Productividad «Slow»: trabaja y vive desde la calma
Episodio 278
¿Alguna vez te has preguntado si la clave para una vida más efectiva y satisfactoria podría ser, de manera paradójica, desacelerar?
En este episodio exploraremos el fascinante mundo de la «Productividad Slow» (o lenta).
Descubriremos cómo hacer menos puede ayudarnos a lograr más, vivir mejor y encontrar un equilibrio vital. ¡Acompáñanos en un viaje hacia una forma más consciente de ser más efectivos en nuestra vida y trabajo!
Suscríbete al podcast:
Índice del programa
(01:30) Elogio de la lentitud
(05:54) Introducción a la productividad «Slow»
(16:16) Mejora la calidad de vida
(18:03) Integración Trabajo–Vida
(25:59) Más satisfacción personal
(28:21) Reducción del estrés
(30:22) Tiempo para el autocuidado
(33:16) Calidad de trabajo
(38:04) Reducción de la multitarea
(40:31) Tomar mejores decisiones
(43:21) Cultivo de la creatividad
(45:43) Recomendación: herramienta
(47:01) Deja espacio en blanco en tus días
(51:34) Crea una «caja de tiempo»
(53:01) Matriz de priorización KENSO
(53:41) Haz las cosas una por una
(55:55) Resumen
(58:15) Tu plan de acción
(59:35) ¡Nos escuchamos muy pronto!
Recursos mencionados
Vence el estrés y las distracciones con tu inteligencia emocional | HealthyWork
Episodio 88: Elogio de la lentitud con Carl Honoré | KENSO
Elogio de la lentitud: Un movimiento mundial desafía el culto a la velocidad de Carl Honoré | Amazon
Episodio 137: De la gestión del tiempo a la efectividad personal | KENSO
Berto Pena | Think Wasabi
El Estrés… En el Trabajo | Instituto Nacional para la Seguridad y Salud Ocupacional
Albert Bandura | Wikipedia
Mindfulness Meditation Training and Executive Control Network Resting State Functional Connectivity: A Randomized Controlled Trial | Psychosomatic Medicine
Extreme Ownership: How U.S. Navy SEALs Lead and Win de Jocko Willink | Amazon
Building a practically useful theory of goal setting and task motivation: A 35-year odyssey de Edwin Locke y Gary Latham | American Psychologist
El Francotirador de Clint Eastwood | FilmAffinity
Parque Nacional de Aigüestortes y Estany de Sant Maurici | Generalitat de Catalunya
Get a life: If you’re more productive, you get to work less | The Economist
Parkinson’s Law de Cyril Northcote Parkinson | The Economist
Virtually No Evidence for Virtually Perfect Time-Sharing de Tombu y Jolicœur | Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance
Creativity requires time | YouTube
Aprende a decir «No» con efectividad y sin sentirte culpable | YouTube
Episodio 242: Timeboxing: la técnica para maximizar tu productividad | KENSO
Episodio 161: Make Time de Jason Knapp y John Zeratsky | KENSO
Make Time de Jason Knapp y John Zeratsky | KENSO Círculo
Episodio 246: Prioriza con eficacia con la matriz KENSO | KENSO
Y la música de KENSO gratis para Podcasts y YouTube | Uppbeat
-
Aviso: el transcriptor a veces no nos entiende, pero vosotros seguro que sí. Disculpa, si lees algún error en la transcripción
Quique: ¿Alguna vez te has preguntado si la clave para una vida más efectiva y satisfactoria podría ser, de manera paradójica, desacelerar? En este episodio exploraremos el fascinante mundo de la productividad slow o lenta. Descubriremos cómo hacer menos puede ayudarte a lograr más, vivir mejor y encontrar un equilibrio vital. Acompáñanos en un viaje hacia una forma más consciente de ser más efectivos en nuestra vida y trabajo.
Jeroen: Bienvenidos a un nuevo episodio de KENSO, el podcast donde descubrirás cómo vivir la efectividad para ser más feliz. Yo soy Jeroen Sangers , aprendiz en ir más lento para llegar más lejos.
Quique: Y yo soy Quique Gonzalo, aprendiz en ser de pensamiento lento y de ejecución rápida. Y esta semana, justo este fin de semana, estaba leyendo Jeroen un maravilloso libro con un artículo de una psicóloga que se llama Kandi Weins, que es vence al estrés y las distracciones con tu inteligencia emocional, usar la autoconciencia para combatir el estrés. Y es curioso porque mucho de lo que contaba en este artículo tiene que ver con el guión que habíamos preparado para este libro. Bueno, para este libro. Mejor dicho, para este capítulo. Ojalá esto ya fuera un libro. Pero no, libro ya más adelante. Yo creo que más adelante. Así que, Jeroen, ¿de dónde sale la idea de trabajar sobre una productividad más lenta?
Elogio de la lentitud
Jeroen: Pues no es algo nuevo, es algo que nosotros llegamos, yo creo que desde una persona que hemos entrevistado, Carl Honoré, que tenía este libro que se llama Elogio de la Lentitud, que habla más que nada sobre la lentitud en la vida. Y desde entonces, desde que hemos hablado con él en el episodio 88, ya hace tiempo, sobre su libro, sobre esta filosofía que tiene Carl, que está pensando en cómo aplicar esta metodología, esta filosofía, también a la forma de organizarnos. Porque hay muchas similitudes entre la vida slow y la productividad slow. Yo creo que este es un poco de… si no lo conoces, si no conoces cada uno de ellos ni su libro, en su parte se ha basado en otro movimiento, que es el movimiento slow food. El comer despacio. Efectivamente. Es un movimiento que ya hace años que existe, fundado en Italia por Carlo Petrini en los años 80, que justo se presentaba como un contrapeso a todo el mundillo del fast food, comida rápida, que estaba en agua en los años 80, que todavía está aquí. Pero entonces han pensado de cómo podemos dar un contrapeso a este movimiento que está ganando cada vez más terreno, que siempre parece que va ganando cada vez más los restaurantes, que cada vez queremos ir más rápido. Vamos también a poner énfasis y explicar los beneficios de la comida lenta, de disfrutar de la comida, de saborear realmente la comida y de utilizar los ingredientes de calidad. Este es el movimiento Slow Food.
Quique: Pues vamos a preguntarnos a ver si podemos aplicar los principios de la comida lenta al trabajo y a la efectividad. Vamos a pensar cómo podemos transformar esa calidad de los ingredientes a la calidad de tu trabajo, a la calidad de tu vida, a hacer las cosas bien hechas. Vamos también a ver cómo podemos apreciar el proceso, no solo el resultado final, sino que disfrutes de todo el camino incluida, no solo la meta. también de conocer el origen de los alimentos. Pues nosotros vamos a conocer el origen de por qué hacemos lo que hacemos. Vamos a comprender la misión y el significado de nuestro trabajo diario. Vamos a entender cómo transformamos los productos sostenibles de proximidad. A ver cómo podemos controlar la carga laboral y gestionar los niveles de energía. Y por último, vamos a saborear. Vamos a disfrutar tanto del trabajo como de la desconexión. Así que vete preparando que entre la gastronomía y la efectividad estamos a un paso muy cercano entre una y otra.
Jeroen: Yo creo que si hacemos un diagrama Venn de productividad y gastronomía donde se solapen encuentras KENSO . Segurísimo.
Quique: Seguro.
Jeroen: Al final es esto, hay que buscar este equilibrio. Yo creo que todos tenemos en mente el trabajo rápido, que es lo que también domina cada vez más las empresas. Igual que la comida rápida ha ido ganando, el trabajo rápido también. Vemos que todo el día estamos pendientes de mensajes, de los pop-ups de correo, vamos de reunión a reunión. Casi no tenemos tiempo ni para reflexionar porque todo es reacción a reacción. Todo el día estamos apagando fuegos. Yo creo que esto es Una forma de trabajar que causa mucho estrés. Y nosotros creemos que existe una alternativa que es la productividad slow, la productividad lenta, la efectividad lenta. La efectividad realmente es la productividad slow. Siempre he dicho que la efectividad es hacer las cosas correctas, de forma correcta, en el momento correcto. Por lo tanto, la productividad slow es nada más que la efectividad.
