Índice del programa
(02:04) Triaje automatizado
(09:34) Desactiva las notificaciones
(15:34) Cómo organizar el correo con el método «4D»
(27:51) Aprende a buscar
(34:16) Escribe mejores mensajes
(47:20) Recomendación: herramienta
(47:50) Lleva el correo al siguiente nivel
(58:19) Resumen
(1:01:23) Tu plan de acción
(1:02:36) ¡Nos escuchamos muy pronto!
Recursos mencionados
Episodio 308: Bandeja de entrada 2.0: nuevas estrategias para una gestión moderna del correo electrónico | KENSO
Episodio 296: Las 3 zonas de tu vida: control, influencia y adaptación | KENSO
Reseña 29: Attention span de Gloria Mark | KENSO Círculo
Efectividad KENSO: Tu método personalizado para decidir qué hacer con tu tiempo y tu vida de Raúl Hernández, Quique Gonzalo y Jeroen Sangers | KENSO
Episodio 246: Prioriza con eficacia con la matriz KENSO | KENSO
Episodio 240: Tu método personalizado para decidir qué hacer con tu tiempo y tu vida | KENSO
Episodio 255: KENSO recomienda: las mejores aplicaciones para gestionar tu correo electrónico | KENSO
Formación para empresas | KENSO
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Aviso: el transcriptor a veces no nos entiende, pero vosotros seguro que sí.
Disculpa, si lees algún error en la transcripción.Quique: Retomamos. Parece que fue la semana pasada donde hablábamos acerca de tu correo electrónico. Y es así. Hablábamos la semana pasada y hablamos esta. Porque esta vez vamos a ver cómo bajar a la realidad todas aquellas tácticas que te permitan poder tener un correo electrónico de manera más efectiva. Así que si sientes que la cantidad de correos te abruman, que pasas demasiado tiempo en él y que es un eje estresor de tu vida, Hoy vas a ver cómo convertirle en tu aliado siguiendo una serie de consejos prácticos y nuevas estrategias para organizar, buscar y redactar tus correos electrónicos.
Jeroen: Bienvenidos a un nuevo episodio de KENSO, el podcast donde descubrirás cómo vivir la efectividad para ser más feliz. Yo soy Jeroen Sangers, aprendiz en ser productivo con mi correo.
Quique: Y yo soy Quique Gonzalo, aprendiz en que mi correo sea un sistema con vida propia. Y hoy vamos a ver qué significa el que un correo tenga vida propia. Y eso significa que has sido lo suficientemente inteligente como para no dejar a la inteligencia artificial que actúe por ti. Sino que lo que estás haciendo es crear, por así decirlo, una forma de trabajar única con tu correo electrónico. Ya sea Outlook, ya sea Gmail, ya sea la aplicación que quieras tener, lo que puedes hacer es personalizarla para que funcione como a ti te gustaría para sacar el máximo rendimiento. Y para ello es muy importante, mientras que en la semana pasada veíamos la estrategia, es decir, veíamos más a alto nivel, si no has escuchado, te lo recomendamos, de tener muy claro para qué quieres tu correo, cómo ha cambiado y ha evolucionado, hablamos sobre todo de un concepto fundamental que es pasar de inbox cero a atención cero, y hablamos también de los ríos y cubos, ahora es el momento de que tus ríos y tus cubos se pongan en marcha.
Triaje automatizado
Y para ello, lo primero que hay que hacer es lo que nosotros llamamos el triaje automatizado. Es decir, es un proceso que tiene sus orígenes ya en la medicina. Y lo que hace es referirse al proceso de clasificar cuando llegamos cualquier paciente Pues dependiendo de nuestra gravedad, de la condición, de la urgencia, lo que van a hacer es un triaje que permita saber cómo nos van a atender, en qué momento nos van a atender, personalizándolo por lo que nos está pasando. Y en el contexto del correo electrónico, este triaje se refiere a cómo vas a poder clasificar tus mensajes para que veas de manera automática su prioridad y cuál es la acción necesaria.
Jeroen: Efectivamente. Y para hacer un triaje efectivo en tu toque electrónico, lo que puedes hacer es configurar tu aplicación de correo para separar automáticamente las conversaciones de la información, que son los cubos y los ríos que hemos visto la semana pasada. Porque, por un lado, tendrías los correos que requieren tu atención y respuesta, que serían los mensajes de tus compañeros, tus clientes, tus familiares. Y estos, obviamente, deben llegar a la bandeja de entrada de la aplicación de correo. que son contenidos de tu cubo. Y por otro lado tenemos correos informativos como boletines electrónicos, recibos de compra, otros mensajes automáticos, que estos forman tu río. Y para conseguir el estado de atención cero de la semana pasada, pues lo que debes hacer es configurar tu aplicación de correo para entregar estos mensajes informativos de tu río que se hayan entregado a otra pestaña o otra capeta. Y ya habéis visto la semana pasada que la mayoría de las aplicaciones de correo permiten crear estas reglas o filtros para organizar automáticamente los mensajes entrantes. Por ejemplo, puedes crear una regla que mueve todos los correos de ciertos remitentes a una carpeta específica o que marque todos los correos con ciertas palabras en el asunto como leídos o importantes incluso. Y también puedes usar etiquetas o categorías para agrupar mensajes relacionales. Estas son las opciones de organización que tenemos y que podemos aplicar de forma automática. Además, algunas aplicaciones de correo electrónico ofrecen funciones de triaje más avanzadas. Por ejemplo, en Google Mail tienes la función de pestañas de la bandeja de entrada que separa automáticamente los correos de diferentes pestañas según su tipo, ya que sea principal, social, promociones, etc. Lo puedes activar o desactivar. Y si utilices Microsoft Outlook, pues tienes la función Prioridad que, además, aprende tus hábitos de correo electrónico y mueve automáticamente los mensajes de bandeja de baja prioridad a una capeta separada o a una pestaña separada.
Quique: Pues aquí lo que vamos a hacer es compartir contigo algunos consejos que te ayuden a mejorar ese uso del triaje automatizado. Es decir, nosotros te llevamos hasta el paso simplemente de que tú ya lo pongas a la acción. Van a ser tres consejos, tres consejos tan sencillos como potentes. El primero, ajusta esa regla para los mensajes informativos de tal manera que, además de enviar el mensaje a la pestaña o carpeta correspondiente, también se marque como leído. ¿Qué queremos hacer con esto? evitar ruido visual. Si de repente me ha entrado un correo que yo sé que es informativo y de repente además me suma un globito y me dice tienes 12 mensajes sin leer, pues yo automáticamente lo que voy a conseguir con esta regla es que lo transfiera a la siguiente carpeta que yo he decidido y que en lugar de aparecer 12 mensajes sin leer, aparezcan 11. ¿Por qué? Porque cuanto menos ruido, más facilidad de poder concentrarnos y ser efectivos.
