Bandeja de entrada 2.0: nuevas estrategias para una gestión moderna del correo electrónico
Episodio 308
¿Cómo te sientes por la cantidad de correos electrónicos que recibes, las horas que pasas horas en tu bandeja de entrada y mientras rebuscas para encontrar ese mensaje tan importante?
Ese es el tema principal del programa de esta semana, donde aprenderás cómo gestionar tu bandeja de entrada de manera más eficiente haciendo uso de nuevas estrategias para organizar, buscar y redactar correos electrónicos.
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Índice del programa
(02:07) Nada nuevo bajo el sol
(08:41) Todo ha cambiado: Los retos de la gestión del correo electrónico hoy en día
(13:41) Atención cero
(28:23) Ríos y cubos
(37:24) Recomendación: recurso
(38:39) Resumen
(42:04) Tu plan de acción
(43:25) ¡Nos escuchamos muy pronto!
Recursos mencionados
Episodio 246: Prioriza con eficacia con la matriz KENSO | KENSO
Inbox Zero de Merlin Mann | YouTube
Episodio 296: Las 3 zonas de tu vida: control, influencia y adaptación | KENSO
Unsubscribe: How to Kill Email Anxiety, Avoid Distractions and Get REAL Work Done de Jocelyn Glei | Amazon
Formación para empresas | KENSO
Cursos online | KENSO
Coaching personal | KENSO
Y la música de KENSO gratis para Podcasts y YouTube | Uppbeat
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Aviso: el transcriptor a veces no nos entiende, pero vosotros seguro que sí.
Disculpa, si lees algún error en la transcripción.Quique: ¿Qué sucede si abres la bandeja de tu correo electrónico? ¿Te sientes culpable por la cantidad de correos electrónicos que recibes, las horas que pasas deambulando por tu bandeja de entrada mientras rebuscas para encontrar ese mensaje tan importante? Ese es el tema principal del programa de esta semana y de la próxima, donde aprenderás cómo gestionar tu bandeja de entrada de manera más eficiente haciendo uso de nuevas estrategias y herramientas para organizar, buscar y redactar correos electrónicos.
Jeroen: Bienvenidos a un nuevo episodio de KENSO, el podcast donde descubrirás cómo vivir la efectividad para ser más feliz. Yo soy Jeroen Sangers, aprendiz en dejar que mi correo fluya.
Quique: Y yo soy Quique Gonzalo, aprendiz en abrir el correo menos de 5 veces al día. Así que aquí viene un episodio de los que más nos habéis solicitado y es compartir con vosotros cómo Nuestro correo electrónico se puede convertir en nuestro aliado diario. Es decir, que esté a nuestro favor y nos ayude a poder vivir una vida más efectiva. Así que lo que hemos hecho, Jeroen y yo, es dividir en dos episodios, este y el de la semana que viene, cómo interactuamos con el correo electrónico. Hoy nos vamos a centrar en el nivel más estratégico. Como sabéis, antes de ponernos en marcha con cualquier proyecto, lo más importante es tomar perspectiva, saber cuál es nuestro propósito y desde ahí decidir la estrategia que vamos a poner en marcha. Y en el siguiente episodio nos vamos a centrar en aspectos más tácticos, bajaremos a tierra y nos pondremos en marcha para que ya una vez tengamos una idea y un propósito de qué queremos alcanzar, veamos cómo esos objetivos se pueden llevar a la realidad con unos sencillos pasos y que tu correo electrónico también fluya, lo leas menos de cinco veces al día y se convierta en tu aliado. Así que Jeroen, ¿tú qué ves bajo el sol?
Nada nuevo bajo el sol
Jeroen: Pues muchas cosas, muchas cosas. Pero nada nuevo, nada nuevo. Es curioso que después de ya tener décadas de uso de correo electrónico todavía estamos aquí hablando del mismo tema. Yo creo que va mucho más allá. Hay una frase que a mí me encanta, que la tengo aquí en mi base de datos de notas. que son unas palabras pronunciadas por la Pullman Company, creo que era el gerente de esta empresa, ya en 1916. Y seguramente estas palabras te suenen con fuerza y yo creo que todavía describen tu realidad actual. Porque ahí en Pullman Company decían, todos los trabajadores ahora deben dedicarse continuamente a comprobar, leer y contestar mensajes, lo que para, casi por completa, el proceso de producción. Yo pensaba, han pasado 100 años, más de 100 años, y todavía estamos en el mismo auge, aunque los de Pullman Company estaban hablando de telegramos y correspondencia física, y hoy en día este comentario parece haber crecido ya en la era del correo electrónico y los mensajes también de WhatsApp y de Teams. Pero vamos a centrarnos en el core electrónico porque esta herramienta, que alguna vez fue considerada como una herramienta revolucionaria para mejorar nuestra comunicación, yo creo que al final ha terminado convirtiéndose en una fuente constante de interrupciones y estrés. Igual que los trabajadores de Pullman Company, nos encontramos constantemente revisando, leyendo, respondiendo correos electrónicos nuevos, y muchas veces en detrimento de nuestras tareas más importantes. Pasamos horas y horas en nuestra bandeja de entrada y no avanzamos con nuestro trabajo.