Quique: Hace muchos años, tantos años como probablemente entre 10 y 15, no exactamente, que junto con Berto Pena escribimos un pequeño libro que lo llamamos Productividad Cruda. y que tiene mucho que ver con esto de productividad lenta, era este enfoque del que nos estabas ahora hablando, que es posible. Desde luego que es posible y, sobre todo, una de las cosas que ya os podemos anticipar es que tiene grandísimos resultados. Y, ojo, que no tienes que ser una gran maestra o maestro de la productividad y tener tu vida bajo control absoluto para disfrutar de esta productividad lenta. Porque la productividad lenta se basa en la idea de que si tú ralentizas el ritmo y de verdad te enfocas en lo esencial, puedes seguro llegar a un mayor nivel de eficiencia y de bienestar.
Introducción a la productividad «Slow»
¿Cuáles son los beneficios que nos podemos encontrar de la productividad slow? Pues la ciencia respalda que esta productividad lenta está de nuestro lado. De hecho, un estudio publicado en la revista Psychological Science en 2018, demostró que cuando las personas se toma en el tiempo para reflexionar antes de abordar una tarea, su desempeño mejora de manera significativa. De hecho, es curioso, Jeroen, porque en el libro que te comentaba que estaba leyendo este fin de semana, la psicóloga lo que hacía era un estudio de los banqueros de inversión que más dinero ganaban en la City de Londres. Y se daba cuenta, ponía a partir de un umbral, que los que más ganaban eran aquellos que eran capaces de trabajar desde su intuición y luego llevarlo a la parte lógica. Aquellos que se basaban únicamente en su intuición o en su lógica tenían, por así decirlo, unos beneficios inferiores a los que aplicaban este doble comportamiento que, como vemos, es algo que ya está aquí.
Jeroen: Interesante. Esto implica que hay que utilizar todo nuestro cerebro, ¿no? No simplemente la parte intuitiva, Es un poco, para volver a la comida, que hoy vamos a hablar mucho de comida, ¿no? Es pensar, pues, utilizamos todo el ingrediente, ¿no? Si hacemos un caldo, pues, los ingredientes después podemos reutilizarlo para hacer las croquetas. Que hay un poco… Con el trabajo pasa lo mismo, ¿no? Intentar utilizar, o poner en tu tarea, poner todo lo que tienes dentro.
Quique: Justo, porque es desde ahí donde vamos a sacar lo mejor. Porque además este tipo de productividad se alinea con los principios de la teoría de la eficacia personal desarrollada por el psicólogo Albert Bandura, que algún día a lo mejor hacemos un monográfico sobre él. Y según la teoría de Albert Bandura, la eficacia personal se basa en la creencia de que uno puede influir en su propio entorno y controlar sus acciones. y así al enfocarnos en las tareas clave y tomar decisiones de manera consciente, las personas podemos aumentar nuestra eficacia reduciendo el estrés. Esto es algo que hemos hablado muy a menudo, de hecho, en el libro de KENSO le dedicamos un capítulo, que es entender las tres zonas en las que trabajas, la zona de control, la zona de influencia y la zona de adaptación. Cuanta más dependa de tu zona de control, es decir, la zona de control es donde todo lo que hagas dentro de ella depende 100% de ti. pues tanto como puedas enfocarse en ese tipo de tareas, aumentarás tu efectividad reduciendo tu estrés. Así que ya podemos ver con esto que la ciencia está a nuestro lado. De hecho, hay algunos ejemplos prácticos, ¿verdad, Jeroen, que también podemos compartir?
Jeroen: Sí, hay maneras muy sencillas de aplicar este Product of Slow en la vida diaria y creo que es esencial hacerlo. Por ejemplo, hay una técnica que se llama Mindful Breathing, la respiración con la atención plena. que efectivamente esta técnica ha demostrado reducir el estrés y mejorar incluso la claridad mental. Y hay un estudio que se ha publicado en una revista Psychosomatic Medicine, de hace 6 años, 7 años, 2017, que dice que ha encontrado que la meditación de atención plena puede reducir los síntomas de ansiedad y de depresión. Yo creo que es algo muy fácil de hacer, mindfulness breathing, que son ejercicios de meditación enfocándote en la respiración, que es la meditación típica.
Quique: De hecho, me parece muy interesante el tema de la respiración, Jeroen, porque en muchos aspectos se está hablando de cómo la meditación puede ayudarnos a la hora de comunicar. a la hora de abordar una conversación difícil, a la hora de mantener la calma cuando alguien quiere sacarnos de quicio. Y recuerdo muy bien que hay un, ahora se ha puesto mucho de moda, no sé si lo conoces, un ex marino que se llama Jocko Willink, que es el que dice que deberíamos despertarnos a las cuatro y media y demás, ¿no? Bueno, fuera de eso… Disciplina. Disciplina. La verdad es que un libro, yo diría que muy americanizado, poco recomendable. Sí que había una cosa que era muy interesante y es que contaba cómo los Navy SEAL utilizaban, cuando se entrenaban mucho, las respiraciones. Tanto, fíjate, para dos cosas muy curiosas, Jeroen, la respiración para poderse dormir lo antes posible, es decir, al final habían estado en una operación, imagínate la adrenalina en tu cuerpo, la tensión, pues cómo les habían entrenado en base a la respiración a poder conciliar el sueño. Imagínate simplemente subir a un helicóptero y decir, bueno, pues el trayecto desde aquí hasta que vuelvo a la base para poder descansar, pues luego tienes que volver a salir, ¿no? Y también en la concentración de manera focalizada que les daba la respiración justo antes de abordar una misión. Entonces, como tú muy bien indicabas, yo creo que el ser muy conscientes de la importancia que tiene la respiración es esencial. De hecho, voy a apuntarlo en nuestras ideas, Jeroen, para hacer un monográfico sobre la respiración y cómo podemos entrenarla. O incluso puede ser que lo hagamos en los retos para los patrones de KENSO. ¿Qué te parece?
Jeroen: Muy bien, muy bien. Yo creo que es interesante. Porque yo he dicho muchas veces que el tema de meditación todavía tiene mucho espíritu zen, que mucha gente piensa que tiene que ver con budismo, pero yo lo veo mucho más práctico, mucho más sencillo, que básicamente es entrenar mi capacidad de enfocar. Y es curioso porque el otro día estaba leyendo sobre un pianista que es de los más famosos, ahora mismo no me acuerdo su nombre, era un japonés, un chino me parece, que todavía está al cim de la música, en el mundillo de la música clásica, y todavía Cada día está practicando sus escalas, dedica como mínimo media hora cada día para poder practicar las escalas, para practicar las bases de su trabajo. Y pensó, bueno, pues ya hace muchos años que toca el piano, debería conocer ya las escalas, pero todavía está practicando. Entonces hay que pensar, ¿cuánto tiempo dedicamos nosotros como profesionales? Obviamente no estamos al fin del mundo en lo mejor de nuestro campo, pero somos profesionales, nos pagan por esto. ¿Cuánto tiempo dedicamos a practicar algunos hábitos o habilidades clave? ¿Cómo prestar atención a lo que estoy haciendo? ¿En leer bien? ¿En comunicarme bien? Todo esto es una cosa que se puede practicar. Y habitualmente en el trabajo, en las empresas, nos dedicamos casi nada de tiempo a practicar nuestra arte.