Jeroen: Segundo consejo, si tienes una carpeta para lecturas, como boletines electrónicos, publicidad, algo que te has suscrito, puedes considerar la posibilidad de configurar esta carpeta en tu aplicación de correo para eliminar automáticamente los mensajes más antiguos. que dice, vale, pues si este boletín o esta publicidad durante un mes no lo he visto, seguramente ya no es relevante, ¿no? Y así limpiamos automáticamente y evitamos tener que lidiar con este síndrome de diógeneses digital, ¿no? Que vamos acumulando, acumulando, acumulando, pues aquí, en teoría, si son lecturas, pues hay un límite. Yo hago lo mismo con los artículos que yo capturo, por ejemplo, que no tienen nada que ver con correo electrónico, la pila de libros que quiero leer. Pues yo tengo claro, si yo tengo una pila de 15 libros en mi mesa pendientes de leer, yo sé que este año no va a ser. Y puedo dejar de comprar libros nuevos porque no voy a leerlos, ¿no? Y lo mismo pasa un poco con esto. Que no tengo ninguna obligación de leerlo todo y, por tanto, me enfoco simplemente en los más nuevos. Y configurando este capeta para que se borre automáticamente después de un mes o dos meses, tú decides el momento, que te ayude un poco a tener esta tranquilidad. Si quiero leer algo, si quiero revisarlo, si tengo un momento, los reviso, leo el boletín, disfruto del boletín. Si tengo tiempo, reviso la publicidad para ver cuáles son estas ofertas de esta empresa. Y si no, este tiempo va bajando y automáticamente al final desaparece.
Quique: Y el tercero de los consejos es una de mis reglas preferidas, aprendida de Jeroen, y es la que hace que envíe todos los mensajes de personas que no están en mi lista de contactos a una carpeta que denomino sala de espera. Como os contaba Jeroen en el episodio anterior, el hecho de que alguien tenga mi dirección de correo electrónico, que la haya conseguido, no significa que tenga derecho a mi atención. Entonces, lo que hago con esto es conseguir que tenga otra carpeta donde van a ser cosas menos prioritarias. Y lo que hago es revisarla para determinar, al final, quién merece tener acceso a mi bandeja de entrada, y lo agrego a mi lista de contactos, y quién no, y lo agrego a mi lista de contactos bloqueados. Así consigo mantener mi bandeja de entrada exclusivamente centrada en las personas que ya conozco. De hecho, si eres usuario de Instagram, verás que hacen una cosa similar. Cuando alguien te escribe y es una persona que no está en tus contactos, va a una carpeta de la que luego tú tienes que decidir si bloqueas a esa persona o si va a la carpeta general o a la carpeta prioritaria. Esto es prácticamente lo mismo. Estamos consiguiendo poner un filtro para poder conseguir que cada persona esté en el lugar, cada uno de tus contactos en el que tiene que estar. Como ves, el triaje automatizado te va a ahorrar mucho tiempo y energía, y te va a permitir que te puedas centrar en los correos que de verdad te importan. Aunque requiere un poco de configuración inicial, y ya sabes, luego pequeños ajustes periódicos, el asegurarte de que funciona de la manera que deseas. Lo importante es que estás dando un primer gran paso para pasar de recibir cantidad de correos a pasar a recibir calidad de correos. Saber que los correos que tienes que leer son aquellos de alta calidad, lo que nosotros en KENSO llamamos densidad. Así que, ya sabes, lo primero, ya lo has visto, triaje automatizado. Jeroen, segundo gran consejo que la gente puede poner en práctica.
Desactiva las notificaciones
Jeroen: Va a ser el consejo más breve de la historia de este podcast. El título que hemos propuesto aquí ya dice todo. Desactiva las notificaciones y los contadores de cantidad de mensajes sin leer. Punto.
Quique: No creo que hay que explicarlo más. Hombre, quizá no. Lo que sí que podemos explicarles, Jeroen, es cómo afecta cognitivamente el hecho de que haya un ruido o un mensaje vibrando o que veamos un contador con un número a nuestro cerebro.
Jeroen: Sí, sí. No sé tú, pero yo no soy capaz de resistir estas notificaciones ni el contador, ¿no? Cuando yo tengo mi coreógrafo y veo abajo En la barra del sistema operativo veo apareciendo el numerito de 1, 2, 3 y ya mi cabeza empieza a pensar, ¿qué sería? ¿Sería este cliente que al final me contesta? ¿Sería Quique que me pase un documento? El argumento de respuesta es no, no, es más publicidad. Que este run run es inevitable. Somos curiosos y además necesitamos esta dopamina. Cuando abrimos el colegio electrónico para ver esta notificación directamente, pues nos da placer. Es muy atractivo las notificaciones. Y claro, ¿qué pasa cuando recibimos una notificación y damos atención a esta notificación? Estamos interrumpiendo nuestro trabajo. Estamos interrumpiendo nuestro flujo de trabajo y este tiene un precio muy alto. Ya hemos mencionado bastantes veces en los estudios que demuestran que al recibir una interrupción en tu tarea actual tardaremos más de 25 minutos en volver en la tarea que estamos haciendo. Y esto pasa porque, entre medio, en el camino, vamos a hacer entre dos o tres tareas diferentes. Pasamos directamente, después de interrupción, a volver a lo que estamos haciendo. Vamos a hacer otra cosa, otra cosa más, tal vez otra cosa más, y después volvemos.
Quique: Fijaos que el gesto tan sencillo que acaba de decir Jeroen impacta de manera positiva en cuatro aspectos fundamentales de nuestra efectividad, por otro lado. Primero, disminuye el efecto del estrés y la ansiedad. Hay un estudio que encontró que las notificaciones que recibimos en nuestros dispositivos aumentan los niveles de cortisol. Y eso significa que empieza a liberarse mayor cantidad de estrés y ansiedad. Y el cortisol también tiene un efecto negativo sobre nuestra capacidad de concentrarnos y la productividad. Así que ya sabes, menos notificaciones, menos números, menos ansiedad. Segundo, impacta en nuestra propia efectividad. Como decía Jeroen, cada interrupción que recibimos, simplemente por abrir el último WhatsApp que ha llegado y ha sonado, lo que hace es que disminuyamos nuestra capacidad de concentración y volver a retomarla, de media, son cerca de unos 23 minutos. Tercer paso. Tiene que ver con la multitarea y con el rendimiento. La multitarea se promueve gracias a las notificaciones constantes. Es decir, ya sabemos que la multitarea hace que perdamos uno de cada cinco años de nuestra vida en trabajo de baja calidad. Y cada vez que yo oigo un din-din, veo un globo rojo o aparece una pequeña pantalla en mi pantalla del ordenador y la abro, lo que estoy promoviendo es esa multitarea. con notificaciones constantes que disminuye mi capacidad de concentración y, por lo tanto, aumenta mi capacidad de cometer errores. Hay un estudio muy interesante de la Universidad de Stanford que encontró que, al final, las multitareas de manera crónica, es decir, las personas que realizamos multitarea de manera seguida, tenemos mayores dificultades para filtrar, para saber qué información es relevante y cuál no. Y eso lo que te termina haciendo es que si no somos capaces de priorizar, difícilmente vamos a ser más eficientes. Y un último aspecto, el cuarto, es el que tiene que ver con el control sobre el tiempo y las tareas. Y es que simplemente el mero hecho de desactivar las notificaciones te ayuda a recuperar la sensación de control sobre tu tiempo. Hay un estudio que está publicado en Frontiers in Psychology que demostró que la capacidad de controlar las interrupciones mejora la satisfacción laboral y reduce ese agotamiento emocional. Yo creo que no es nada nuevo bajo el sol esto, pero todos lo sabemos. Si yo tengo menos distracciones a mi alrededor, me siento mejor y hago de una manera más profesional y con mayor calidad aquellas tareas que he priorizado. Así que, aunque sea muy sencillo, como ha dicho Jeroen, este gesto de darle a ese botón para desactivar notificaciones y contadores te va a ayudar a reducir estrés, ansiedad, mejorar tu concentración y tu efectividad. Y esa sensación de retomar el control sobre tu día a día.