Quique: Esta situación es verdad que no es exclusiva del mundo laboral. De hecho, en nuestra vida personal, también nos encontramos inundados de correos electrónicos de todo tipo. Boletines informativos, ofertas de tiendas, actualizaciones de redes sociales… Y la lista, ya sabes, puede continuar, continuar y continuar hasta el infinito, porque en lugar de facilitar nuestra vida, el correo electrónico parece haberla complicado más. Algo muy sencillo, si pensamos el por qué. Si el foco de tu atención, que es esa capacidad de concentración, Esa habilidad que va a marcar el futuro, el poder estar centrados en hacer de la mejor manera posible cualquier actividad, se derrotó por las distracciones. ¿Qué sucede? Que el correo electrónico es una de las más gratuitas. ¿Qué quiero decir con ello? Que que nos manden un correo electrónico, ¿sabéis cuánto cuesta? Apenas 0,00001 céntimo. Esa fragilidad entre lo que es la concentración y nuestra capacidad de poder estar focalizados se rompe cada vez que recibimos un correo, cada vez que hay una notificación que nos va indicando, acabas de recibir un correo de Jeroen que dice que… Y de repente lo abres para terminar de verlo. Todo eso hace que nuestra capacidad de concentración cada vez sea más frágil en lugar de poder entrenarla para centrarnos en aquello que nos parece más importante. Porque cada pequeño correo es una liberación de dopamina. Y la dopamina es un neurotransmisor maravilloso. ¿Pero qué sucede? Que es uno de los que genera adicción. Adicción a seguir abriendo el correo electrónico, a seguir haciendo scroll en la pantalla de manera infinita para seguir viendo reels. Y por eso tenemos que prestar mucha atención a nuestra atención.
Jeroen: Sí, y para solucionar este problema, yo creo que es una cosa muy sorprendente, que tenemos una tecnología muy potente, y si yo miro la tecnología y las aplicaciones de correo electrónico, veo que no han evolucionado significativamente en las últimas décadas. que el último cambio importante que yo me acuerdo fue el lanzamiento de Google Mail en 2004, ya hace 20 años, que por entonces fue alguna sensación, que había la organización por etiquetas, una interfaz más intuitiva, mayor capacidad de almacenamiento, para si hay infinito incluso. Y desde entonces yo creo que había algunas actualizaciones en las herramientas de correo electrónico, pero han sido pequeños cambios, más actualizaciones incrementales que revolucionarias. Por tanto, estamos en gran medida con exactamente las mismas herramientas para gestionar un volumen de correos que cada vez es mayor. Porque yo no recibo la misma cantidad de mensajes ahora que hace 20 años. Ha cambiado mucho.
Quique: Jeroen, y en estos últimos 20 años, ¿cuántas veces has recibido un correo diciéndote apúntate que estamos a punto de lanzar la nueva herramienta de correo electrónico que hará que tu vida sea más productiva, que ya no pienses en el correo? ¿Cuántas veces? Sí, sí, sí, sí.
Jeroen: Yo creo que todos los fabricantes de herramientas de correo electrónico hablan de mejorar la efectividad. Con esta herramienta, con esta novedad serás más productivo. Y yo creo que vamos justo al revés. Yo he visto casos de clientes de coaching que realmente pasan el 80% de su jornada contestando, leyendo y escribiendo mensajes de correo. no tiene tiempo realmente para hacer el núcleo de su trabajo. Porque yo, cuando alguien me da su tarjeta de visita, que es una cosa que hoy en día pasa poco, pero yo nunca he visto a alguien que pone yo soy contestador de mensajes de correo. Aunque sí, si observas a qué dedicamos nuestro tiempo, parece que sí, que eres un contestador profesional de mensajes de correo.
Quique: Pero preguntémonos, ¿realmente no hay nada nuevo bajo el sol? Es decir, ¿Estamos condenados a repetir los mismos patrones de comportamiento que nuestros antecesores? En este episodio vamos a explorar nuevas ideas y estrategias para que puedas gestionar el correo electrónico de manera más efectiva, con el objetivo de que puedas liberar tiempo para las tareas que de verdad has priorizado y que importan. Y en última instancia, como siempre, mejorar nuestra calidad de vida porque, aunque el sol siga saliendo y poniéndose como siempre, eso no significa que no podamos buscar nuevas maneras de iluminar nuestro día a día. Así que, Jeroen, ¿vamos a por ello?
Todo ha cambiado: Los retos de la gestión del correo electrónico hoy en día
Jeroen: Sí, y ahora hemos dejado caer un poquito, que hay sí que hemos cambiado cosas y yo creo que todo ha cambiado. Tal vez el concepto del correo electrónico no, pero Tenemos unos retos en la gestión de electrónica hoy en día que antes no existían. Yo creo que durante muchos años nosotros y los fabricantes de Coreo han pensado que era un problema solucionado. Ya tenemos la herramienta para gestionarlo, la típica aplicación de Coreo. Pero, claro, piensa un momento, que esta aplicación o este concepto del correo electrónico fue diseñado a principios de los años 60 del siglo pasado y simplemente ha cogido la metáfora o las ideas del correo ordinario, como una bandeja de entrada, organización por carpetas, etcétera, y ahí ha añadido alguna novedad, como son las notificaciones. Pero, claro, realmente con esto ya hemos resuelto el problema del correo electrónico Yo me recuerdo cómo era el inicio. Yo cuando, hace un poco más de 30 años ya, cuando tuve mi primera dirección de correo electrónico en la universidad, las notificaciones eran muy útiles porque yo solo tenía un amigo, un compañero de clase que de vez en cuando me enviaba un mensaje. Tenía más o menos un mensaje cada semana. Y claro, en este caso, las notificaciones eran súper útiles porque, gracias a ellas, no tenía que consultar cada día si había llegado el mensaje. Pero claro, este día no es así. Yo no conozco a nadie que recibe solo un mensaje cada semana. La situación es diferente. El trato con el correo electrónico se ha vuelto desequilibrado. Porque, que tú ya has mencionado, cualquier persona en el mundo puede enviarte un correo sin tu consentimiento. Y éste se utiliza en los especialistas de marketing para rastrear tu comportamiento. Los proveedores de correo electrónico pueden vender tus anuncios contra tu bandeja de entrada. Y hay muchas posibilidades de personas que pueden enviar tu mensaje y así robarte un poco de tu atención. Y éste se ha convertido en una batalla de tú contra ellos.