Quique: Fíjate qué interesante, Jeroen, lo que estás comentando, porque me viene a la cabeza. La semana pasada estaba con una clienta y me decía, en una sesión de coaching, me decía, tienes una capacidad extraordinaria de escuchar. Y yo decía, Jeroen, para mí mismo digo, ¿qué va? Digo, si es algo que necesito entrenar, porque yo estoy más abierto a oír o incluso a escuchar, para contar luego mi libro, que a escuchar de verdad de manera activa. Entonces, me parece que el saber que determinadas habilidades que tenemos, que son esenciales, como pueda ser la escucha, como pueda ser la respiración, o como pueda ser simplemente el estar presentes en una conversación o en un trabajo, forma parte de los pilares fundamentales de lo que debería ser esta productividad lenta. Y volver a trabajarlos, fíjate que yo salgo, ahora que comentabas acerca de este pianista, es algo que yo lo he escuchado mucho de gente como el guitarrista Paco de Lucía, que practicaba una y otra vez los mismos ejercicios, porque decía que desde la práctica podía venir luego la improvisación. cuando uno se siente cómodo con aquello que está practicando una y mil veces, al final es capaz de improvisar sobre ello y llevarlo al siguiente nivel en el momento en el que toque. Entonces, ¿por qué no pensar en un área que tú consideres, ahora que nos estás escuchando, que puede ser fundamental en ti? Y entrenarla de manera consciente otra vez todos los días, dedicarle esos cinco o diez minutos para hacer que la productividad lenta vuelva a ti, seas consciente y en lugar de ser un autómata que ya replicas determinados patrones, tengas esa capacidad para que te lleve más lejos de reconectar contigo mismo, contigo misma, y decir, venga, voy a trabajar en esta habilidad en concreto para que pase de ser un hábito a un ritual, por así decirlo.
Jeroen: Más cosas que podemos hacer en la práctica. Ya hemos hablado de la mindful breathing, la respiración con acción cerebral. Otra cosa que es muy fácil de llevar a la práctica sobre la prioridad «s low» es el acto de establecer objetivos claros. Y esto también se respalda con investigaciones sobre lo que se llama la teoría de establecimiento de metas de Edwin Locke y Gary Lethem. Sus estudios han demostrado que las personas que establecen metas específicas y desafiantes son más propensas a tener un desempeño superior en comparación con quienes no lo hacen. Por lo tanto, las personas que reflexionan sobre hacia dónde quieran llegar, habitualmente llegan más lejos, son más productivos, más efectivos que las personas que se dejan guiar por lo que aparece durante el día a día. Y yo creo que también es una clave importante de pensar, tal vez tenemos que dedicar un poquito más tiempo cada día en planificar, en prever lo que puede pasar, en reflexionar sobre hacia dónde queremos ir para así tener criterios para decidir sobre la marcha, sobre priorizar, para decir cuáles son los proyectos que me guste hacer y también cuáles son todas estas tareas que no me van a ayudar.
Quique: Esto me parece que puede ayudarnos mucho a reenfocar en este estilo, Jeroen. Con lo cual, como veis, la ciencia está de nuestro lado para trabajar de un modo más efectivo y más lento.
Mejora la calidad de vida
Así que vamos a tratar tres aspectos, que va a ser cómo poder mejorar la calidad de vida, cómo poder mejorar la calidad del trabajo y cómo trabajar desde la calma. Y desde esos tres aspectos, tú que ahora mismo los estás escuchando, vas a ver cómo tu productividad, si la haces más lenta y consciente, te va a hacer que cada vez puedas hacer luego las cosas de manera más rápida. Yo recuerdo oír una frase de una película que se llamaba El francotirador. ¿Cómo era esa frase?
Jeroen: La frase no me acuerdo, la película que conozco.
Quique: Sí, sí. Voy a ver si recuerdo cómo era exactamente la frase, pero era algo así como que la lentitud te da precisión y la precisión te da la velocidad. Entonces, si nosotros somos capaces de ser tan lentos para ser precisos, desde ahí es desde donde podremos llevar al siguiente nivel nuestra velocidad e incrementar el ritmo. Así que, ¿qué te parece, Jeroen? ¿Comenzamos con ello?
Jeroen: Comenzamos.
Quique: Pues comencemos con mejorar la calidad de vida, que yo creo que es, por así decirlo, Jeroen, un beneficio que todos los seres humanos intentamos buscar a lo largo de nuestra vida, el disfrutar más de la calidad que de la cantidad. Entonces, cuando hablamos de efectividad o productividad lenta, no tratamos simplemente de hacer menos, sino de hacer lo correcto, con enfoque consciente en cómo va a ayudarnos a incrementar nuestra calidad de vida. Y cuando exploramos estas conexiones, podemos destacar cómo la forma en que gestionamos nuestro tiempo, nuestra energía, impacta de manera directa en nuestra sensación general de bienestar. Así que vamos con la primera, Jeroen.
Integración Trabajo–Vida
Jeroen: Sí, el primero yo creo que hay que trabajar y un beneficio directamente de la productividad «slow» es el equilibrio trabajo-vida, o mejor dicho la integración hoy en día, porque ya no trabajamos en fábricas, todo el mundo ya se habla mucho del equilibrio, pero no se trata de de dedicar exactamente ocho horas al trabajo y después tienes ocho horas de tiempo libre y ocho horas para dormir, que es el paradigma antiguo, que no funciona así. Habrá días que hay que trabajar un poco más, pero yo creo que debería tener días que trabajas menos y tienes más tiempo disponible para tu vida personal. Ser más flexible en este caso. Y con esto yo siempre estoy pensando que Los que lo hicieron bien son básicamente los agricultores que vivían hace 100-200 años o algo así. Ese para mí es un poco mi ejemplo, porque no tenían tanto esa hiperación entre trabajo y la vida personal. Siempre tenían vida y tenían tareas que hacer. Y había épocas, por ejemplo en la época de cosecha, que tenían mucho trabajo y trabajaban todo el día básicamente. y sin tener nada de vida personal. Pero después había épocas en invierno que no había mucho trabajo que hacer y podrían dedicarse a tareas más de mantenimiento, a estar con su familia, etcétera, etcétera, ¿no? Yo creo que es un poco la mentalidad que tenemos que adaptar para volver a buscar esta integración de pensar, vale, pues las cosas no son fijas. El ejemplo que siempre pongo es, imagínate que tienes dos hijos Ningún padre dice que llegue de trabajo a casa y ahora voy a dedicar exactamente 60 minutos al primer hijo y después 60 minutos al segundo hijo cada día. Para que así estén más o menos igual. No, no funciona así. La realidad es mucho más flexible. Hay días que dedicas mucho más tiempo a un hijo porque está enfermo, porque tiene problemas sus deberes de colegio o lo que sea. A veces haces actividades que beneficien a los dos hijos y otras veces al otro hijo. Es flexible. Y también dentro de nuestro trabajo tenemos varias responsabilidades y tenemos que buscar el equilibrio entre todas estas responsabilidades. Hay que dedicar un poco de tiempo a procesar el coreo electrónico, para dar un ejemplo que nos toca a todos. Y tal vez después de unas vacaciones tendrás todo un día solo para revisar el correo electrónico. Pero después hay que compaginarlo con los gastos de tus tareas. Y a veces un día será un poco más tiempo el correo electrónico y otros días no tanto. Por lo tanto, si adoptamos las prácticas de la práctica slow, pues nos ayuda a establecer estos límites más saludables en el trabajo, en la vida personal. Pero hay que tener claro, pues, cuándo empiezo y también cuándo acabo.