Jeroen: Claro. Y ahora seguramente hay algunas personas que están escuchando, están pensando, sí, sí, suena muy bien, pero yo no puedo hacerlo porque cuando mi jefe me envía un correo yo necesito saberlo al instante porque mi jefe espera una respuesta inmediata de este correo. Obviamente, el jefe está utilizando el canal equivocado para estos mensajes, pero éste no está en tu zona de control. Lo que sí que está en tu zona de control es decir, si estos mensajes son tan importantes que necesites notificación, la solución no es activar notificaciones para todos los mensajes que entran. Lo que puedes hacer es crear una regla que simplemente te avisa siempre y cuando llegue un mensaje de tu jefa. Y únicamente en esta situación. Incluso si puedes filtrar un poco más por asunto, etcétera, para identificar exactamente este mensaje requiere una notificación. Y el resto, obviamente, no queremos ninguna notificación más. Vale. Siguiente paso. Ya nos molesta más.
Cómo organizar el correo con el método «4D»
Tenemos ya separados nuestros mensajes de conversaciones, nuestros cubos y la información, nuestros guíos. Ahora tenemos que organizar los mensajes que hemos recibido. Tenemos que dedicarnos a pensar y decidir sobre estos mensajes que sí que merecen nuestra atención. Y hay un estudio muy interesante de Gloria Mark, quien hemos reseñado el libro también en su círculo. Ella es una destacada investigadora de la interacción humano-graduador. Ella encontró que las personas que pasaban más tiempo al día en el core electrónico estaban más estresados, incluso después de controlar sus demandas laborales y autonomía del trabajo. Por lo tanto, al final, por nuestro propio bienestar, cuando menos tiempo pasamos en manejo de entrada, mejor vivimos. Y esto sugiere, efectivamente, que tenemos que ser rápidos. Cuando entramos en el cadáver electrónico no podemos perder el tiempo. Tenemos que decidir rápidamente sobre qué hacer con este mensaje y registrar esta decisión y después salir de la bandeja de entrada para volver a nuestro trabajo. Esto es lo que tenemos que hacer. Y el proceso de organizar este correo electrónico es sencillo, pero requiere un poco de disciplina y consistencia. El objetivo simplemente es revisar uno por uno los mensajes sin leer de tu bandeja de entrada y analizar y decidir qué hacer con ellos. Y para facilitar este proceso, tú puedes utilizar nuestro método los 4D que vamos a explicar ahora mismo brevemente, pero Iván está explicado en nuestro libro Efectividad KENSO.
Quique: Sé que si quieres el libro de KENSO, ya sabes, en cualquiera de tus librerías, te está esperando. Este método de las 4D te va a ayudar a mantener tu bandeja de entrada organizada y, al mismo tiempo, a que puedas minimizar el tiempo que pasas gestionando tu correo electrónico. Ganas efectividad y ganas tiempo de calidad. La idea es que puedas pasar de leer y responder tus mensajes a analizar y decidir, como hablábamos en el capítulo anterior. Y recuerda que tu objetivo no es solo reducir la cantidad de correos que puedas encontrar en tu bandeja de entrada, sino también poder reducir el estrés y mejorar tu productividad y bienestar. Las cuatro D son la D de descartar, de definir, de delegar y de diferir. Vamos a ir viendo una por una. Me llega un correo y yo puedo decidir una de estas cuatro opciones. La primera, la de descartar. Pues si el mensaje no es relevante o ya no es necesario, Disfruta de una cosa que es maravillosa. Dale al botón de borrar, dale al botón de suprimir, dale al botón de eliminarte por vida. No hay necesidad de guardar correos que no aportan valor. Ya sé que tú ahora mismo estarás pensando, ¿y si, y si, y si? Claro, ¿cuántos de tus y si se han hecho realidad en tu vida? y esos pequeños núcleos de información que vas guardando en tu cerebro y que en el fondo permanecen ahí y que te van a hacer que la próxima vez lo primero que pienses también es… Easy. Así que cuando ese mensaje no llama tu atención, ¿te acuerdas del concepto de atención cero? Sí, ¿verdad? Vale. Pues entonces marcas el mensaje como leído y opcionalmente lo coges y lo mueves a la carpeta de archivo. Jeroen, ¿qué ejemplos podrían ser ejemplos fácilmente descartables?
Jeroen: Pues obviamente el típico ejemplo es el mensaje que un contacto tuyo te envía como respuesta a un trabajo que tú has hecho. Tú has enviado un documento y esta persona te contesta y te dice gracias. pues leyes, te sientes bien, pero este mensaje no tiene ningún valor en el futuro y por lo tanto se puede borrar perfectamente. Y es recomendable borrarlo porque al final los mensajes sin valor que estás guardando para siempre serán al final ruido en los resultados de tus búsquedas si buscas un mensaje concreto. Cuanto menos mensajes relacionados sin información útil tienes, pues más enfocadas serán los resultados que te buscarás en el futuro. Es un ejemplo. Después a alguien te pasa el acta de una reunión donde tú has estado. Como ya has estado, tampoco hace falta que re-leer todo lo que has hablado. Ya tienes tus propias notas. Puedes guardar si quieres el acta, pero el mensaje en sí ya no tiene nada de valor. Y obviamente aquí, tal como hemos explicado en la última semana, también están todos estos mensajes de gente que tú no conoces, que tienen un asunto que ya dejan bastante claro y esto no merece mi atención. Y entonces lo sacamos aquí, lo marcamos como leído y no hace falta ni reaccionar a ellos.
Quique: Esto es importante para que tú también puedas tener en cuenta que puedes tener una papelera y luego otro nivel por encima de papelera. Lo que tú definas, como hablábamos, que te sientas que el sistema está personalizado y centrado en ti. Esa es la D de descartar todas aquellas cosas que no van a ser relevantes ni necesarias en el futuro. Segunda D, y ojo, porque esta mucha gente, cuando la lleva a la acción, caemos un poco, y es la D de definir. Si tu correo requiere una acción que pueda realizar en menos de dos minutos, hazlo de inmediato. ¿Qué quiero decir con esto? Porque es muy importante. No significa que de repente yo estoy trabajando en un proyecto clave y me llega un mensaje de Jeroen y me pone, Quique, ¿me puedes enviar este informe? Yo sé dónde está. Yo sé que me va a llevar menos de dos minutos. Pero ahí no tendría que utilizar la regla de definir. ¿Por qué? Porque entonces lo único que estaría haciendo es promover la… desatención, promover una ruptura de mi concentración. La regla de definir es que en el momento en el que yo decido abrir mi correo electrónico para revisar cuántos correos han aparecido nuevos en mi bandeja de entrada, ahí sí, si de repente veo ese correo de Jeroen que me lleva menos de dos minutos, ahí sí que cojo, le respondo, le adjunto el documento y se lo envío. Solamente ahí. Cuando estés focalizándote en clasificar tu bandeja de correo electrónico. ¿Qué ejemplos podríamos encontrar aquí, Jeroen, que podríamos utilizar al momento de definir?
Jeroen: Pues un mensajero, un cliente que te pide, mira, la semana que viene, miércoles o jueves, ¿a qué hora va bien que nos reunimos? No hace falta crear una tarea para esto. O, Jeroen, me puedes enviar la presentación que utilizaste en la formación la semana pasada. Como ya tengo la presentación hecha, es cuestión de exportarlo en PDF, ajustarlo y enviarlo. Son todas tareas que son muy pequeñas, que se pueden hacer bastante rápido. Y en muchos casos, gran parte del volumen de correo que recibimos entra en esta categoría, en la de definir. Y por lo tanto, cuando vacías tu bandeja de entrada, verás que puedes hacerlo en muy poco tiempo. Y en este muy poco tiempo también ya has terminado un montón de tareas que has sacado de tu lista. Incluso has evitado que entre en tu lista. Y este no debería ocupar tiempo de atención en el futuro.