Quique: Efectivamente, Jeroen, porque recibimos un volumen abrumador de correos. Y claro, si a cada uno de ellos le vamos acompañando de su notificación correspondiente, pues ya os podéis imaginar que eso parece la feria del pueblo. Interrupciones constantes con ruidos, sonidos y luces. Pasamos demasiadas horas leyendo, contestando y buscando correos. Nuestra bandeja está llena de demandas de otras personas que nos están demandando tiempo, atención. Y atender su comunicación se convierte en nuestra obligación. Y de verdad, no ha habido mucho que podamos hacer al respecto. Es decir, hemos confundido un medio con el fin. hacemos que casi toda nuestra comunicación pase por el correo electrónico por diferentes razones. Desde porque nos parece más útil, porque nos parece más fácil a la hora de conectar con alguien, porque pensamos que una vez que se ha enviado ya lo ha recibido la otra persona, porque queda a constancia. Pocas veces nos hacemos la pregunta de si el correo electrónico, en este caso, era la herramienta adecuada. Y no solo eso, Jeroen, sino que además ha cambiado mucho la velocidad, ¿verdad?
Jeroen: Sí, efectivamente. Porque antes, ya he dicho antes, el modelo del correo electrónico está basado en el correo ordinario y al escribir una carta no esperas una respuesta inmediata, esperas una respuesta en una semana. El correo electrónico en principio también había esta expectativa de, pues, puedo tardar varios días en contestarte. Pero ahora, gracias a los aprendizajes que tenemos de otros canales de comunicación, como WhatsApp, Teams o Slack, las expectativas sobre la rapidez de respuesta han aumentado. Parece que hoy en día todo tiene que ser de forma inmediata. Y si yo miro mi bandeja de entrada, veo solo que hay dos tipos de mensajes. Que hay mensajes que son demasiado largos, que requieren un tiempo considerable para procesar toda la información. Estas cartas, que son estas personas que ponen todo aquí. O, y cada vez más frecuente, las mensajes que son demasiado breves y no tiene toda la información necesaria que yo necesito para hacer mi tarea. Y entonces tengo que empezar este ping pong de mensajes. Yo creo que estos cambios representan retos significativos en cómo tenemos que gestionar el correo electrónico. La pregunta es cómo podemos mantenerlos al día con un volumen creciente de correos. Ya no tengo tiempo para leerlo todo. Imagínate contestar. ¿Cómo podemos gestionar las expectativas de respuesta rápida sin sacrificar la calidad de nuestra comunicación? Porque no puedo aislarme y no contestar mensajes durante toda una semana. ¿Y cómo podemos asegurarnos que nuestro manejo de entrada refleja nuestras prioridades y no solo las demandas de los demás? Y esto es lo que vamos a ver enseguida porque creo que ha quedado muy claro cuál es el problema. Y aunque el correo electrónico puede parecer un problema antiguo, las realidades de hoy requieren nuevas ideas y nuevos enfoques.
Atención cero
Quique: Efectivamente, Jeroen. Y yo creo que dentro de ese nuevo enfoque, una de las mayores leyendas negras que llevamos encima, no sé si a ti te parece que es adecuada, pero es lo de inbox cero. Sí. Nosotros en KENSO ya sabéis que nos gusta trabajar con cambios que nos permitan llegar más lejos, porque como las palabras importan, también importa mucho lo que nos decimos. Y ya lo sabéis que lo hemos hecho en episodios anteriores. Por ejemplo, cuando hablamos de la matriz de priorización, nosotros la hemos actualizado a día de hoy y hemos traído la matriz KENSO para priorizar, en el episodio 246. Y nos gustaría hablar de algo que para nosotros es muy revolucionario, que es cambiar el concepto de inbox cero, es decir, de tener una bandeja de entrada con cero correos, a pasar a la atención cero. Así que vamos a irnos un poquito al año 2007, vamos a ir al pasado, vamos a coger el DeLorean y vamos a entender de dónde viene ese concepto de inbox cero. En 2007, Google invitó a Merlin Mann, un reconocido escritor y consultor, famoso por su blog 43 Folders, 43 carpetas, a su campus para que pudiera hablar a los empleados de Google acerca de la gestión del correo electrónico. Su charla se tituló Inbox Cero y fue un éxito brutal, tanto que se convirtió en un vídeo viral en Internet donde la gente lo compartió, lo compartió y lo volvió a compartir. Curioso, porque ese inbox cero, bandeja de entrada cero, al que muchos de nosotros hemos hecho referencia en algún momento de nuestra vida y que es una aspiración, fue muy interesante porque Merlin Mann se arrepintió del título que había puesto. Porque aunque inbox cero puede sonar muy atractivo y es tremendamente visual, no se refería a mantener la bandeja de entrada vacía todo el tiempo. En realidad, Merlin lo que buscaba era transmitir que para manejar de manera eficaz la bandeja de entrada es necesario primero cambiar de pensar en leer y responder a pensar en analizar y decidir. Y luego trasladar los mensajes a otro lugar según lo que hayamos decidido hacer con ellos. Y desde entonces muchas cosas han cambiado. Ahora recibimos más correos que nunca. Y además, como decía Jeroen, contamos con WhatsApp, con Slack, con Teams, con otras herramientas de comunicación que cada suite la quiere incorporar para que digas, no tengo que salir de ella. Y al final, ya no es posible mover mensajes a otras carpetas. Si debemos analizar y decidir sobre cada uno de estos mensajes, te aseguro que terminaremos pasando todo el día en la bandeja de entrada. Y esa es una realidad que en nuestros talleres, cuando vamos grandes empresas, medianas empresas, pequeñas empresas, es uno de los mayores retos a los que se enfrentan a diario. En este sentido, lograr el inbox cero, es decir, dejar la bandeja de entrada vacía. Y ahora es una tarea imposible. Simplemente mira tu correo, mira todas tus herramientas de comunicación y dime si lo podrías hacer aunque le dedicaras las próximas 48 horas. Y además, tampoco podemos pretender tener tiempo para analizar en profundidad todo lo que nos llega hoy en día. Por lo tanto, es hora de darle una vuelta al concepto de InboxCero. Así que, Jeroen, ¿cuál es ese cambio de paradigma de InboxCero a Cero Atención?