Quique: Y creo que algo que puede ser significativo dentro de este aspecto en concreto, Jeroen, es empezar de nuevo a levantar fronteras. Es decir, hace años no existían los portátiles, no existían los móviles, no se llevaba el trabajo a casa, por así decirlo. Tú tenías un horario, ese horario terminaba y no te hablaba ya si era una fábrica, que entonces el horario estaba más que establecido. Poco a poco, a lo largo de los años, la comodidad del desarrollo de la tecnología ha hecho que las barreras entre nuestra vida personal y nuestra vida profesional, entre el trabajo y la vida, se vayan difuminando y que vayamos incorporando determinados aspectos de un mundo en el otro. Y hemos llegado a tal nivel que ahora tenemos que, parece que, aprovechar hasta el último minuto de nuestro tiempo libre, de nuestra vida. No, no tenemos por qué ser tan productivos en nuestra vida. Entonces, es bueno que volvamos a levantar determinadas barreras que nos ayuden a entender cuándo estamos en el trabajo, cuándo estamos en modo vida. Es cierto que en algún momento podremos hacer un intercambio porque sea necesario. Oye, ¿quién no ha tenido un fin de semana que trabajar por un proyecto importante? Pero que cuando eso termina convirtiéndose en la normalidad, entonces sí tenemos un problema. Yo, por ejemplo, ¿qué es lo que estoy haciendo para poner una serie de barreras, una serie de fronteras. Yo automáticamente estoy poniendo una serie de aplicaciones en marcha dentro de mis dispositivos tecnológicos que me hacen que, a partir de una hora determinada, no tenga por defecto la vista de mi correo electrónico o que las llamadas de lo que es el trabajo se deriven a un buzón de voz. Esto lo que me permite es que de manera automática mi tecnología, la que me está acompañando, porque todos al final vivimos rodeados de dispositivos tecnológicos, me ayude también a levantar esas barreras y me pueda concentrar en disfrutar de la vida. Porque antes, incluso Jeroen, era más lógico que tuviéramos un tiempo entre ir a la oficina y luego ir a casa, que hacías como esa desconexión. Ahora con el teletrabajo es una de las cosas que más cuesta. ¿Por qué? Porque tengo el trabajo en casa y la casa en el trabajo. Entonces, piensan qué puedes hacer para levantar una pequeña frontera que ayude a que haya mayor equilibrio entre el trabajo y tu vida. Para que defiendas las dos áreas que son fundamentales y muy importantes. Así que piénsalo.
Jeroen: Es curioso que justo eres tú quien lo tiene automatizado y yo soy más flexible en este caso. Lo que yo hago es más manual. Cuando yo me siento en mi despacho para trabajar por la mañana y después de comer por el mediodía, lo primero que hago siempre es llamar a mi asistente virtual. la Siri, y programar un poquito el recordatorio. Yo decido en este momento hasta qué hora pienso que estaría bien trabajar, visto cómo está la energía, visto el trabajo que tengo. Esta tarde, hasta las seis y media, pues suficiente. Yo programo simplemente un recordatorio a las seis y media, para que mi ordenador me avise. A esta hora pues cambio cada día, pues depende si he dormido bien, cuánto trabajo tengo, cómo voy de energía, si tengo ganas de trabajar, pues es flexible. No tengo una hora específica. Lo que sí que hago es un tema de conocerme un poco, porque sé que a veces tengo esta tendencia de no parar, si estoy realmente enganchado en algo y el momento en que dejo de trabajar es demasiado tarde y soy demasiado cansado para poder disfrutar de mi tiempo libre. Es una medida de protección. Y después, para lo que tú has dicho del cambio de contexto, Yo sí que pongo un viaje de mi vida personal a mi vida profesional. Es decir, en teoría mi camino de mi vida personal a mi vida profesional es 5 pasos del locomotor a mi despacho. Conscientemente alargo este paseo y como mínimo salgo de casa, hago una vuelta por como mínimo el bloque de pisos donde vivo, al igual que también de poco más, y hago un pequeño viaje para desconectarme de este mundillo de trabajo y también para despejar la mente. lo hago habitualmente por la mañana, como mínimo por la mañana antes de empezar y habitualmente al final de la tarde también, si no tengo ningún otro compromiso o actividad planificada fuera de casa. Porque yo siempre, después de terminar de trabajar por la tarde, quiero salir de casa.
Quique: Esto es lo curioso, Jeroen, es que al final estáis escuchando una serie de ideas que ponemos en práctica dependiendo del estilo personal de cada uno. Ya veis como Jeroen tiene esa capacidad mayor de dejar un poco al libre albedrío de manera positiva porque tiene control. ¿Yo por qué lo automatizo todo? Porque sería un auténtico desastre. Entonces prefiero que haya determinadas barreras que me ayuden. Fijaos qué interesante que podéis encontrar vuestro estilo entre medias.
Más satisfacción personal
Así que ya hemos visto que para mejorar la calidad de vida, uno de los factores esenciales es el equilibrio entre trabajo y vida. Otro de ellos es la satisfacción personal. No os podéis imaginar la de gente que escucho, sobre todo cuando ya están llegando, por así decirlo, al final de su carrera, cerca de la jubilación, y sienten una determinada pena porque no han alcanzado algo que esperaban, algo que a lo mejor les iba a traer su trabajo, su empresa, la sociedad. De hecho, este fin de semana me llamó un amigo porque le había surgido una oportunidad laboral y pensaba mucho en esa parte de satisfacción personal. Al final, la productividad lenta lo que fomenta es que tú realices y termines tareas significativas que estén alineadas con tus valores personales y con tu propósito. Porque eso hace que cuando llegue al final de tu carrera, al final de tu día, o incluso al final de tu vida, te puedas sentir satisfecho a satisfecho con aquello que has terminado, con aquello que has dicho, oye, hemos llegado y hemos llegado bien hasta aquí. La mayoría de las personas, ya os lo puedo decir, no encuentran esta satisfacción porque las tareas que realizan en muchos casos no son tan importantes ni tan alineadas con sus propósitos. Vivimos con la lengua afuera y pensamos que es más importante la cantidad que la calidad. ¿Qué quiero decir con esto? La cantidad de tareas que puedo terminar versus las tareas importantes que puedo terminar. Y aquí yo creo que hay un cambio de chip. Es hacer menos tareas tareas, a su vez, que sí que sean más significativas. Porque la relación entre la satisfacción personal en el trabajo y el impacto positivo en la calidad de vida, te aseguro que está ahí. Yo recuerdo que una de las cosas… Cuando nos preguntan mucho acerca de la felicidad, ahora que está tan de moda, y que yo creo que es un término manido, ¿verdad, Jeroen? Siempre digo que la felicidad para cada uno de nosotros tiene un significado distinto, pero se acerca mucho a realizar tareas, a mantener hábitos, a rodearte de personas, que estén alineados con tu propósito. Es decir, si tú cada día haces un pequeño paso que te acerca a tu propósito, y no tiene que ser en el trabajo ni en la vida personal, puede ser en cualquier lado, te sientes más feliz. Si tú cada día te permites dedicarte 10 minutos a ti misma o a ti mismo, pero de calidad, y eso ayuda hacia tu propósito, te aseguro que te acercas a esa felicidad. Así que la satisfacción personal es clave para mejorar la vida.
Reducción del estrés
Jeroen: Y después un tema que yo creo que también es importante es la reducción de estrés porque muchísimas de estas profesionales, que también yo creo que es lo que pasa con estas personas que están a punto de jubilarse y no pueden llegar demasiado, no pueden llegar más rápido, que es porque reciben mucha, muchísima presión. Tenemos un cargo de trabajo demasiado alto. porque no somos capaces de decir que no, y esto nos genera un estrés constante. El estrés no es malo, pero el estrés crónico sí. Y si cada día tienes que estirarte hasta el límite para llegar al final del día y aún así ves que cada día vas más atrasado, puede generar un estrés que no solo te hace sentir malamente, pero puede tener consecuencias físicas y consecuencias de salud realmente desastrosas. Yo creo que esta presión constante que tenemos para ser productivos, para producir, para meter horas en nuestro trabajo, contribuye a este estrés. Desde luego. Y si consigues reducir el estrés a través de un enfoque más lento y deliberado, decidir con atención cuál es el estrés que tengo que me acerque más a mi propósito, a este propósito del que tú has hablado, Quique. Entonces, serás también capaz de reducir un poco más el estrés y pasar al lado bueno del estrés, que es el low stress, que sirve como un imán, que realmente nos hace levantar por la mañana y decir, ya tengo ganas de hacer mi trabajo. Y este es lo que estamos buscando, el low stress.