Quique: Vamos a por la tercera D, la D de delegar. Y es que si el correo requiere una acción, pero alguien más puede o incluso debería hacerlo, delega esa tarea. Y esta es una máxima de la efectividad. Tim Cook, el CEO de Apple, o Jeff Bezos, el CEO de Amazon, lo practican y lo hacen de manera clara y presente. Porque si hay algo que puede hacer otra persona, Para eso está esa otra persona. Ojo, no es que estemos aquí pasando marrones, ya hablamos en un capítulo de cómo delegar, ¿no? Sino lo que estamos haciendo es que hay personas que en lugar de que nosotros fomentemos nuestro micromanagement, nos elevemos y deleguemos estas acciones, estas tareas, en este caso, estos correos, a otras personas. Jeroen, ejemplos que nos podemos encontrar a la hora de delegar.
Jeroen: Esto yo creo que pasa muchas veces. Puedes pensar, por ejemplo, en un comercial que tiene mucho que ver, contacto con un cliente y este cliente dice, mira, ahora estoy hablando contigo, tengo un problema con tu producto, tengo un problema técnico. Y solamente el comercial, conoce muy bien el producto, es posible que sabe cómo arreglarlo. Pero no debería, porque no es su trabajo. Yo siempre digo que cada hora que él dedique a hacer el trabajo de otra persona, por ejemplo, a hacer soporte técnico, es una hora que no está dedicando a sus propias funciones, a sus propias responsabilidades, que es la parte comercial. Y solamente lo que para él es una hora, para el técnico, será media hora de trabajo. Porque lo hace todo el día, tiene más experiencia. Por tanto, a veces lo haces para ir más rápido, Pero al final, como organización, estáis perdiendo tiempo. No digo que nunca debas hacerlo, ya hemos visto antes, si se puede hacer en menos de dos minutos, claro, hazlo. Tampoco hace falta complicar la vida. Pero si es algo más grande, lo mejor es que cada persona en la organización tenga claro cuáles son sus responsabilidades y cuáles son las responsabilidades de los demás. Y así delegarlo a la persona que mejor sabe hacerlo.
Quique: Claro que sí, eso nos ayuda a disfrutar más de un tiempo de calidad para poder invertirlo en otros lugares donde marcamos la diferencia. Y ya que hemos visto la primera D, que era la de descartar, la segunda, que era la de definir, la tercera, que era la de delegar, vamos a la cuarta D, que es la D de diferir. Y es que si el correo te va a requerir una acción que te lleva más de dos minutos, difiérela para más tarde, porque ahora mismo lo que estás haciendo es clasificar. luego ya ejecutarás. De tal manera que haces todo un proceso desde el principio hasta el final de clasificación, dejas tu bandeja como quieres tenerla y después ya decides. Y estos correos que vas a diferir los puedes mover a otras carpetas. Carpetas que las puedes llamar desde para hacer, pendiente, próxima semana, próximo día, tareas esenciales. El etiquetarlas de una manera correcta, basada en tu sistema, o que utilices una herramienta de gestión de tareas para programar el trabajo, va a terminar marcando la diferencia. Aquí, sobre todo, es donde vas a notar si has creado un sistema personalizado para ti, porque te va a ayudar a saber en qué matriz, como en la priorización KENSO, has priorizado cada uno de esos correos. Así que, Jeroen, Aquí nos podemos encontrar una gran cantidad de cosas, pero como ejemplos de diferir, ¿qué iría aquí?
Jeroen: Casi todas las tareas que tienen que ver con el núcleo de nuestro trabajo, que es pensar y utilizar nuestras capacidades. Por lo tanto, si te piden escribir una propuesta, si nos piden preparar una formación, si Hay un montón de cosas. Básicamente, si piensas en tu núcleo de trabajo, seguramente son estas tareas más grandes que haces tú, o que deberías hacer más, entren aquí. Prepara una reunión que tengas, ¿no? Para pensar ahí, ¿cómo voy a explicarlo? ¿Qué quiero sacar de esta reunión? Hay un montón de estas tareas que se deben de diferir utilizando las técnicas que Quique ya ha mencionado de moveros a una carpeta, utilizar las etiquetas o utilizar una herramienta de gestión de tareas para controlar estos pendientes.
Quique: Efectivamente, así que, si necesitas, nosotros lo que hacemos, y somos unos fervientes seguidores de ello, es que los correos que diferimos los enviamos a la matriz KENSO. Episodio 246, si quieres saber cómo lo hacemos nosotros. El 90% de nuestros correos termina yendo a la carpeta de diferir. Si tú utilizas estas 4D para clasificar los mensajes no leídos, lo que vas a conseguir de manera muy rápida y efectiva es alcanzar el estado de atención cero. Es el gran hábito que te va a permitir llevar más lejos tu capacidad de atención. Así que ya hemos visto. varios consejos hasta ahora. El primero, el triaje automatizado. El segundo, desactivar notificaciones. El tercero, cómo organizar el correo. Y ahora vamos con algo de lo que Jeroen ya os ha dejado caer a alguna píldora, que es aprender a buscar. Que parece fácil, ¿verdad, Jeroen?
Aprende a buscar
Jeroen: Pero normalmente no lo es. Sí, no lo es. Claro. Antiguamente, para poder encontrar mensajes más allá, en los futuros, dije, este mensaje quiero almacenar para el futuro, para consultarlo en algún momento. Antiguamente era necesario organizar estos correos en una compleja estructura de capetas. Yo he visto realmente estructuras que son muy fascinantes de clientes de coaching. Ahora, hoy en día, con los avances en la tecnología de búsqueda, es perfectamente factible dejar todos los mensajes en la bandeja de entrada, siempre y cuando sepas cómo buscar, o mejor dicho, cómo encontrar mensajes, porque aquí se trata, ¿no? La mayoría de las aplicaciones de correo electrónico moderna tienen potentes funciones de búsqueda que te permiten encontrar rápidamente cualquier mensaje. Tal vez no lo sabes, pero no solo puedes buscar por palabras claves, que es lo que hacemos todo en el asunto o en el cuerpo de correo, sino también puedes filtrar los resultados por diferentes parámetros como remitente, la fecha, si el correo tiene archivos adjuntos, entre otros. Por tanto, yo creo que vale la pena aprender cómo hacerlo. Y además de esta búsqueda básica, muchas aplicaciones de correo electrónico también ofrecen búsqueda avanzada, un formulario más completo con muchos campos que te permite combinar varios de esos parámetros de búsqueda e infiltrado. Por ejemplo, tú podrías buscar correos de un remitente específico, tu mejor cliente, enviado en un rango de fecha específico, el noviembre del mes pasado, y que contengan ciertas palabras clave y que tengan además archivos adjuntos. Y con estos parámetros combinando puedes limitar muy rápidamente la cantidad de resultados que te da el buscador y de aquí seguramente encuentras con facilidad el mensaje que estás buscando. Tú tienes un consejo para mejorar todavía más nuestros resultados, ¿no?