Jeroen: Ya lo he dicho antes, vamos a Cero Atención. Es decir, donde antes Inbox Cero Significaba que hay 0 mensajes sin leer en tu bandeja de entrada, que lo has clasificado todo. Que hemos visto que ya se vuelve imposible. Ahora es Inbox 0, que significa 0 atención. Es decir, no me queda nada en mi bandeja de entrada que realmente me traiga la atención. Porque ya acepto que no puedo analizarlo todo. Porque es una batalla perdida. Que todo el mundo pueda enviarme mensajes y el volumen es tan grande, no puedo hacerlo. Y por tanto, solo me enfoco en aquellas cosas que captan mi atención. Que son, mensajes de personas relevantes para mi vida y para mi trabajo. Estos mensajes con un asunto que explica claramente el contenido del mensaje. Si solo dice hola, pues seguramente lo salto. Y por tanto, en breve, estos mensajes que directamente van al grano. Estos son los mensajes que yo analizo los que merecen mi atención. Y para el resto, pues estos mensajes merecen nada mi atención. Atención cero. En el mismo sentido, este estado que tienen las aplicaciones de correo de mensajes leídos o mensajes sin leer, ha dejado de tener sentido, yo creo. No necesitas marcar un boletín informativo o un correo electrónico de marketing o una confirmación de compra o una notificación de herramientas como Google Docs como leído. De hecho, yo creo que incluso la mayoría de los correos electrónicos no deberían conllevar una obligación de leerlos o tratarlos o seguir si gustado. Simplemente es una información y no son conversaciones. Por lo tanto, tampoco necesitan mi atención. Por lo tanto, yo tengo muy claro. Porque simplemente porque alguien tiene mi dirección de correo electrónico o mi número de móvil, no significa que tiene derecho a mi atención. Y esta es para mí la clave detrás de Inbox cero o cero atención. Simplemente todos son peticiones y yo decido sobre la marcha cuáles de estos mensajes van a recibir mi atención. ¿Y cuál es la información que tengo? Pues el título, tengo aquí el remitente, Y seguramente hay algunos que merecen la atención y el resto simplemente los marco ya como leídos porque no tengo claro de qué va, no tengo claro directamente cómo me van a beneficiar y yo dejo de clasificarlos todos uno por uno, de analizarlos todos uno por uno porque este es mucho trabajo y yo quiero dedicar mi atención, mi tiempo a otras cosas más importantes. Y para poder hacerlo, yo creo que el cambio más importante que tenemos que hacer es dejar de sentirnos culpables por no haber leído todos los mensajes. Este es para mí el gran cambio del inbox cero tradicional a la atención cierra y espera, pues no puedo dar atención a todos los mensajes y por tanto yo voy a ser selectivo, voy a decidir claramente cuáles son los mensajes que merecen mi atención y voy a dejar de sentirme culpable sobre los otros porque no han hecho su trabajo. No han mostrado claramente cuál es el beneficio para mí y no han trabajado de forma obvia para captar mi atención.
Quique: Jeroen, dos reflexiones al respecto. La primera, ¿a ti cómo te ha funcionado este cambio de paradigma, pasar del inbox cero a cero atención?
Jeroen: Me ha costado, me ha costado. Especialmente por mi pata azul de tenerlo todo controlado. Siempre existe este miedo de que se me escape algo. Pero al final es esto. Miramos un poco más en detalle, pero yo creo que mi atención es mi tesoro. Es lo más valioso que tengo. Y no lo voy a regalar a todo el mundo. Lo voy a usar de forma muy específica. Y se tiene que ganar este derecho a mi atención. Y por tanto yo creo que las personas que se comunican conmigo lo tienen que ganar y tienen que esforzarse ellos. Esta idea central de simplemente porque alguien tiene mi dirección de coreo electrónico no significa que tiene derecho a mi atención. Yo lo tengo ya grabado, pero me ha costado un poco porque tengo esta necesidad en alta de querer controlarlo todo y querer saber qué está pasando. Soy también muy curioso. Y entrenarme en dejarlo fluir, en dejar cosas. Si hay algo aquí, si en el futuro lo necesito, siempre puedo buscarlo. Porque no está borrado. Al menos si no es directamente algo que yo sé que nunca va a servir para nada. Pero en principio está aquí en mi aplicación de Coreo. Y si realmente sea necesario en el futuro, lo puedo recuperar y puedo tomar acción. Pero de entrada yo me fijo solo en las cosas que realmente son importantes.