Quique: Si viéramos nuestra vida como un circo de cinco pistas, la productividad de Slow sería, oye, vamos a pasar de tener cinco espectáculos al mismo tiempo a tener tres. Y esos tres los vamos a hacer mejor, que le guste más a la gente, que los niños rían más, disfruten. Y entonces, ¿qué es lo que consigues? Reduces el estrés porque tienes menos focos de atención, como bien indica Jeroen. Y eso hace que puedas hacer mejor las cosas que vas a hacer.
Tiempo para el autocuidado
Pero para esto, tenemos que luchar contra una tendencia que es el cuarto punto que vamos a tratar, que es el tiempo para el autocuidado. Porque, Jeroen, si yo te pregunto qué harías con 25 horas, si yo cada día te regalara una hora más, ¿qué harías?
Jeroen: Yo seguramente salir afuera, si puedo.
Quique: Salir a pasear, salir a dar un paseo, ¿verdad?
Jeroen: Un paseo, si puedo. Sí, este fin de semana he estado en el Parque Nacional de las Agüestortes y me gustaría pasar más tiempo en este tipo de entornos. Ya sé, con una hora no es suficiente para ir por ahí y disfrutarlo, pero el parque aquí a la esquina ya me vale.
Quique: ¿Qué es lo que sucede? Que ojalá todos diéramos la misma respuesta que Jeroen, pero si somos honestos, si tuviéramos 25 horas, lo que haríamos sería expandir las 24, lo que hacemos son esas 24-25 horas. Total, que si con 24 ya ibas con la lengua fuera y estresado, estresada por la vida, intentando llegar a más tareas, si te diéramos una hora más, harías exactamente lo mismo. De hecho, eso es uno de los resultados de la encuesta que realizamos entre los patrones del podcast. Con lo cual, ¿Por qué no en lugar de eso buscamos cada día tiempo de calidad para el autocuidado? Es decir, reservar tiempo para el autocuidado, lejos de parecer un gesto egoísta, es lo más bonito que se puede hacer porque estás defendiendo lo más importante que hay, que eres tú. Porque si tú estás bien, puedes cuidar de los que están a tu alrededor. Y todo ello se traduce en una vida más plena. Si tú estás sana, si tú estás sociable, si tú estás con las ganas de vivir, eso se lo transmites a los demás. y a la inversa. Cuando estamos cansados, cuando caemos enfermos, cuando nos sentimos infelices con lo que estamos realizando, también se lo transmitimos a los demás. Así que, como dice Jeroen muy bien con esa metáfora, primero pónganse las mascarillas y luego ayuden a los demás. Así que, fijaos, para mejorar la calidad de vida, cuatro puntos esenciales. Equilibrio entre trabajo-vida incrementar que aquellos objetivos que hagamos nos den una satisfacción personal mayor, buscar la reducción del estrés para hacer menos y hacer mejor y empezar a dedicarnos tiempo de autocuidado. Empieza con algo pequeño, algo tan pequeño que no sea una excusa. Me vale un minuto, me vale en cinco minutos, lo que tú decidas. Y en ese tiempo dedícatelo a ti para hacerte cosquillas, un masaje, peinarte, escuchar esa canción que tanto te gusta pero pegando saltos, lo que tú quieras que para ti signifique autocuidado. Empieza por ahí Y ya verás que en el momento en que crees estos automatismos, tu vida cambia. Porque cuando algo pequeño cambia a tu alrededor, cambia todo tu mundo. Así que mejorar la calidad de vida está al alcance de tu mano con la productividad lenta. Pero ¿cómo podemos mejorar la vida y la calidad del trabajo, Jeroen?
Calidad de trabajo
Jeroen: Obviamente, porque hemos hablado de productividad «slow» y todavía no hemos hablado del trabajo, de producir. Aquí directamente, para mí, uno de los claves de P.S. que es un mito, que el mito es que si trabajas más horas, produces más. Y este puede ser que funciona para una máquina, pero no para los humanos. Se ha investigado mucho y no han encontrado ninguna relación entre el tiempo que dedicas al trabajo y los resultados que obtienes. Y de hecho, aún peor, si miramos a nivel macroeconómico, Hay una relación incluso inversa, porque los países con el producto bruto más alto son los que menos horas trabajan al año. Hay una gráfica que es del Economist, le pongo el dibujo en las notas del programa, que muestra clarísimo que los países donde menos horas se trabajan al año son los más productivos. Hay una relación inverso.
Quique: Explícame esto. Explícame esto porque yo creo que a más de uno, a más de dos, algún directivo que yo que sé que nos está escuchando le está ahora mismo explotando la cabeza.
Jeroen: Yo a nivel macroeconómico no lo entiendo porque yo no soy economista, pero sí que a nivel de prioridad personal le podría explicar. Porque hay dos conceptos. Por un lado está lo que le llamamos el La ley de Parkinson, que dice que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible. Si tú tienes para un proyecto tres semanas, tú vas a necesitar tres semanas y un poco más habitualmente para terminar este proyecto. Si tú tienes una semana para hacer el mismo proyecto, lo acabas en una semana. ¿Por qué? Porque tienes que enfocar mucho más. No hace falta que planifiques tanto, que te pierdas mucho en analizar todas las opciones, no. Te pones manos a la obra. El ejemplo, pues tú, Quique, lo has vivido en primera mano. Un profesional que tiene un hijo, ¿no? Que no está de primera mano, pues todo ese tiempo libre que tenías antes de tener a tu hijo se ha desaparecido. Y todas estas actividades que tú has hecho toda la vida en tu tiempo libre, pues tienes que buscar pequeños huecos para hacerlo. Y los encuentras. Tal vez no de la misma forma, pero lo haces. Esta es una manera de decir, mira, podemos comprimir mucho el tiempo disponible y conseguir los mismos resultados. Este sería uno. Y después hay el tema del tiempo de enfoca. Si hablamos de este estado de concentración óptima, que estás tan concentrado que estás trabajando en cosas más complicadas, más difíciles, con muchas partes que tienes que tener en mente, que requieren mucha concentración, pues este tipo de trabajo no se puede hacer durante ocho horas al día. Como mucho, llegas a cuatro horas para hacer este tipo de trabajo. Lo que pasa es que es este tipo de trabajo que más beneficios aporta, que es realmente donde está el núcleo de lo que tú aportas a tu organización. Y después hay otra serie de tareas que son más pequeñas, más sencillas, que probablemente no aporten tanto. Y por lo tanto, si reducimos el tiempo y continuamos haciendo estas cuatro horas de trabajo enfocado, de deep work, de trabajo profundo, y además, en lugar de cuatro horas más de tareas más superficiales, dedicamos solo dos horas a estas tareas, seramos casi igual de productivos con menos tiempo. Y si intentamos esforzarlo, porque somos así, hemos visto este mito de que tengo que dedicar más tiempo, estamos alargando este periodo, si dedicamos este tiempo a las tareas más difíciles, a partir de esas cuatro horas verás que vas mucho más lento, cometes más errores, incluso hasta llegas a un punto en que estás tan cansado que cometas tantos errores que después, el día después, tendrás que dedicar doble tiempo para corregir estos errores. Por lo tanto, no es un nivel de productividad negativo. Cada hora que tú dedicas más, serían dos horas más que tienes que dedicar mañana para corregir todo lo que has hecho. Son un poco estos factores que tienen que ver con el tiempo que dedicas al trabajo y los resultados obtenidos. Por lo tanto, no hay ninguna relación. 40 horas es más que suficiente para tener grandes resultados. O 36, o 32, lo que sea. Más que suficiente.