Quique: Sí, por supuesto. Y es que si tú quieres mejorar esas habilidades de búsqueda, es que cambies los asuntos de los mensajes al archivarlos. ¿Por qué? Porque a menudo los correos electrónicos no reflejan con mucha precisión el contenido del mensaje. y es en especial cuando hablamos de cadenas de correos, de esas que luego son 20, 25 o 30 correos en los que ya no es solo el tema inicial, sino que la gente va metiendo temas que han sido subtemas de lo que ha aparecido ahí y eso se convierte en un auténtico laberinto. Simplemente, si tú a la hora de archivarlo cambias el asunto, lo modificas, te vas a asegurar de que el asunto describe con precisión el contenido del mensaje y esto nos va a permitir que cuando queramos buscarlo, lo encuentres con mayor facilidad. Por eso, yo cada vez que cojo y que recibo un mensaje que viene con, por ejemplo, preparar estructura taller, ¿Qué es lo que hago? Pues, digo, preparar estructura taller y le añado correo electrónico. Entonces, ya sé que dentro de todos los talleres que tenemos, pues, es en concreto el que tiene que ver con el correo electrónico. Y al archivarlo, me va a ser mucho más fácil que si pusiera luego en el buscador preparar estructura taller y ahí aparecerían todos los talleres que hemos preparado presenciales, no presenciales, online. De esta manera me aseguro que estoy encontrando el resultado que estaba buscando.
Jeroen: Sí, esto es especialmente útil con estas personas, que seguramente tú también las conoces, que nunca escriben o empiezan un mensaje nuevo. Siempre, si quieren preguntarte algo, busquen la última conversación que han tenido contigo y crean una nueva respuesta a este mensaje. Aunque el tema ha cambiado, que no tiene nada que ver con lo original, hemos hablado del curso de correo electrónico con Quique hace dos meses y ahora necesito saber si me puede firmar el libro de efectividad KENSO. Cojo el último correo que tengo y continúo la cadena aunque tema cambiado por completo. Este es también de importancia de cambiar el asunto porque así también cuando recibes la respuesta también sabrás de qué va. Que ya no va del curso electrónico, este ya va del libro efectivo. Finalmente, yo creo que casi todas las aplicaciones permiten guardar las búsquedas que estás haciendo como carpetas virtuales. Por lo tanto, si repites una búsqueda de vez en cuando, vale la pena guardarlo, porque así no hace falta definirlo otra vez, y siempre tú con un clic lo puedes ver otra vez los resultados. Mira, está esto actualizado, ¿no? Y algunas de mis capetas virtuales, estas favoritas, son la capeta con todos los mensajes que he visto hoy, que esto me salva muchas veces, que a veces ya no me recuerdo. Mira, he visto algo de aquí que hablaba del curso electrónico, pero no está muy bien desde la entrada. No lo veo aquí. ¿Dónde está? Pues como sé que lo he visto esta mañana, voy a la capeta que muestra todos los mensajes que yo he consultado hoy y aquí lo encuentro rápidamente. Y otra que es muy útil, que es un capeta de mensajes en mi bandeja de entrada que contiene la frase Darse de abajo, que seguramente son mensajes de boletines electrónicos que deben ir al otro capeta, que es el río. A veces lo consulto para eliminar estos falsos positivos. Se puede hacer en muchas, que también puedes buscar por… te puedes tener un capeta con todos los mensajes que tiene, documentos adjuntos que son muy grandes, pues a caso de que te quede sin espacio en tu cuenta de correo, que aquí rápidamente puedes encontrar algunos mensajes para borrar, para librar espacio, pues cualquier búsqueda que tú utilices de forma frecuente, pues puedes crear este capeta virtual. Y si aprendes a utilizar las funciones de búsqueda que hemos visto, las funciones de filtrado y adaptar los hábitos para cambiar los asuntos del correo archívalos, puedes ahorrarte mucho tiempo y esfuerzo en la gestión de un correo electrónico. Porque en lugar de pasar horas navegando por una marraña de carpetas, puedes encontrar exactamente lo que necesites en cuestión de segundos.
Quique: Y eso es fundamental. Fundamental porque nos va a aportar esa capacidad de ayudar al buscador a sacar los mejores resultados.
Escribe mejores mensajes
Y vamos a ir terminando con el último de los consejos, que es cómo puedes escribir mejores mensajes. Y aunque de esto ya hemos hablado antes, sí que es importante que tengas en cuenta que tu correo electrónico puede tener un efecto boomerang. Es decir, cuantos más correos envías, más correos recibes. Sin embargo, si aprendes a escribir mejores correos, puedes evitar esos mensajes de pimponear, de por aquí llega, por aquí vuelve, por aquí llega, por aquí vuelve. y así la cantidad de tiempo que pasas en tu bandeja de entrada se disminuye. Para ello puedes aplicar el método de las 4 C. Las 4 C son la C de conexión, la C de cuestión, la C de contexto y la C de cierre. Vamos a comenzar con la C de conexión. Y lo primero es que en el título pongas una serie de siglas que te ayuden a identificar, o a la persona que lo va a recibir ya simplemente en el título, a identificar qué es lo que va a encontrar. Por ejemplo, Jeroen y yo tenemos FYI para tu información, está en inglés, es la sigla en inglés, ¿no? Pero puede ser también FYA para tu acción, URG, urgente. Entonces, ya con eso tenemos un termómetro y empiezas a generar la conexión necesaria con la persona para que entienda a la mayor brevedad posible que es un correo centrado para ella. Así que, cuando escribas un correo también, comienza con esa breve apertura, que sea única para esa persona y no parezca genérica. A ver, en la conexión no necesitamos que seas poético al máximo, solo que aproveches esta oportunidad para que también conectes a nivel personal. Lo has hecho a nivel efectivo con esas siglas de las que acabamos de hablar ahora, hazlo también a nivel personal. Evita hacer preguntas aquí como… ¿Cómo te fue tu viaje? ¿Cómo van las cosas? ¿Qué tal el fin de semana? Guarda tu pregunta para la segunda C. ¿Y cuál es la segunda C, Jeroen?
Jeroen: La segunda C es de cuestión. Ya hemos hecho hola, ¿no? Lo más rápido posible. Lo más cerca posible al inicio del mensaje debes exponer tu única y clara solicitud. Es decir, en cada mensaje es recomendable solo hacer una pregunta, pedir una acción, porque si tienes que hacer dos, es mejor pegarlos en dos mensajes. Y también tiene muy claro que tiene que ser lo más rápido posible. No hace falta cinco parágrafos de introducción para el tema. No, no. Explica lo más rápido posible qué es lo que esperas que haga la otra persona, qué es lo que debe saber la otra persona, qué es lo que debe hacer. Tu pretensión debe ser, pues esto, inmediatamente obvia para el lector y no enterrada al final o medio de un correo electrónico. Y si puedes hacerlo de forma destacada, incluso como una… A veces yo pongo como un párrafo específico una pregunta, en negrito incluso, separado del resto, porque es muy claro. Esta es la pregunta que estoy haciendo. Este mensaje, el núcleo de este mensaje es esta pregunta que estoy haciendo. Y si puede ser, usar una voz activa y utilizar el tiempo presente.
Quique: porque el tiempo presente nos ayuda a que la persona conecte a la hora de leerlo con una situación actual. Y la tercera C es la C de Contexto. Es decir, si es necesario, agrega el contexto adicional que respalde tu solicitud o que le dé la información necesaria. Oye, Jeroen, necesito este documento para el taller de formación que vamos a impartir en esta empresa. Te paso la propuesta que les enviamos. Esa propuesta le da a Jeroen el contexto necesario para que él me pueda enviar la información que yo necesito. Siempre siendo muy claros y muy directos en el mismo. Y nos queda una última C, Jeroen.