Quique: A mí me gusta mucho, Jeroen, poner un ejemplo. Y es, si alguien supiera dónde vives y te estuviera llamando a la puerta y luego viniera otra persona y volviera a llamar a tu puerta y tú, cada vez que estuvieran llamando a tu puerta, te tuvieras que levantar para abrirla y directamente saber qué es lo que quieren. Y en la mayoría de los casos no son cosas importantes o son cosas que las podían haber dejado simplemente en el rellano.
Jeroen: Y además, yo creo que la metáfora va más allá. No solo levantarte para contestar a la puerta, sino invitarlos en tu casa, sentarlos en una silla y escucharlos con atención plena.
Quique: Efectivamente, como si le estuvieras dando una audiencia real. Es decir, lo que sucede a diferencia entre este ejemplo físico y el correo electrónico es que el correo electrónico hace exactamente lo mismo, solo que sin que nos movamos del sitio. Con lo cual, como no hay un obstáculo físico, Es decir, como abrir un correo electrónico simplemente es desplazar el ratón y pulsar un botón, se hace tan automáticamente sencillo que nuestro cerebro libera esa dopamina de la que hablábamos porque no hay ningún tipo de obstáculo entre medias. Simplemente, si para tener que abrir el correo electrónico tuviéramos que marcar una pequeña contraseña, ya veríamos el número de veces, probadlo, en las que abriríamos el correo. ¿Por qué? Porque tú sabes perfectamente cuando comienza tu mañana dónde están las prioridades. Tú has cogido el día anterior o esa mañana, has visto tu planificación, has visto por aquello por lo que te van a pagar, por aquello por lo que te van a dar un aumento de sueldo, por aquello por lo que probablemente te promocionen o la gente esté satisfecha porque es el trabajo que mejor haces. Y tú has priorizado esa tarea. ¿Qué es lo que sucede? Que luego te empiezan a bombardear poquito a poco, que parece que no molesta, Pero sí, porque no has podido mantener tu concentración, porque cada vez que hay una interrupción… Hay un estudio de la Universidad de California de Irving que dice que de media tardamos 23 minutos y 15 segundos para volver a concentrarnos después de una interrupción. Entonces, es clave que tú trates ese correo electrónico, como decía Jeroen, valorándote a ti, priorizándote a ti, ¿Por qué si no? Nadie lo va a hacer. Para todo el mundo, todo el mundo que manda un correo piensa que lo suyo es lo prioritario. Cuando yo se lo envío a Jeroen, yo pienso que eso es lo prioritario. Pero tan solo Jeroen sabe dónde va a caer dentro de sus prioridades ese correo electrónico que yo le he enviado.
Jeroen: seguramente muy alto. Porque te han enviado pocos. Sí, sí. De hecho, me recuerdo ahora que hace muchos años hubo una propuesta que al final, bastante interesante, pero al final no he conseguido generar tracción. La propuesta era cambiar el protocolo de correo para que si alguien envía un correo, su ordenador tiene que hacer un pequeño cálculo. Se llama el proof of work, la prueba de trabajo. La idea es que si yo envío un correo, mi ordenador necesita 30 segundos para hacer este cálculo y poder enviarlo. Pero la gente que envía millones de correos, pues necesitan suponerlos y este tiene un precio, un coste real. Por lo tanto, la idea era aumentar el precio, el coste de enviar correos masivos. Y esta técnica, al final, no se ha implementado en el correo electrónico, pero unos años más tarde, bastante recientemente, vota a sacar esta idea de la Mario para implementarlo en las criptomonedas. Todo el tema de criptología, porque aquí también había el proof of concept. Y esta es la razón por la que la gente que se dedica a minar los bitcoins y las criptomonedas gastan cantidades enormes en energía. Porque en el protocol está incorporado este propio concepto, este prueba de trabajo.