Quique: Estoy convencido, Jeroen, que de aquí a 10, 15 años, si algún día alguien vuelve a escuchar este podcast, que está saliendo en octubre de 2023, le llamará la atención que trabajemos 40 horas. Si no, tiempo al tiempo. Pero volvemos a la calidad del trabajo. ¿Qué podemos hacer incrementar, pues hay varios mecanismos que van a ayudar a que trabajemos desde la calma para producir mejores resultados.
Reducción de la multitarea
El primero de ellos es que olvídate de la multitarea. O sea, si hay algo que sea la némesis de la productividad lenta, es la multitarea. Nos hemos hartado, yo creo, explicándolo por activa y por pasiva, pero esa sensación de estar en mil cosas, Yo vuelvo a un estudio que compartí contigo y salía hace un par de podcasts, y era que podemos pasar hasta cerca del 38% de nuestra vida desperdiciando el tiempo de lo que pasa entre una tarea y saltar a la otra cuando hacemos multitarea. Así que está más que probado que la multitarea nos genera peores resultados y necesita más tiempo, como indicaba Djerum, debido a los costes de cambio de contexto. Así que, En esas situaciones en las que te apetezca realizar dos o más tareas al mismo tiempo, cuando veas que te sucede eso, pellizquito. Te das un pellizquito para volver a la realidad y decide si haces una o si haces otra. ¿Por qué? Porque estarás entrenando el ser consciente de que tu cerebro te está llevando a que puedes abarcar más. Y desde luego que a lo mejor puedes abarcar más con peores resultados. Entonces tú decides si quieres mejores resultados o peores resultados.
Jeroen: Para dar una imagen completa, existe una infinitamente pequeña parte de la población que sí puede hacer multitarea, que son los supertaskers. Pero son tan pocos que lo más probable es que no seas uno de ellos. ¿Existen? No se sabe todavía cómo funcionan. tienen alguna estructura neuronal diferente, pero existen, pero seguramente tú y yo no somos de ellos.
Quique: ¿Sabes qué pasa Jeroen? Hay una cosa muy interesante. Si yo ahora mismo digo que ahora mismo estamos escuchando el podcast 8.452 personas, los que me estáis escuchando, ¿qué número crees que eres? El último, el 52, el 2, de hecho, en concreto, porque nos creemos especiales. Y de verdad que no somos tan especiales. No somos tan especiales ni para hacer la multitarea, ni para pensar que con 5 horas ya hemos dormido más que suficiente. Al contrario, es ahí donde tenemos que prestar mayor atención porque desde esos lugares es desde donde podemos mejorar más.
Tomar mejores decisiones
Jeroen: Segundo tema que tiene que ver con la calidad del trabajo es la toma de decisiones. Que la presión de tiempo hace que tomamos continuamente pequeñas decisiones sobre la marcha sin realmente reflexionar demasiado. Porque no hay tiempo. Tengo que contestar estos 50 mensajes de correo y contesto lo más rápido que puedo para saber. Lo que yo realmente estoy haciendo cuando contesto tan rápido es pasar un marrón a la otra persona. Mira, yo quiero sacarlo de mi bandeja de entrada. Aquí lo tienes, Quique. Seguramente falta información, seguramente no he pensado realmente qué es lo que se tiene que hacer, si realmente Quique tienes que hacer tú, pero mira, ya no tengo yo mi bandeja de entrada, eso sí, mañana devolverá porque Quique tiene preguntas y me va a ocupar más tiempo. Este es el típico ping-pong de correos, que es casi siempre el resultado de no haber pensado, no haber decidido de antemano exactamente qué es lo que tenemos que hacer aquí. Y yo creo que, volvemos a la atención plena, si estás tomando decisión sobre qué hacer con un correo, qué hacer con este proyecto, si vale la pena lanzar, dedicarnos a este tipo de tareas o este proyecto, tómate tiempo un poco, invierte un poco este tiempo porque lo vas a recuperar después. Porque todas las decisiones que tomas así de rápido simplemente para limpiar tu mesa, ¿no? Habitualmente van a ocupar más tiempo más adelante. Y por tanto, si de forma intencional vamos más lentos, estamos más enfocados, tomamos mejores decisiones y recuperamos este tiempo. Es para mí el principio detrás también de tareas de mantenimiento. Si yo siempre digo, el ejemplo que siempre utilizo, el mantenimiento del coche. Si yo, porque no tengo tiempo, cada año me salta la revisión del coche, no la reviso nunca porque, claro, tengo que llevarlo al taller, es mucho, mucho, es una hora de mi tiempo, no tengo tanto tiempo disponible. Al final, ¿qué pasará? Pues mi coche un día me dice, basta, deja de funcionar y obviamente en el peor momento posible, en el peor sitio posible, seguramente en medio de la autovía, justo cuando estoy en camino hacia una formación, que hay una clase de alumnos que me están esperando, justo cuando no tengo tiempo, entonces tengo que dedicar aún más tiempo. Por lo tanto, pensar en tu mano y tomar estas buenas decisiones. Mira, cada año hago mi revisión, invierto un poco de tiempo, o cuando yo estoy clasificando mi bandeja de entrada de correo, leo un mensaje, leo atentamente. Reviso exactamente qué es lo que tengo que hacer, cuál es la mejor opción, cuáles son los resultados que quiero conseguir, y así decidir con confianza, este es una cosa que requiere una tarea, este es una cosa que no tenemos que hacer, este puede delegar, o este podemos hacer más adelante. Y son decisiones más informadas y más reflexivas.
Cultivo de la creatividad
Quique: Y desde ahí nos lleva al último punto en la calidad del trabajo, y es que cuanto más apliquemos nuestra creatividad, es más probable que consigas mejores resultados, promociones, ascensos, reconocimiento, incremento de salario. ¿Y qué sucede? Que la creatividad, desarrollar y, por así decirlo, invertir este tiempo que estamos ganando de calidad en la creatividad, pues raramente viene con las primeras ideas. Para que os hagáis una idea, nosotros para cada título del podcast de KENSO, que os pueden parecer mejores o peores, pero hacemos una media de entre seis o siete títulos. ¿Por qué? Porque sabemos que la primera opción es tan evidente, a partir de ahí empiezas a trabajar, te van viniendo ideas, unas que son unos auténticos desastres, pero también las ponemos sobre la mesa, de tal manera que cuando el cerebro ya está tan cansado que es incapaz de encontrar nuevas ideas, es de repente cuando aparece la creatividad.
Jeroen: La primera idea para el título de este episodio es «Cómo aplicar la productividad slow sin morir el intento».
Quique: Pues mira, ni tan mal que vamos. ¿Qué quiero decir? Que ahora son 6, pero al principio, Jeroen lo recordará muy bien, eran 15. ¿Qué ha sucedido? Que hemos ido perfeccionando, hemos ido cada vez puliendo nuestro sistema y ahora la creatividad aparece antes. Pero la creatividad, como todo buen músculo, se entrena. Y cada vez que lo entrenas, está más predispuesta a aparecer antes. Pero aún así, tienes que saber que este tiempo de calidad que estás ganando te va a servir para poder invertir en cultivar tu creatividad y llevarte al siguiente nivel.
Jeroen: Hay un vídeo que explica este concepto de creatividad y la perfección. No voy a explicar exactamente cómo es el vídeo, pero básicamente han utilizado las personas más creativas del mundo, un grupo de niños, y le han dado una tarea, y la primera vez han dado poco tiempo para hacer la tarea, y la segunda tenía más tiempo. Y los resultados en temas de creatividad, la diferencia es realmente espectacular. Enlazamos el video en las notas del programa y recomiendo que lo miren. Yo creo que son apenas 3 minutos y te dejo muy claro que esta es la creatividad que requiere tiempo.