Jeroen: Es la C de cierre. Terminar con una nota de agradecimiento e incluye tu información de contacto. Yo pensé, vale, ya mi correo ya tiene así, pero si quieres llamarte, pues no asumes que esta persona que recibes tu mensaje ya sabe cómo ponerse en contacto contigo. Tal vez ya has dado tu móvil, pero tal vez no sabes dónde has guardado tu número de móvil, por lo tanto, no cuesta nada incluirlo aquí también. Déjalo también igual que todos los restos de las secciones, manténlo lo más breve posible. Si tu departamento legal dice que necesitas un disclaimer de no sé cuántas cosas al final del mensaje, pues inclúyelo. Pero en principio ni esto, ni esto. Y termina, finalmente, con este call to action. Reitera otra vez cuál es esta acción que tú estás pidiendo al destinatario que tiene que hacer. Cuál es esta acción que tú esperas que hace.
Quique: Y además, antes de enviar cualquier correo electrónico, yo te recomiendo un pequeño hábito, y es que consideres algunos aspectos que pueden ser fundamentales para que poco a poco las personas que reciban correos electrónicos tuyos los abran y te respondan de mejor manera y con mayor frecuencia. La primera de las preguntas es, una vez que ya lo tienes escrito, Piensa cómo puedes editar tu mensaje para eliminar palabras y detalles innecesarios. Piensa que te estuvieran cobrando por cada palabra que estás escribiendo. Cómo puedes ser todavía más concisa, más conciso, buscando el transmitir exactamente lo que querías transmitir. Eso es lo primero.
Jeroen: Sin convertirte en robot, ¿eh?
Quique: Claro, por supuesto, efectivamente.
Jeroen: Porque también hay notas de personalidad que son necesarias. Claro.
Quique: Segundo, y manteniendo tu estilo, ¿eh? Sí. Segunda pregunta. Esto que acabas de o vas a mandar, ¿esto debería ser un correo electrónico o una conversación o una llamada o una reunión con esa persona? Si el asunto, si el contenido es complejo, es delicado, te recomendamos que la respuesta sea que sí, que mantengas mejor una conversación cara a cara, una llamada de teléfono, una reunión, para poder tratar estos temas. Porque muchas veces el correo electrónico desvirtúa el impacto de aquello que mandamos por él. Tercero, esto debería ser un documento en lugar de un correo electrónico porque hay gente que escribe Biblias. Biblias o manuales para tenerlos luego ahí guardados en algún momento. pues yo creo que en algún momento es mucho mejor pensar generar un documento al que todos podamos tener acceso en nuestro OneDrive, en nuestro Dropbox, en la herramienta que utilicemos de manera común, en lugar de mandar un correo electrónico. Y la última pregunta. ¿El asunto explica de manera clara lo que la persona va a encontrar en el mensaje? Esto es fundamental. porque las personas abrimos los mensajes por el título. Así que, si es posible, especifica ya la solicitud en el mismo, de tal manera que la persona sepa de manera inmediata y clara de qué va a ir el tema. Así que, con esto, Jeroen, ¿qué nos encontramos?
Jeroen: Pues sí, pues si aplicamos estos 4C de redacción de un buen mensaje, conexión, cuestión, contexto y cierre, pues lo que conseguimos al final es que escribimos correos electrónicos más claros, más efectivos y así reducimos la cantidad de correos de ida y vuelta y finalmente pasa menos tiempo en nuestra bandeja entrada y hemos visto que es bien para nuestro bienestar. Pero podemos ir un paso más allá. Si quieres que tu mensaje tenga un mayor impacto, es útil adaptar el contenido, el tono y la estructura del código electrónico a las preferencias del destinatario. Y de esto ya hemos hablado en el episodio 240, que hemos visto los cuatro perfiles de personalidad, cuatro perfiles efectivos. que son bastante fáciles de detectar en las otras personas. Si reconoces un poquito, será bastante fácil de saber de qué color, de qué perfil es la otra persona. Y los cuatro perfiles que hemos hablado son azul, rojo, amarillo y verde. Y vamos a dar algunos consejos prácticos para adaptar un correo electrónico a cada uno de estos perfiles.
Quique: Recuerda una cosa, que estos son solo consejos generales y que cada persona es única. Sin embargo, si tú consigues adaptar la comunicación al perfil de la personalidad del destinatario, vas a generar una mayor conexión con esa persona y hacer que tu mensaje sea más efectivo. De hecho, una de las cosas que nos preguntan en KENSO es cómo es que en las propuestas para las empresas tenemos tanto éxito. Y es porque adaptamos nuestras propuestas al color de la persona que lo va a recibir. Vamos a ir a la parte más básica. Vamos a dividirlo en cuatro colores, aunque nosotros ya sabéis que son ocho colores en verdad, 72 posiciones. Si quieres saber más y poder tener tu propio test de personalidad, escríbenos a info arroba KENSO.es. Y como han hecho otros muchos oyentes, te lo podemos hacer llegar. Vamos a hablar primero de las personas azules. Las personas azules son aquellas que tienen un perfil analítico y detallista. Les gustan los datos, les gustan los hechos. Así que cuando escribas un correo para alguien con perfil azul, asegúrate de incluir todos los detalles relevantes y ser muy claro en tu comunicación. Evita emociones, evita generalizaciones, evita juicios subjetivos. Mándales tanto como ellos necesiten. Es decir, aquí no te cortes. ¿Qué hay manual? Les mandas manual. ¿Qué hay tres hojas de un caso de éxito que ya habéis trabajado? Las tres hojas de caso de éxito, porque ellos prefieren tener toda la información y desde ahí destilar con qué se quedan y con qué no. Van a ser correos normalmente más largos que en la mayoría de otras personas. ¿Por qué? Porque al incluir mayor información, pues ya te puedes imaginar. Eso sí, vamos a dejar de lado, hola, ¿qué tal? ¿Cómo lo pasaste el fin de semana? Y cosas así, ¿vale? Porque los azules prefieren que vayamos a lo que hemos ido. Segundo color, Jeroen.
Jeroen: Sí, los rojos. Son esas personas que son directas y orientadas en la acción. Que son personas que valoran eficiencia y brevedad. Y por brevedad ya intuís que el mensaje debe ser más breve que los de azules, ¿no? Por lo tanto, cuando escribes un correo para alguien con perfil rojo, lo importante es ir al grano. Haz tu solicitud clara y concisa y evita cualquier detalle innecesario. De los justos lo necesitan para tomar esta decisión. no le ofreces todas las opciones de numerar. Yo he mirado todas las opciones que hay, que he evaluado, he mirado todas las características y yo creo que las dos mejores son A y B. A tiene estos beneficios y desventajas, B tiene estos beneficios y desventajas, aquí tienes toda la información para decidir qué hacer. Y nada más.
Quique: ni nada más ni nada menos, directos al grano. Vamos ahora con el perfil amarillo, esas personas con unas capacidades mayores a nivel social, expresivo, que les gusta la interacción, les gusta la emoción, les gusta el ritmo. Así que cuando escribas un correo para alguien con perfil amarillo, hazlo mucho más personal, hazlo atractivo, incluye un lenguaje más cercano, más amigable, haz determinadas preguntas que denoten cercanía, meten emojis, meten temas visuales, haz lo que sea atractivo sobre todo visualmente, porque eso es lo que va a hacer que a las personas amarillas les presten más atención. Ya hemos visto azul, lenguaje mucho más largo, perdón, correo mucho más largo de longitud. Rojo, al contrario, muy breve y directo. Amarillo, un punto más intermedio, pero con aquellos puntos visuales que les ayude a generar conexión con el tema. Y nos queda un último color, Jeroen, que es el verde.