Quique: Y aquí ya tenemos una de las primeras acciones, que es el momento de que tú, que nos estás escuchando, lleves a cambio. Una es para ti y otra es para los demás. Para ti es… Piensa qué pequeño obstáculo podrías poner en marcha para que, en lugar de irte de manera casi automática y sin pensar porque tu cerebro lo que quiere es un poquito de dopamina, abra el correo electrónico, piensa qué puedes hacer. Es decir, yo, por ejemplo, en mi caso lo que tengo hecho es que la aplicación de correo electrónico es una aplicación que cada vez que la cierro, desaparece. No está en accesible. Tengo que coger y abrirla con un comando. Simplemente ese gesto lo que me está haciendo es que se conecte mi conciencia y en lugar de hacer ese gesto de manera involuntaria, cada vez que yo quiera abrir mi correo electrónico, lo tengo que hacer de manera voluntaria y consciente. Ya es un pequeño problema, pero un pequeño problema que muchas veces me ayuda a decir, no, no, no, no, continúa con lo que estabas haciendo, que yo ahora mismo no quiero una dosis de dopamina. Y el segundo es, ¿qué vas a hacer también de cara a los demás? Porque como te decía antes, y aquí tengo que ser honesto, si no defiendes tú, tu tiempo y tus prioridades, ¿qué crees, que lo van a hacer los demás por ti? Entonces, ¿cómo puedes establecer un plan de comunicación con la gente más cercana? A lo mejor estás pensando, Quique, esto es imposible, yo estoy en una multinacional. Estoy convencido. A lo mejor ahí es mucho más complejo. Pero a que sí que lo puedes hacer con los tres, cuatro compañeros que te mandan el 80% de correos. A que con ellos sí que podrías hablar y decir, oye, vamos a establecer tres pautas de comunicación. Para temas urgentes, en lugar de correo electrónico, nos llamamos. los correos electrónicos que tengan una serie de siglas, cosas que también vamos a ver en el próximo episodio, pero yo creo que ya tú tienes que tomar conciencia de que hay que llevar a la acción a nivel personal en nuestra zona de control y también hay que ir a la acción en la zona de influencia. Zona de control, zona de influencia, ya sabéis de qué estamos hablando. Y si no, simplemente con que vayáis al episodio número 296, donde hablábamos las tres zonas de tu vida, control, influencia y adaptación, entenderás mucho mejor a qué nos referimos. Y ahora vamos a por un concepto que también vamos desarrollando, que es el de los ríos y los cubos.
Ríos y cubos
Jeroen: A ver qué os parece. Sí, porque antes he dicho que lo que realmente merece nuestra atención son las conversaciones reales con personas y, seguramente, todo lo más que es información no tanto, ¿no? Y para entender mejor esta diferencia entre información y conversaciones, pues podemos pensar en la metáfora de la gestión del agua. ¿Qué tiene que ver? Pues mucho, aparentemente, porque Justo, esto viene de una conversación que tuve con mis padres, que venían de Holanda, y estaban hablando del tiempo, como siempre, como buenos holandeses, siempre tenemos que hablar del tiempo. Y al final encontré esta diferencia en la gestión de agua, porque aquí en España buscamos aprovechar al máximo la lluvia. Hemos construido embalses para transformar el flujo de agua en electricidad y pozos para convertir la lluvia en agua potable. Y estamos intentando retrasar lo máximo posible el tiempo que el agua necesita para, desde el momento que cae, hasta que llegue al océano. Queremos aprovecharlo al máximo porque hay muy No obstante, en Holanda aquí hay una abundancia del agua, hay demasiado y por lo tanto la gestión es diferente. Allá la principal preocupación es cómo podemos hacer que el agua llegue al mar lo más rápido posible sin inundar el país. Y si necesitan agua simplemente pueden obtenerla directamente en el flujo. Y estos son para mí dos enfoques diferentes, contener o fluir. Y justo aquí encontramos la metáfora para hablar de la gestión de la información. Porque cada fuente de información podemos decidir si tratamos de un cubo de agua que le queremos retener y controlar o como un río que fluye y de vez en cuando entramos y sacamos algo de ahí. Como extra también podemos pensar en pozos, es la información que vamos a buscar. Pero esto no tiene que ver con el coreo electrónico. Seguramente cuando hablamos de investigación, de gestión de conocimiento, tal vez volvemos a hablar de cubos y ríos y pozos. Pero por el momento, para hoy, nos quedamos con los cubos y los ríos.
Quique: Por ejemplo, cuando piensas en las redes sociales las puedes ver como un río. Es decir, no tienes intención de leerlo todo de vez en cuando. Entras, dedicas un tiempo a revisar los contenidos. Eso sí, si te cuesta porque ves que no sales de ahí, ponte un pequeño temporizador. Cinco, diez, quince. Los que tú decidas, minutos, pero a partir de ahí que te ayuden a salir. Porque ahí es donde se forja la voluntad y la capacidad de decirle a tu cerebro que cuando tú cumples algo, lo haces. y esa capacidad es algo que hay que entrenar. Vamos, nosotros sabemos que hay personas que siguen a pocos perfiles y leen todos los mensajes, pero yo creo que eso son la excepción. En general, lo que buscan las redes sociales es que tengas muchos contactos y que te puedan bombardear con muchísima información, ya sea importante o menos importante. ¿Y el correo electrónico? Pues, en principio, es un cubo. Es un cubo porque, con una bandeja de entrada, Ahí es donde tienes y donde te llegan todos esos nuevos mensajes. Lo que pasa es que hemos visto a muchos usuarios que reciben tal cantidad de correos que su bandeja de entrada se ha convertido en un auténtico río. Es decir, han hecho el cambio del cubo por el río por eso. La mayoría de las aplicaciones de correo han creado un filtro para separar los mensajes prioritarios, es decir, los cubos, del resto, que sería el río.