Recomendación: herramienta
Quique: Muy bien, pues con esto yo creo, Jeroen, que es un buen momento para hacer una recomendación de alguna herramienta que nos pueda ayudar a vivir con la productividad lenta entre nuestras manos.
Jeroen: Sí, sí. Antes hemos hablado de calidad de vida sobre el tema de entrenar nuestra atención, hacer las cosas con atención plena. Y hay una aplicación que yo utilizo que nos ayuda a entrenar, a trabajar con atención plena. Porque, como he dicho antes, es una habilidad que se puede aprender y se puede entrenar. Y la aplicación simplemente es una aplicación que propone una… Tiene un catálogo de meditaciones guiadas y otras actividades, también de estiramientos, etc. Y yo utilizo, de hecho, cada día con mi mujer hacemos lo que es el Daily Calm. La aplicación se llama Calm.
Quique: Calma, ¿no? Calma.Jeroen: Cada día hay una meditación nueva y tú podrás escucharlo. También puedes hacerlo si no quieres una meditación guiada, pues poner diferentes fondas, diferentes vídeos. Hay un montón de contenidos. Este es su suscripción, pero yo creo que para mí es una inversión que vale mucho la pena.
Quique: Oye, pues ya tenemos ahí Calm de calma en inglés, calma en castellano, así que vamos a buscar la calma y ya vamos llegando al final del capítulo. Y es justamente eso, cómo poder trabajar desde la calma.
Deja espacio en blanco en tus días
Y una de las mejores ideas para que puedas trabajar desde la calma es que tu cerebro sepa que le has guardado un espacio especial. ¿Y cómo es ese espacio? Pues un espacio en blanco para tus días. Eso es muy importante porque cuando el cerebro sabe que tiene determinada libertad, no se encuentra tan rígido, tan presionado, tan, por así decirlo, atado a una planificación que probablemente la mayoría de las veces nunca se cumple. Así que lo mejor que puedes hacer es calcular el tiempo que a día de hoy de verdad tienes libre. ¿Y eso cómo lo haces? Horas laborables. Tiempo bloqueado en la agenda para reuniones y otras obligaciones. También dentro de las horas laborables, el tiempo necesario para las tareas que van a vencer hoy. Y por último, el tiempo que debes de avanzar en otras tareas si quieres terminar estos proyectos antes de su fecha de vencimiento. ¿Qué vamos a sumar? el tiempo dedicado habitualmente a imprevistos, urgencias y distracciones. ¿Por qué? Porque todos sabemos que llegan marrones de última hora, porque todos sabemos que tenemos a ese compañero que nos dice que si tenemos cinco minutitos y luego estamos nosotros mismos con nuestras musarañas personales que hacen que también divaguemos. Entonces, ahí ya tienes todas las horas que vas a tener libre a tu disposición, porque vas a tener, por un lado, claras todas las que tienes ocupadas y ahora solo hay que restar del resto de tu horario. Nosotros siempre decimos una cosa y es que te asegures de que nunca, nunca, nunca, nunca, nunca llenes más del 80% del tiempo que tengas disponible. Deja ese 20% para el espacio en blanco del que hablábamos antes y que tengas ese margen para poder utilizarlo en aquellos aspectos que consideres de manera consciente que te van a llevar más lejos. Así que ahí ya tienes un cálculo para hacer una pequeña auditoría de tu día a día.
Jeroen: Y siempre que en las talleres hacemos este pequeño ejercicio de calcular cuántas horas tienes a tu libre disposición, a la gente se chocan. Que en teoría tienes una jornada de 8 horas, pero si realmente haces el cálculo sacando las reuniones, sacando las tareas que sí o sí tienes que hacerlo, sabiendo que hay muchos imprevistos y cosas de último momento en tu trabajo, pues a veces dices, vale, pues un día normal de las 8 horas laborables solo me queda poco menos de una hora que yo realmente pueda decidir qué tengo que hacer. Entonces no tiene sentido tener una lista de tareas muy grandes. Y hablando de lista de tareas, yo creo que una cosa que a mí me da este concepto de dejar espacio blanco en mis días es que yo siempre intento terminar tareas nuevas que recibe este día el mismo día. Porque para mí, mi lista de tareas es como una hipoteca. Es tiempo del futuro que ya tengo gastado. Igual que la hipoteca financiera, es una herramienta muy útil porque sin hipoteca muchas personas no podrían comprar una casa. Pero no vale para todo. No hay que pedir un préstamo para todo. Igual que con el tiempo. Mi lista de tareas, cosas que tengo que planificar, valen mucho la pena para proyectos que son clave para nuestro negocio, para nuestro trabajo. Pero después hay muchas cosas más pequeñas. Si valen la pena hacerlo, no quiero gestionarlos. Yo quiero hacerlo, sacarlos ya. Pero antes tengo la regla de si hoy recibo una tarea, mi opción por efecto es, lo voy a hacer hoy. Podría ser contradictorio del proyected slot, pero justo es lo contrario. Porque sacando esto no tengo una lista tan interminable, porque todas las pequeñas tareas ya las he sacado. Y si es una tarea pequeña que no puedo hacer hoy, realmente vale la pena. Realmente vale la pena. Si hoy no he podido hacerlo y es pequeño, vale la pena registrarlo en mi lista de tareas. O tal vez es una cosa que tengo que decir no. Porque me va a restar tiempo de todas estas cosas que sí que son importantes para mí.
Quique: Pues ya sabéis, Jeroen nos acaba de decir dos consejos más que os van a ayudar. Primero, aprende a decir no. Y claramente para ello tienes un vídeo que grabamos allá por el 2019 en YouTube que era aprende a decir no de manera efectiva y sin sentirte culpable. Échale un vistazo si te interesa porque esto es fundamental. Porque cuando dices no a algo es porque estás diciendo sí a otra cosa más importante, probablemente a una tarea esencial.
Crea una «caja de tiempo»
Y con esto relacionado, crea una caja de tiempo para tu tarea esencial. También hemos hablado en caso de los timeboxes, en los capítulos relativamente recientes. Entonces, decide de manera clara cuál va a ser tu prioridad y asígnala una caja de tiempo que te permita hacer cuanto antes, de la mejor manera posible, esa prioridad, que si la terminas a lo largo del día, habrá sido un grandísimo día.
Jeroen: Relacionado con caja de tiempo, ahora estamos en modo dar consejos. Hay un consejo que he sacado del libro que hemos diseñado, el Make Time, de Jason Knapp y John Zeratsky, que es el concepto de highlight. De ese día y del antemano, cuál va a ser el clímax, el punto óptimo de mi día, cuál es esta tarea esencial que me gustaría hacer hoy. Y si hablamos de caja de tiempo, reserva este caja de tiempo justo para esta tarea esencial que has determinado. Es decir, bloquea el tiempo en tu agenda para hacer esta tarea y después, pues obviamente, puedes avanzar en tareas más pequeñas, pero si haces esta caja de tiempo al inicio de la jornada, pues ya has hecho algo significante en tu día y si resto de días será un desastre porque hay que apagar mil fuegos, no pasa nada porque tú en la primera hora ya has tenido tu caja de tiempo y has avanzado algo en tu tarea esencial.
Quique: Así que como veis con eso ya tenemos una idea más de qué podemos hacer y luego utilizar la matriz de priorización. ¿Por qué? Porque ya sabéis que no podemos hacerlo todo. Hay más trabajo que hacer que horas disponibles para poder realizarlo. Entonces puedes intentar dejar que la planificación la lleve tu mono y que intente llegar a todo, o decidir que puedes utilizar un sistema que te ayude a priorizar con eficacia.