Jeroen: Es verdad, efectivamente. Las personas con perfil verde son tranquilas, son amables, que valoran la armonía y la cooperación. Siempre se pone enfoca en nosotros, en el equipo. Y por tanto, cuando escribes un correo para alguien con un perfil verde, También hazlo de manera muy amable y considerada. Aquí sí que es importante que preguntes cómo está, ¿no? Es muy importante que generes esta conexión con esta persona y preguntes para ella. La última vez que me has escrito, me has dicho que ibas un fin de semana a la montaña. ¿Cómo te ha ido? Espero que te has pasado muy bien. Este tipo de detalles personales que muestran empatía, aprecio de lo que han hecho, Llega muy bien a las veras y además evita, es muy importante esto, evita cualquier confrontación o lenguaje agresivo. Darles esa tranquilidad. Y no te preocupes, tienes tiempo. Tú cuando te vaya bien, pues piensa, decide lo que debes hacer. No le pones demasiada presión tampoco porque si no se bloquean.
Recomendación: herramienta
Quique: Pues con esto hemos visto que para cada persona va a funcionar mucho mejor un estilo en concreto. Lo importante es que ya sabéis que a nosotros nos encanta recomendaros herramientas y en este caso, nuestra recomendación va a ser que escuchéis el episodio 255 del podcast de KENSO. Porque ahí lo que hicimos fue recomendaros las mejores aplicaciones para gestionar vuestro correo electrónico, centradas en el color, en cuál era tu color. Así que ahí lo tenéis. Si eres miembro de KENSO.es barra círculo, ya sabes que puedes acceder a realizar tu test también y tener esa información. Y con esto, vamos a ver tres consejos para terminar que te ayuden a llevar el correo al siguiente nivel.
Lleva el correo al siguiente nivel
Jeroen: Si, efectivamente son cosas que no son lo más importante. Lo más importante ya hemos explicado aquí, pero si quieres ir un poco más allá. Primero, usar fragmentos de texto. Los fragmentos de texto son respuestas predefinidas o plantillas que se pueden utilizar para responder rápidamente a los correos electrónicos comunes. En lugar de escribir una o otra vez la misma respuesta, pues tú puedes crear un fragmento de texto y reutilizarlo cuando sea necesario. ¿Nos puedes dar un ejemplo de esto?
Quique: Uy, yo tengo un montón, Jeroen. Así que, bueno, simplemente pensad por un momento en un mensaje para confirmar tu asistencia a una reunión. Confirmo nuestra reunión el día X a la hora Y. Si surge cualquier cambio, por favor, avísame. Nos vemos entonces. O, por ejemplo, una solicitud de información adicional. ¡Hola! Gracias por tu correo. Para poder ayudarte de manera más efectiva, necesitaría un poco más de información sobre este tema. Sugerencia. Presta especial atención a los fragmentos que contienen un nombre o un dato específico, ya que podrías olvidarte de modificarlos antes de enviar el mensaje. Por ejemplo, nosotros, cuando alguien nos escribe un correo, tenemos ya varias respuestas predefinidas y eso nos ayuda a utilizarlas, y lo único que hacemos es personalizarlas.
Jeroen: Para hacerlo, vamos a enfocarnos un poco en la práctica pero muy breve porque tampoco tenemos simplemente cómo hacerlo en las dos aplicaciones yo creo que son más comunes. Primero en Google Mail, que ahí tienes una función que se llama Respuestas Predefinidas y que la puedes activar en la sección del Apps de la configuración. Y una vez activado puedes crear, guardar y reutilizar estas respuestas predefinidas en tus correos electrónicos. Y la otra herramienta muy utilizada es Microsoft Outlook que tiene una función que se llama elementos rápidos y que te permite guardar y reutilizar estos fragmentos de texto. Podéis encontrar esta función en la pestaña Insertar del menú de redacción de tu código electrónico. Y yo creo que usar estos fragmentos de texto te podrá ahorrar mucho tiempo, específicamente si a menudo te encuentras respondiendo a los mismos tipos de código electrónicos. Eso sí, yo creo que continúa siendo muy importante personalizar las respuestas predefinidas para adaptarlas a la situación específica y al destinatario, para mantener la comunicación personal efectiva. No es cuestión de copiar y pegar, no es cuestión de ser un robot, simplemente es ahorrar tiempo y, mira, ya tengo un plantilla, he abierto el plantilla, empiezo a construir el mensaje final. ¿Cuál es el segundo consejo, Quique?
Quique: Uno que a mí me encanta, Jeroen, que es el hecho de programar mensajes. Porque el segundo consejo para llevar tu gestión del correo electrónico a subirlo a siguiente nivel es programar mensajes. Porque ello nos permite escribir un correo y configurarlo para que se envíe de manera automática en una fecha y hora futura. Yo lo utilizo bastante. Hay varios beneficios de programar mensajes que me gustaría compartir contigo. Por un lado, te permite trabajar de manera más eficiente, ya que lo que puedes hacer es redactar varios correos a la vez y programarlos para que se envíen cuando sea más apropiado. Al mismo tiempo, también te permite adaptarte a los horarios de los destinatarios. Es decir, nosotros que trabajamos con mucha gente de Latinoamérica, Estados Unidos, nos ayuda a que se envíen en un momento en el que parezca que hay mayor conveniencia hacia ellos. Es un pequeño detalle, pero ya es un detalle significativo. Por ejemplo, si estás convocando una reunión, Puedes programar un mensaje del recordatorio para el día antes de la reunión. Es decir, yo sé que dentro de una semana tengo una reunión. Pues yo, para dentro de seis días, ya he dejado programado. ¿Y qué es lo que hago? Que me olvido ya de esa tarea. De esta manera, no tienes que recordar enviar el correo recordatorio porque se va a enviar de manera automática. ¿Verdad, Jeroen?
Jeroen: Sí, efectivamente. Este yo lo hago casi siempre, ¿no? Y el otro ejemplo que yo he visto muchas veces es, más que nada tiene que ver con gente con responsabilidad, que ya sé que muchas veces nos trabajamos en… hacemos horas extras, ¿no? Pero si tú tienes personas a tu cargo, tal vez vale la pena programar tus mensajes. Algún que estás domingo por la tarde, estás trabajando desde casa, escribiendo mensajes, no quieres crear una cultura donde se vea normal o casi como una obligación que las personas trabajan los domingos. Por tanto, lo que puedes hacer es escribirlos perfectamente, dejarlos programados por el lunes por la mañana y así la gente que trabaja para ti no sabe que tú has escrito el domingo y así tampoco generas esta presión a la gente en tu organización que van a pensar… Tal vez también a mí me esperan que yo el domingo tengo que mirar mi correo electrónico. dando claro beneficio por todo el líder y gerente de cada empresa para dejarlos programados para el lunes o para las horas laborables normales.
Quique: Eso sí, recomendación, no seamos… A ver, de aquella manera que dices, voy a hacer caso a lo que ha dicho Jeroen, y de repente, el lunes a las 8 de la mañana, aparecen 10 mensajes del tirón. No, que parezca que ha sido un poquito más natural, ¿eh? 8 y 10, 8 y 45, 9 y media, ¿vale? Que parece sencillo, pero yo conozco gente, Jeroen, que lo hacía así, los enviaba directamente en masa, porque nosotros en la empresa donde trabajaba prohibimos mandar mensajes durante el fin de semana, entonces lo que hacían era coger y meterlos todo en esta carpeta de programar y se lanzaban a las 8 de la mañana del lunes. Así no funciona.
Jeroen: Todo el mundo ya sabía que este mensaje no es… Todo el mundo habíamos hecho eso.
Quique: Tercero, después de haber visto cómo los fragmentos de texto y el programa de mensajes nos ayudan, también te va a ayudar mucho el anclar mensajes. es esos mensajes que te gustaría que permanezcan visibles en la parte superior de tu bandeja de entrada. Y es una excelente manera de mantener a la vista los correos electrónicos más importantes, prioritarios, urgentes, para que no se pierdan entre los demás mensajes. Igual que Jeroen y yo cada mañana nos escribimos cuál es nuestra prioridad en un post-it y la tenemos presente, está aquí en la pantalla o está puesta en una cajita que utilizamos, anclar un mensaje es especialmente útil porque hace exactamente lo mismo que en digital. Y además, si estás esperando una respuesta o si necesitas recordar, tomar medidas sobre un correo en particular, el anclar el mensaje te va a ayudar. Porque al asegurarte de que siempre va a estar visible cada vez que abras tu bandeja de entrada, te vas a asegurar de que recuerdes y manejes esas tareas pendientes. Sin embargo, es importante que recuerdes que esta función solo es efectiva si la usas con moderación. Es decir, si al final termino anclando 27 mensajes, la bandeja de entrada se va a convertir de todo menos en algo útil y eficiente. Va a parecer incluso más abrumadora y va a ser mucho más difícil que decidas cuáles son las verdaderas prioridades. Si todo es prioritario, recuerda que nada es prioritario. Por lo tanto, trata de reservar esta función de anclaje solo para aquellos que sean nivel máximo para ti. Y la mayoría de las aplicaciones de correo electrónico Gmail, Outlook tienen esta función de anclaje incorporada. Para anclar un mensaje simplemente busca la opción de anclar o fijar en el menú de opciones del correo electrónico y tan sencillo como pulsar ahora sobre ella.
Jeroen: Y el último consejo es utilizar reglas y filtros en Gmail para automatizar tu trabajo y algo que hemos mencionado varias veces en los últimos dos episodios. Si siempre tomas exactamente la misma decisión repetidamente con ciertos correos, seguramente hay una posibilidad para automatizarlo. Y este se relaciona directamente con los 4D que hemos mencionado anteriormente. Vamos a revisar brevemente otra vez los 4D y pensar algunas ideas para cosas que podemos automatizar. Empezando con el descartar. Tú puedes configurar una regla para eliminar automáticamente los correos de ciertos remitentes. Por ejemplo, si siempre borras los correos de una lista de correo específica, lo mejor es darle a bajar esta lista, pero si esto no es posible, configurar esta regla para que estos correos se borren de forma automáticamente y nunca más tendrás que mirarlo.
Quique: Maravilla porque es el auto-spam. Segundo, con la D de definir, pues puedes configurar una regla para marcar de manera automática los correos de ciertos remitentes como importantes o para moverlos a una carpeta específica. Por ejemplo, Si siempre respondes a los correos de tu jefa de manera inmediata, puedes configurar una regla para que estos correos se marquen como importantes. Quizá existen ciertas solicitudes a las que siempre respondes adjuntando un archivo. Pues aquí tienes un ejemplo para definir.
Jeroen: Delegar. Tú puedes crear también una regla para reenviar automáticamente los correos a ciertos remitentes a otra persona. Por ejemplo, si siempre delegas las consultas de los clientes a un miembro específico de tu equipo, pues tú podrás configurar esta regla para que estos correos se me reenvíen automáticamente a esta persona. Y otra vez, nunca más tendrás que preocuparte de ellos.
Quique: Y por último, diferir. Porque tú puedes configurar una regla para mover de manera automática los correos de ciertos remitentes a una carpeta que se llame para hacer o pendiente. Por ejemplo, si siempre difieres los correos de una lista específica para leerlos más tarde, Puedes configurar una regla para que estos correos se muevan de manera automática a una carpeta que tú has llamado para leer. Y también puedes usar las reglas para enviar mensajes a la dirección de correo de tu aplicación de tareas. automáticamente ya tienes convertido tu correo en tareas. Las reglas o filtros pueden ser una herramienta poderosa para automatizar la gestión de tu correo electrónico y reducir la cantidad de decisiones que tienes que tomar cada día. Sin embargo, recuerda revisar y actualizar tus reglas a menudo, porque así irás puliéndolas y asegurándote de que siguen siendo relevantes y útiles. Como ves, si sigues todos estos consejos, tendrás una bandeja de entrada en la cual te sientas más cómodo, más cómoda para poder trabajar. ¡Jeroen! ¿Un resumen de todo lo que hemos visto?
Resumen
Jeroen: Uff, no sé si podré resumir tanta información que hemos dado. Que es la segunda entrega de esta saga sobre el acorde electrónico y aquí hemos visto la parte más táctica. Y hemos visto el concepto de triaje automatizado, es decir, separar de entrada directamente los mensajes que realmente debes darle tu atención, lo que hemos llamado tu cubo, del tu río, las conversaciones separadas de tus notificaciones y la información. Después hemos hablado muy brevemente, pero al final no tan brevemente, de la importancia de desactivar las notificaciones y los contadores de cantidad de mensajes sin leer Hemos visto que cuanto menos tiempo pasamos en bandeja integrada, menos estresados somos y por tanto es importante dedicar lo mínimo tiempo posible a la gestión del correo electrónico y una manera de hacerlo es aplicar el método de los 4D que son descartar todo lo que no es necesario, definir, de hacerlo en menos de dos minutos, delegar todo lo que puedas, o diferir para hacerlo más tarde. También hemos visto la importancia de aprender a buscar, o mejor dicho, aprender a encontrar, que hoy en día ya no hace falta crear estructuras complejas de carpetas, porque si sabes buscar, puedes encontrar el mensaje que necesitas, sea donde sea en tu estructura de correo. También hemos visto otro método, los 4C, para escribir mejores mensajes. 4C empieza con la conexión, simplemente en breve, apertura única para esta persona, nunca genérico, directamente pasada por la cuestión, la solicitud que estás haciendo en este mensaje. Si es necesario, añadir un poco de contexto y terminar con una cierre de agradecimiento. Por tanto, conexión, cuestión, contexto y cierre. También hemos visto que para llegar realmente a tener un mensaje efectivo hay que personalizarlo al destinatario y una forma muy fácil y muy efectivo de hacerlo es conocer el perfil efectivo de esta persona que es fácil de detectar y una vez que sabes este perfil puedes adoptar tu mensaje al perfil azul, rojo, amarillo y verde. Y finalmente hemos visto cuatro pequeños consejos para llevar a Corea al siguiente nivel. Es utilizar fragmentos de texto para estos textos que repites frecuentemente. Hemos visto que podemos programar mensajes para que salgan en un momento específico. Hemos visto también la opción de anclar mensajes para que se mantienen siempre visibles y no van bajando en la lista de mensajes hasta cinco páginas abajo. Y el uso de reglas y filtros para automatizar un parte de nuestro trabajo. Y esto es todo.
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¡Nos escuchamos muy pronto!
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