Jeroen: El problema es que la mayoría de estas dos pestañas o dos carpetas, depende de la aplicación que utilices, son bastante genéricos y poco personalizados. Porque al final, si lo haces bien, las prioridades deben ser solo estos correos, que realmente son de personas de confianza, de tus contactos, de conversaciones que ya has iniciado. Y todo lo que, en principio, no es importante, como he visto antes, las notificaciones, los recibos de compra, los boletines electrónicos, tienen que ser el resto. Si no lo tienes bien ajustado a estos filtros, que por efecto lo hacen buen trabajo, pero siempre se escapa uno, al final lo que acabas haciendo es primero revisar todos los prioritarios y después pases al resto y también los revises. Si este es tu caso, pues estás perdiendo tiempo. Entonces no tiene sentido separar en dos. es que el ajuste es de tal forma que tú puedes tener tal confianza de que en el otro pestaña, el resto, tu río, desde aquí no hay nada de importante. Por lo tanto, es mejor que haya un boletín electrónico que entre en prioritario que un mensaje prioritario que entre el resto, porque el resto lo vamos a ignorar. Durante gran parte del día vamos a ignorarlo. La semana que viene, en el otro episodio, ya vamos a ver estratégicas específicas para cómo ajustarlo. Bueno, pues la idea es que vamos a separar nuestra bandeja de entrada en dos. Una son realmente las conversaciones, las conversaciones importantes, estas cosas que nos llaman la atención. Y aquí vamos a aplicar el concepto de atención ciego. Vamos a clasificarlo, vamos a releerlo. Y el resto es información y por tanto a mí personalmente me gustaría incluso ver ya márcalas como leídos y sin contadores porque cuando tengo un momento ya voy aquí. Incluso lo que a mí me gustaría, por ejemplo, por los boletines, me gustaría tener una opción de decir, mira, si han estado más tiempo que un mes en este carpeta y no lo han leído, pues bórralo, porque ya no tiene sentido. Esta oferta de la tienda de la nueva colección de primavera pues ya ha caducado. Ya vamos a la siguiente colección. Yo creo que es importante que si utilizas esta separación en dos, y yo recomiendo que empezamos a hacerlo entre prioritarios y el resto, entre el cubo y el brillo, que ajustes muy bien qué va a quedar cosa Y seguramente es un proceso de adaptación. En principio hay algunos que se escapan. Si hay una cosa que debería estar arriba y entre el cubo, no hay ningún problema de vez en cuando. Siempre es el problema de falsos positivos, falsos negativos. Yo prefiero que vea un boletín en mi prioritario, que ya sé que reviso dos o tres veces por día. que perdí una respuesta muy importante que mi aplicación ha copiado o ha movido a mi guío y a veces hay dos días que no lo veo porque seguramente no hay nada urgente aquí. Esto es importante.
Quique: Hay un tema esencial en lo que acaba de comentar Jeroen y es que tengas más o menos un orden en tu cabeza, un número en tu cabeza que te permita diferenciar entre cubo y río. Te diríamos que para comenzar, la idea es que por cada 10 correos, 1 sea cubo y 9 sea en río. ¿Por qué 1, 10? Porque es una proporción en la cual tú ya estás priorizando. Sabemos que hay algunos, como decía Jeroen, que a lo mejor se van a colar. No pasa nada. Ya tienes 2 sobre 10, pero nuestro foco va a ser ese 1 sobre 10 que nos dé esa sensación de de verdad estar priorizando en lo que está sucediendo. porque es importante que seas consciente de la naturaleza de tus fuentes de información. Si es un curvo, ya sabes, vamos a buscar crear el hábito de vaciarlo con frecuencia. Es decir, oye, voy a ir a esa carpeta que ya está priorizada y ahí voy a ver con frecuencia qué es lo que está sucediendo. Y si es un río, Puedes tener la tranquilidad y no sentirte culpable si no puedes leerlo todo. Simplemente disfruta de la lectura y no tengas miedo también de borrar determinadas cosas. Para nosotros es muy importante que entiendas que la bandeja de entrada durante muchos años, el correo electrónico, se intentó, por así decirlo, compartimentalizar. Y ese es un grave problema. ¿Por qué? porque era algo muy fijo. Es decir, era algo que seguía unas reglas, pero no eran reglas vivas. Nosotros lo que vamos a hacer es que tu correo electrónico sea vivo. Vuelvo al ejemplo que os ha puesto Jeroen. Si hay algo que de repente ha caído en una carpeta que yo ya tengo automatizada y que cae en la parte de Río, que no es tan importante, y además no lo leo durante 30 días, yo voy a tener una regla, es decir, una parte que es una aplicación que ahora mismo tienen todos los correos electrónicos, que diga, si durante más de 30 días este correo permanece aquí, mándamelo a esta otra carpeta. ¿Por qué? Porque lo que va a hacer con eso es conseguir que todavía tenga menos prioridad. de tal manera que sea un sistema vivo en el que tú sientas que lo estás dominando. Tú eres el que has impuesto una serie de reglas que te permiten vivir mejor con tu correo electrónico.
Recomendación: recurso
Jeroen: Muy bien. Interesante. Vamos a terminar con una pequeña recomendación, un recurso, en este caso un libro, Y el libro se llama, todavía no está traducido, es una pena, pero es un libro que se llama Unsubscribe, How to Kill Email Anxiety, Avoid Distractions and Get Real Work Done, de Jocelyn Glei. Jocelyn conocemos de un podcast que se llama Hurry Slowly, que ya no la hace, que durante años fue para mí uno de los mejores podcasts sobre la efectividad visto desde un punto de vista de calma. Y en este caso hay una explicación de la psicología detrás de los problemas con el coreo electrónico. Aquí volvemos a ver a nuestro amigo Dopamina, como siempre. Y también explica varias estrategias como buscar este calmo también en tu bandeja de entrada y no dejarte distraerte y así librar tiempo para hacer el trabajo de verdad. Por lo tanto es un libro que si te interesa el tema y si quieres elaborar un poco más sobre los temas que hemos hablado hoy, pues yo creo que es un buen punto de partida para tener información adicional.
Resumen
Quique: Bueno,, ¿qué hemos visto en el episodio de hoy?
Jeroen: Pues muchas cosas, muchas cosas. Hemos visto que cuando se trata del correo electrónico no hay nada nuevo bajo el sol, que hemos visto este gerente de Pullman Company que ya hace más de un ciclo ha visto que demasiado comunicación fragmentado es un problema para la productividad, en este caso de la fábrica, y este todavía hoy en día encontramos. También habéis visto que las aplicaciones de código electrónico en las últimas décadas no han cambiado nada, por lo tanto nada nuevo bajo el sol. No obstante, bajo el sol todo ha cambiado. No tanto en la parte técnica, sino por la cantidad de correos que recibimos en las expeditivas de la gente que nos envían. Y hemos visto que tenemos hoy en día un volumen tan abrumador de correos, acompañados por sus notificaciones, que si queremos podríamos dedicar todo el día únicamente respondiendo correos y escribiendo mensajes, que obviamente este no es tu trabajo, porque este no dejaría espacio para hacer realmente esta cosa porque te pagan. Y por eso nosotros hemos lanzado aquí el concepto de Atención Cero. Atención Cero como alternativa a la clásica Inbox Cero, el Inbox Cero donde todo el mundo pensaba que Lo que se tiene que hacer es vaciar tu bandeja de entrada, clasificarlo todo, analizar cada uno de estos mensajes para al final del jornal dejarlo completamente vacío. Y este, hoy en día, ya es una batalla que hemos perdido. Lo que tenemos que hacer es, efectivamente, buscar estos mensajes que capten nuestra atención, porque son nuestros contactos, que tienen un asunto que indica claramente qué podemos hacer. Y analizar, efectivamente, los que tiene que analizar, pues solo hay aquellos. Y el resto, pues déjalo ahí. No merece tu atención. Porque no hay tiempo suficiente para analizarlo todo. Y por esto dedica sola tu atención a estos mensajes que merecen tu atención, sin sentido culpable sobre todos los demás. Porque simplemente porque una persona tiene tu cuerpo electrónico no le da el derecho a recibir tu atención. Y una forma práctica para llegar a este concepto de Atención al Cielo es pensar en ríos y cubos. Ríos y cubos quiere decir que hay mensajes que queremos realmente clasificar uno por uno, queremos contener para revisarlo uno por uno y analizarlo. Y después hay otro tipo de mensajes que son de paso, como un río, que de vez en cuando entras un poquito, como he visto, es lo que hacemos con las redes sociales y también deberíamos hacerlo con los boletines electrónicos, con el montón de notificaciones de plataformas que recibimos, que no hace falta leerlo todo y lo mejor es tratarlo como un río. Y en la mayoría de las aplicaciones de Corel está implementado con las dos pestañas que tiene o a veces se puede hacer con diferentes capetas. La semana que viene vamos a ver cómo hacerlo. Pero sí, la idea es que separes el guío de tu cubo y te enfocas durante el día en controlar tu cubo, en decidir de forma consciente qué hacer con cada uno de los mensajes y cómo aportar valor. Y el resto, pues, insisto otra vez, no merece tu atención y no merece que te sientas culpable sobre ello al no hacerlo.
Tu plan de acción
Quique: Muchas gracias, Jeroen, por este mensaje. Y ya sabéis que al final poner en práctica lo aprendido en este podcast es lo que es verdaderamente efectivo. Los miembros de KENSO Círculo ya sabéis que tenéis una novedad maravillosa, que es este nuevo modelo que hemos sacado en el cual hacemos un resumen tremendamente visual con todo lo más importante, así que lo podéis descargar ya. Y si tú también quieres poder acceder a este documento y además estar dentro de nuestra comunidad de WhatsApp con tres grupos distintos, desde el Club de Lectura, los retos y el Club de estudio, o recibir episodios, reseñas sobre libros de efectividad, participar en el KENSO Lab, también recibir libros, nuestra eterna gratitud por ayudarnos a mejorar, ya sabes. Te estamos esperando en quenso.es barra círculo para que seas un mecenas más de KENSO. Eso sí, también nos puedes ayudar dejando una reseña, poniendo una valoración en la aplicación donde nos estés escuchando, que eso siempre también nos es muy valioso y nosotros te lo agradecemos para poder seguir haciendo este podcast de manera gratuita. Y hoy un saludo muy especial para Silvia García Capel, Miriam Díaz y Felipe Martínez, nuevos mecenas de KENSO Círculo.
¡Nos escuchamos muy pronto!
Outro: Muchas gracias por escuchar el podcast de KENSO. Si te ha gustado, te agradeceríamos que te suscribas al podcast, lo compartas en tus redes sociales o dejes tu reseña de 5 estrellas para ayudarnos a llegar a más oyentes. Y si quieres conocer más sobre KENSO y cómo podemos acompañarte a ti, tu equipo o tu organización en el camino hacia la efectividad personal, puedes visitar nuestra web. KENSO.es. Te esperamos la semana que viene en el próximo episodio del podcast de KENSO, donde Quique y Jeroen buscarán más pistas sobre cómo vivir la efectividad para ser más feliz. Y hasta entonces, ahora es un buen momento para poner en práctica un nuevo hábito KENSO:
Quique: Presta atención cero a tu correo electrónico. Nos escuchamos la semana que viene con la segunda parte de este tema. Nos vemos pronto.
Jeroen: Ciao.
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