Matriz de priorización KENSO
Así que, si te apetece priorizar con eficacia, nuestras recomendación es que vayas al episodio 246, donde explicamos la matriz KENSO, que te va a ayudar a poder decidir cuáles son aquellas cosas de mayor relevancia para que, haciendo menos, hagas y consigas más.
Haz las cosas una por una
Jeroen: Y el último consejo para trabajar desde la calma es hacer las cosas una por una. Ya hemos hablado de multitarea, que intentar hacer dos cosas al mismo momento, también tiene que ver con cómo elaboramos los proyectos. Imagínate que tienes solo seis proyectos y cada uno de esos proyectos tiene un tamaño igual de un mes de trabajo. Tú puedes hacer estos seis proyectos en paralelo, trabajando cada día avanzar en los seis proyectos, un poco de tiempo oportuno, un poco de tiempo para el proyecto 2, etc., cada día, un poquito. ¿Pero qué pasa? Como solo dedicas una parte de tu tiempo a cada proyecto, una sexta parte de tu tiempo, pues terminas al final los 6 proyectos después de 6 meses de trabajo. ¿Va? Porque tienes tu tiempo diluido. Entonces estás trabajando 6 meses en cada uno de esos proyectos en paralelo, y después de 6 meses tienes los 6 proyectos terminados. Esto sería una situación. Pero si yo, en lugar de esto, hago estos mismos proyectos de forma secuencial, pues yo puedo dedicarme 100% a cada proyecto durante exacto un mes. Y el beneficio de hacerlo de esta forma es que después de solo un mes de trabajo, ya tengo unos resultados a celebrar. Y esto me motiva. Porque mira, ya podré tachar algo de mi lista. Pero no solo esto. Que además, si haces un pequeño cálculo, la duración de medio de terminar un proyecto, ha bajado de 6 meses en la casa anterior y ahora solo son 3. Hay un proyecto que termina después de un mes, después de 2 meses, etc. Por lo tanto, si yo trabajo de forma secuencial de un proyecto detrás del otro, si es posible, no siempre es posible, trabajo de forma slow, de lento, al final acabo más rápido. Porque en promedio necesito solo 3 meses. Pues esta es para mi la idea de primero termino un proyecto, después empiezo otro. En lugar de intentar hacer mil cosas separadas, porque estoy troceando mi tiempo. Incluso aquí no sale, pero si yo puedo dedicar bloques más grandes de tiempo a cada uno de los proyectos, tal vez incluso no necesito un mes de trabajo para terminar el proyecto, de poder hacerlo en tres semanas. Este sería el último beneficio. Siempre cuando puedo, trabajar de forma secuencial. Una cosa detrás de la otra.
Resumen
Quique: Qué bien. Pues yo creo que con esto llegamos al final. Hemos visto la importancia, a modo de resumen, de hacer menos y mejor. Eso es la efectividad lenta, la efectividad de Slow. Hemos visto dónde tiene sus orígenes, hemos visto que nos hemos retrotraído a los años 80 con Carlo Petrini y el movimiento Slow Food. que luego, en el elogio de la lentitud de nuestro entrevistado Carl Honoré, también lo estamos poniendo en marcha en la propia KENSO. Desde ahí, nosotros hemos visto que la efectividad, desde un punto de vista científico, funciona mejor cuando hacemos las cosas de manera más despacio y con más foco que intentar llegar a todo. Y para ello hemos visto tres aspectos donde puedes mejorar. Puedes mejorar la calidad de vida, la calidad de trabajo y cómo trabajar también desde la calma. Si quieres mejorar la calidad de vida, mantén un equilibrio entre tu trabajo y tu vida personal, entre esas dos áreas. Por segundo punto, interesante es que tengas satisfacción por aquellas tareas que realizas, es decir, que cuando las termines te genera una satisfacción personal porque estén alineadas con tu propósito. Tercer punto para mejorar tu calidad de vida, que veas que al final tienes que tener menos pistas en el circo. Pasa de 5 a 3, y ahí vas a reducir el estrés y vas a poder ganar tiempo para algo muy importante, y es que de manera consciente te autocuides. Hemos visto también cómo incrementar la calidad del trabajo, reduciendo la multitarea, porque su desgaste provoca, sobre todo a medio y largo plazo, peores resultados. Que tomes mejores decisiones utilizando tu atención plena a la hora de decidir qué sí hacer y qué no hacer. Y que cultives la creatividad para que incremente la calidad de tu trabajo. Y por último, cómo trabajar desde la calma. Primero, está claro, si queremos trabajar más lento eso nos va a dar más espacio. Busca los espacios en blanco en tus días. Crea cajas de tiempo para tus prioridades diciendo que no, aquello que no va a sumar, y diciendo sí, aquello que te va a llevar más lejos. Y cuando lo tengas claro cuál es tu prioridad, recuerda que prioridad es singular. Haz las cosas una por una y las harás menos, más lentas y mucho mejor. Así que Jeroen, con esto solo nos falta un pequeño plan de acción.
Tu plan de acción
Jeroen: En un pequeño plan de acción tenemos un superguión. Cada mes, cada semana, preparamos este superguión con las notas de programa, los enlaces, la transcripción, hojas de trabajo, y los miembros de KENSO Círculo pueden descargar este plan de acción desde las notas de programa. Y si tú también quieres tener acceso a este documento y recibir además episodios sin publicidad, descuento en nuestros cursos online, cada mes un episodio extra donde reseñamos un libro, cada mes un episodio extra donde vamos a hacer junto con la comunidad un reto, participar en concursos para obtener libros y aplicaciones, comunicarnos entre nosotros en nuestro grupo de WhatsApp.
Quique: Me están cantando lo del grupo de WhatsApp y me parece súper total que la gente esté ahí compartiendo sus ideas, Jeroen. Me parece de lo mejor que hemos visto en marcha.
Jeroen: Recibís también un newsletter semanal donde siempre, cada semana, contestamos una pregunta de uno de los miembros. Y, como último, para no olvidar lo menos, lo más importante, nuestra eterna gratitud. Entonces dirígete a kenso.es barra círculo para apuntarte también al KENSO Círculo. Y hoy un saludo muy especial para Miguel Ángel Pérez Suárez, Alberto López y Marta Lozano que se han unido recientemente al KENSO Círculo.
¡Nos escuchamos muy pronto!
Quique: Pues con esto llegamos al final. Esperamos que a partir de ahora podamos hacer las cosas un poco más lentas y, desde luego, mucho mejor.
Outro: Muchas gracias por escuchar el podcast de KENSO. Si te ha gustado, te agradeceríamos que te suscribas al podcast, lo compartas en tus redes sociales o dejes tu reseña de 5 estrellas para ayudarnos a llegar a más oyentes. Y si quieres conocer más sobre KENSO y cómo podemos acompañarte a ti, tu equipo o tu organización en el camino hacia la efectividad personal, puedes visitar nuestra web KENSO.es. Te esperamos la semana que viene en el próximo episodio del Podcast de KENSO, donde Quique y Jeroen buscarán más pistas sobre cómo vivir la efectividad para ser más feliz. Y hasta entonces, ahora es un buen momento para poner en práctica un nuevo hábito KENSO:
Quique: La lentitud te lleva a la precisión y la precisión te da la rapidez. Nos escuchamos pronto.
Únete a KENSO Círculo
El club para personas centradas en mejorar su efectividad y vivir más felices.
Un club a tu alcance porque, a partir de 1€ al mes, tendrás acceso a nuestra comunidad en WhatsApp. Además, podrás descargar un plan de acción para cada episodio y recibirás dos episodios especiales cada mes, donde haremos una reseña sobre un libro de efectividad y propondremos un reto para mejorar tu productividad. También disfrutarás de descuentos en los servicios de KENSO, participarás en concursos para ganar libros y aplicaciones, y recibirás nuestra eterna gratitud.
Otros episodios en el podcast:
