Cómo salir del modo bombero: de apagar fuegos a liderar con intención
Episodio 406
¿Cuántos incendios has apagado hoy que tú mismo encendiste ayer por no hacer lo que tenías que hacer?
Porque hay un tipo de caos que no llega de fuera. Lo fabricamos nosotros, tarea a tarea, decisión a decisión, hasta que un día llegamos al trabajo y ya no somos gestores de proyectos, ni líderes de equipo, ni profesionales con un plan. Somos bomberos.
Y lo peor no es el cansancio. Lo peor no es la sensación de que el día se ha ido sin pena ni gloria. Lo peor es que hemos dejado de notar que hay otra forma de trabajar.
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Índice del programa
(00:00) De apagar fuegos a vivir en modo bombero
(02:37) Inevitablemente «imprevisto»: por qué siempre surgen urgencias
(05:19) Emergencias inventadas: mantenimiento pospuesto y sus costes
(07:12) El cerebro y la «mera urgencia»: efecto científico del enfoque en lo urgente
(09:38) Multitarea, interrupciones y el precio del cambio de contexto
(12:21) Sistema mono y sistema humano: el piloto automático y la prioridad real
(14:15) Tres movimientos para dejar de ser bombero
(24:22) Elige tu prioridad: cómo empezar el día con intención
(26:08) Despedidas y resumen
(27:49) ¡Nos escuchamos muy pronto!
Recursos mencionados
Performing a project premortem de Gary Klein | Harvard Business Review
Reseña 29: Attention Span de Gloria Mark | KENSO Círculo
The Mere Urgency Effect de Meng Zhu, et. el. | Journal of Consumer Research
Momo de Michael Ende | Amazon
La historia interminable de Michael Ende | Amazon
Reseña 34: Céntrate (Deep Work) de Cal Newport | KENSO Círculo
Reseña 11: Esencialismo de Greg McKeown | KENSO Círculo
Episodio 405: ¡Delega! Haz crecer a los demás. Y a ti. | KENSO
Episodio 130: Los beneficios de establecer tu tarea esencial | KENSO
Episodio 246: Prioriza con eficacia con la matriz KENSO | KENSO
Reseña 46: Cartas a Lucilio de Séneca | Amazon
Formación para empresas | KENSO
Cursos online | KENSO
Coaching personal | KENSO
Y la música de KENSO gratis para Podcasts y YouTube | Uppbeat
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Aviso: el transcriptor a veces no nos entiende, pero vosotros seguro que sí.
Disculpa, si lees algún error en la transcripción.Quique Gonzalo:
Cuántos incendios has apagado hoy que tú mismo puede ser incluso que encendiste ayer por no hacer aquello que tenías que hacer porque sabes qué hay un tipo de caos que no llega de fuera. Lo fabricamos nosotros, tarea a tarea, decisión a decisión. Hasta que un día llegamos al trabajo y ya no somos gestores de proyectos, ni líderes de equipo, ni padres de familia, ni profesionales con un plan. Somos bomberos. Y lo peor no es el cansancio, lo peor no es la sensación de que el día se ha ido sin pena ni gloria. Lo peor es que hemos dejado de notar que hay otra forma de trabajar.
Jeroen Sangers:
Bienvenidos a nuevo episodio de KENSO, el podcast donde descubrirás cómo vivir con efectividad para ser más feliz. Yo soy Jeroen Sangers, aprendiz en dejar espacio en la agenda antes de que alguien más lo reclame.
Quique Gonzalo:
Y yo soy Quique Gonzalo, aprendiz en distinguir cuándo soy bombero, cuándo y cuando soy arquitecto. Sobre todo cuando me convenzo de que estoy siendo los dos a la vez, que hay días que lo soy. Así que hoy vamos a hablar de algo que aparece en todos nuestros talleres y que tiene un nombre tan gráfico en español que casi no necesita explicación. Yo creo que todos alguna vez nos hemos puesto ese modo de bombero, ese casco de bombero, ese estado en el que tu agenda ya no es tuya, porque la secuestra todo aquello que llamamos lo urgente, lo importante. Así que vamos a ver por qué ocurre, por qué el cerebro lo alimenta sin que lo notes. Y lo más tres movimientos concretos para salir de él, sin fórmulas mágicas. Pero eso sí, como siempre en KENSO, con ciencia detrás.
Jeroen Sangers:
Quique, voy a empezar con algo que me ocurre en casi todos nuestros talleres. Al inicio de la formación. Yo siempre pregunto a los participantes, y tú también me preguntas, cuál es su mayor reto con la efectividad. Siempre lo preguntamos para saber cómo enfocar el taller. Y al menos una vez al mes, y muchas veces bastante mes, alguien me dice es que yo cada mañana preparo lista con lo que quiero hacer ese día, pero cuando llega la tarde, la mitad sigue sin hacer porque siempre aparece algo inesperado. Tal vez te suene. Y yo entonces siempre les ¿Con qué frecuencia te pasa esto? Pues todos los días, me dicen. Y entonces para mí, desde fuera les digo una cosa que es tan obvio que si algo ocurre todos los días, ya no es un imprevisto, puede que no sepas qué va a ocurrir exactamente, pero sí sabes que va a ocurrir algo.
Jeroen Sangers:
Y por tanto, planificar sin contar con eso es como salir de casa cada mañana sorprendido que llueve cuando estás en octubre en Holanda.
Quique Gonzalo:
En octubre en Holanda, ¿Verdad? Lo curioso es que en Madrid tampoco es tan raro. Aunque aquí nos sigamos sorprendiendo de vez en cuando. Jeroen. Y hay algo en esa imagen que quiero llevar un paso más lejos. Y es que los imprevistos no solo llegan, sino que a veces los fabricamos sin saberlo. Cada tarea que aplazamos hoy es una invitación abierta a que regrese la semana siguiente convertida en emergencia. Y somos nosotros quienes encendemos ese fuego, aunque lo olvidemos cuando llega el momento en el que vemos todo arder.
Jeroen Sangers:
Me gusta esta imagen del modo bombero que pusiste al inicio, porque es muy exacta. Ya me imagino. Llegas al trabajo con un plan y antes de que el café ya esté listo, ya tienes el primer fuego. Un mensaje urgente, una reunión que se cuela, un problema que nadie veía venir. Y tu plan, que era sepultado bajo los llamas. Pero creo que hay algo importante. Esta trampa tiene dos La versión individual, que es la que acabamos de describir. Pero también hay una versión que afecta en especial a quien lidera un equipo.
Jeroen Sangers:
Porque quien no ha trabajado la delegación, que es lo que estuvimos viendo en episodio 405, el anterior. Esta persona acaba siendo el único que puede apagar ciertos fuegos. Y eso crea un segundo círculo vicioso. Y este círculo es aún más destructivo. No delego porque no confío en mi equipo. Lo gestiono. Y así que cuando llega una crisis, solo puedo resolver yo. Y porque estoy resolviendo crisis, no tengo tiempo para desarrollar mi equipo.
Jeroen Sangers:
Y porque mi equipo no se desarrolla, no puedo confiar en ellos. ¿Ves que es una trampa que se cierra sobre sí misma?
Quique Gonzalo:
Claro. Y es que desde dentro, cada decisión puede tener su lógica. Lo resuelvo yo porque soy quien mejor lo conoce. Lo hago yo porque es más rápido que explicárselo a alguien. Tiene sentido en el momento. Y aquí viene la clave. Y es que el problema no es la decisión individual. Es el patrón completo que nunca se ve desde dentro.
Jeroen Sangers:
Exacto. Exacto. Yo tengo una teoría que nunca he medido, pero es una teoría que siempre genera reacciones en los talleres. Mi teoría es que el 95 por ciento de los incendios que apaga un profesional cada día son del todo evitables. No son accidentes. Son tareas que simplemente no se hicieron cuando había tiempo. Y que fueron creciendo en silencio hasta convertirse en emergencia. Piénsalo con un ejemplo.
Jeroen Sangers:
Imagina que llevas tu coche a revisar cada 15 mil kilómetros sin falta, como deberías hacer. Nunca tienes abrí en la autopista. Nunca llegaste a una reunión por culpa del motor. Y ahora imagina que siempre hay algo más urgente. La revisión va pasando de semana a semana. Tres meses después, el coche se para en mitad de la 2, a 40 kilómetros de donde tienes que estar en dos horas. Eso no es mala suerte. Simplemente es mantenimiento propuesto que se disfraza de emergencia.
Quique Gonzalo:
Y es que ese mantenimiento pospuesto, que a veces lo disfrazamos, como muy bien decías, de emergencia, ¿Sabes qué sucede? Que encima cobramos ese precio de la emergencia. Se suma en tiempo, se suma en estrés. Y muchas veces incluso en dinero real.
Jeroen Sangers:
Sí. Y la factura, el precio que pagas, siempre es más cara que el mantenimiento que visitaste.
Quique Gonzalo:
Y esto también ocurre en nuestras casas, no solo en la empresa. La conversación difícil con un hijo que lleva semanas aplazando. Porque nunca es el momento, el estado real de una relación que das por hecha. Porque hoy todavía seguimos teniendo problemitas. El mantenimiento pospuesto en los vínculos sigue la misma lógica que en el trabajo. Cuando explota, ya no es una conversación. Se ha transformado en algo peor. En este caso, es una crisis.
Jeroen Sangers:
Y en la crisis, el modo bombero no distingue entre trabajo y la vida personal. Se activa en los dos sitios con la misma mecánica.
Quique Gonzalo:
Y lo interesante de esto es entender por qué el cerebro ama estos incendios. Así que antes de ver cómo salir, vamos a entender por qué entramos. Y no es falta de voluntad. No es que seamos desorganizados por naturaleza. No es que necesitemos muchísima más productividad. No. Hay algo más profundo y tiene nombre científico. Y es que en 2018, un grupo de investigadores de las universidades de Chicago, Cornell y Columbia, liderado por Meng Zhu, publicó en el Journal of Consumer Research un estudio sobre lo que llamaron el efecto de la mera urgencia.
Quique Gonzalo:
Y lo que encontraron, cuanto menos, vamos a decirlo así, desconcertante. Y es que elegimos tareas urgentes, pero poco importantes. Por encima de tareas importantes que no tienen fecha límite. Esto es esencial. No porque las tareas urgentes sean más fáciles ni porque den mejor recompensa sino solo porque tienen un plazo aunque ese plazo sea del todo arbitrario. Es decir, alguien que te pide algo para el viernes tú lo haces a toda velocidad el jueves le dedicas todo el tiempo y de repente no lo ve ni el viernes, ni el lunes ni la semana siguiente. Son fechas límites que la gente pone de manera arbitraria. Y aquí una reflexión sobre la que pensar.
Quique Gonzalo:
Y es que el cerebro lo que hace es ver un contador regresivo y entonces le da prioridad de forma automática. Como si el reloj valiera más que el resultado. Es decir, como si de repente tuviéramos una cuenta atrás de una bomba que está a punto de explotar Aunque esa cuenta atrás se haya puesto de manera aleatoria. Y eso explica muchas cosas que en el fondo tú ya conocías. ¿Por qué respondes a ese correo que no puede esperar antes de ponerte con el proyecto? ¿Que sí que hace que cambien cosas Porque una reunión de última hora desplaza a ese trabajo que tú ya habías priorizado?
Jeroen Sangers:
Y por añadir que si ya es difícil resistirse a esa trampa de forma individual, imagina lo que pasa si tienes un equipo entero enviándote cosas urgentes todo el día. Hay un investigador de la Universidad de California en Irvine, Gloria mark, que lleva 20 años midiendo cómo trabajamos de verdad. Está cronometrando todo lo que hacemos. Si la conoces de KENSO Círculo. La reseñamos en el episodio 29 con su libro Attention Span. Uno de sus hallazgos más inquietantes es que después de una interrupción necesitamos de media más de 20 minutos para recuperar el nivel de concentración que teníamos antes. 20 minutos por cada interrupción. Sus datos sobre el cambio de contexto son aún más perturbadores.
Jeroen Sangers:
Los trabajadores del conocimiento cambian entre aplicaciones y páginas web unas 1200 veces al día. Lo que les cuesta alrededor del 9% de su jornada laboral. Casi un 10% de nuestra jornada laboral estamos simplemente cambiando de aplicaciones y páginas web. Que es tiempo puro que se evapora entre una ventana y otra.
Quique Gonzalo:
Es que fíjate qué curioso, Jeroen porque esto refuerza un mensaje que vimos y que nos dejó completamente locos. Y es que cerca del 30 por ciento. Treinta y algo por ciento. No recuerdo bien la cifra exacta. Recuerdo que estaba en esa treintena del tiempo de nuestra vida laboral se pierde cuando intentamos hacer la multitarea. Y aquí ya estamos viendo simplemente 1200 veces al día que es lo que cambiamos entre aplicaciones y páginas web. Es una auténtica locura.
Jeroen Sangers:
Sí, sí, sí, lo es. Me viene a la cabeza una novela que lleva 50 años describiendo con mucha precisión justo este mecanismo sin que la leamos. ¿Como que un libro de gestión de tiempo? Me estoy refiriendo a un libro que se llama Momo, de Michael Ende, publicado en 1973. Es un poco más joven que yo, pero no mucho. En ella, unos señores grises recorren el mundo convenciendo a las personas de que no tienen tiempo, de que necesitan ahorrar cada minuto, de que cualquier pausa es un lujo que no pueden permitirse. Y el resultado no es que la gente sea más productiva. La realidad es que la gente deja de escuchar, de pensar, de criar. Trabajan sin parar, pero ya no saben para qué.
Jeroen Sangers:
Y el autor escribió eso hace más de 50 años. Lo llamó ficción. Y nosotros lo llamamos El lunes.
Quique Gonzalo:
Me encanta, Jeroen, porque estoy recordando perfectamente la portada del libro cuando era pequeño, que la tenía mi padre en su biblioteca. Michael Ende, maravilloso. Que también escribió otro libro que yo creo que todos conocemos, que es La historia interminable. Así que ya vemos cómo se anticipaba un futuro, que es lo que estamos viviendo a día de hoy. Y lo más perturbador es que mucho del cambio de contexto ya no lo provoca nadie fuera. Lo provoca el propio cerebro, que ha aprendido a buscar el siguiente fuego, porque eso es lo que conoce en el fondo. Si soy bombero, lo que quiero es apagar fuegos. Keith Stanovich y Richard West, los dos psicólogos cognitivos que en el año 2000 dieron nombre a los dos sistemas de pensamiento, en la revista Behavioral Brain Science, describieron algo que hemos traducido con nombres más el sistema mono y el sistema humano.
Quique Gonzalo:
El sistema mono, ese pensamiento rápido, automático, ese piloto de guardia, ese que lleva las riendas en modo bombero, ese busca el camino de menor resistencia, actúa por instinto, prefiere la urgencia a la dificultad. Y por otro lado, el sistema humano, ese sistema más lento, reflexivo, estratégico, ese que necesita calma para aparecer. ¿Qué sucede? Que cuando estamos en modo bombero, nunca existe la oportunidad de que aparezca esa calma para que aparezca el sistema humano.
Jeroen Sangers:
Y esto explica por qué tantas personas empiezan la jornada con los coreos, con las tareas rutinarias, con lo que ya saben hacer sin esfuerzo. No porque sea lo más importante, sino porque el sistema mono no quiere todavía enfrentarse a la tarea que de verdad exige que la pata humana aparezca.
Quique Gonzalo:
Y cuando llega el primer incendio a media mañana, el sistema humano ni siquiera había calentado motores ni había aparecido todavía. Así que aplazamos la tarea importante un día más.
Jeroen Sangers:
Y la tarea aplazada de hoy.
Quique Gonzalo:
Ya sabemos lo que va a ser el incendio de la semana que viene. El círculo se cierra.
Jeroen Sangers:
Hay además una paradoja que me parece devastadora. La investigación sobre el estrés crónico muestra que, sostenido en el tiempo, reduce el volumen de la corteza prefrontal, físicamente la parte del cerebro responsable del pensamiento estratégico y la toma de decisiones. Es decir, cuanto más tiempo llevas en modo bombero, peores condiciones tienes desde el punto de vista neurológico, para salir Él intentas apagar fuego con la misma manguera que lo alimenta.
Quique Gonzalo:
Es una trampa exquisita de cómo está diseñado.
Jeroen Sangers:
Sí, exquisita. Y como toda trampa bien diseñada, la salida no es obvia. No consiste en trabajar más horas ni en encontrar la aplicación perfecta. Consiste en cambiar algunas cosas concretas en cómo estructuras a día y cómo tratas el trabajo que todavía no arde.
Quique Gonzalo:
Tres movimientos no son fórmulas, son cambios de hábitos con una práctica detrás. Eso sí, son cambios de hábitos concretos. Y puedes empezar con cualquiera de ellos casi desde hoy mismo. Así que vamos a ver esos tres movimientos que nos ayuden a salir del modo bombero.
Jeroen Sangers:
El primer movimiento se planifica lo impredecible. La idea central ya hemos tocado. Si algo ocurre todos los días, no es un imprevisto, es un patrón. Pero quiero ir un paso más allá con una técnica que viene del mundo de la gestión de proyectos. Y que Gary Klein describió en el Harvard Business Review de 2007. Y se llama La técnica del pre-mortem. Y el concepto es antes de empezar el día o la semana, incluso un proyecto, imaginas que ya ha terminado y que ha salido mal. No ¿Qué puede salir mal? Sino no, no, ya salió mal.
Jeroen Sangers:
Entonces, ¿Qué ocurrió? Es un cambio pequeño en la formulación que tiene un efecto enorme. La investigación original de 1989 de Mitchell, Russo, Pennington, Wharton y Cornell encontró que este tipo de retrospectiva anticipada imagina que algo que ya ha ocurrido aumenta un 30 la capacidad de identificar los motivos reales de un fracaso. Porque cuando imaginas que algo ya ha pasado, el cerebro deja de defender el plan y empieza a ver sus grietas.
Quique Gonzalo:
Y esto a mí me recuerda a algo que no fue improvisación. No sé si habéis visto la película, si no es maravillosa, pero es una historia real. Y es que el Apolo 13 sobrevivió porque en la NASA llevaban años, no semanas, no meses, sino años, simulando potenciales fallos uno a uno, hasta que ya veían cuál sería la respuesta automática si eso sucedía. ¿Qué pasó? Pues que uno de esos potenciales fallos que habían entrenado se convirtió en realidad. Y es que cuando el tanque de oxígeno explotó a 330.000 kilómetros de la Tierra, el equipo que estaba en la NASA no empezó a pensar. Simplemente ejecutó protocolos que ya habían imaginado antes de que existiera ningún problema real. Así que el pre-mortem no es pesimismo. Es la forma más eficiente de construir tranquilidad.
Jeroen Sangers:
Vamos a llevarlo a nuestro día a día. Aplicado al modo bombero que tenemos nosotros, el pre-mortem sería preguntarte el lunes por la mañana. Imagina que el viernes llego al final del día y la mitad de mis tareas importantes sigue sin hacer. ¿Qué pasó? Y las respuestas suelen ser casi siempre las una reunión urgente, alguien que me pidió algo a última hora, me enredé en los correos de la mañana. Perfecto. Esas son tus interrupciones predecibles. Y son predecibles. Puedes planificarlas.
Jeroen Sangers:
Simplemente reservas un bloque en tu agenda que no está asignado a ninguna tarea concreta que existe para absorber lo que llega. El autor Greg McKeown lo dice con una frase precisa en su libro Esencialismo, que reseñamos en el episodio 11 de KENSO Círculo. Lo único que podemos esperar con certeza es lo inesperado. Podemos esperar a que llegue y reaccionar, o podemos prepararnos y crear esa imagen. La diferencia entre bombero y arquitecto no es que al arquitecto no le lleguen imprevistos. La diferencia es que el arquitecto ya había dejado espacio para ellos.
Quique Gonzalo:
Y cuando no dejas ese espacio, cualquier cosa se convierte en urgencia porque no hay margen para absorberla.
Jeroen Sangers:
Ninguno. Y el incendio deja de ser la excepción. Se convierte en un ritmo de trabajo, como muchos de vosotros estáis viviendo cada día.
Quique Gonzalo:
Así que si el primer movimiento es planificar lo impredecible, como hemos visto con ese pre-mortem. El segundo es invertir en mantenimiento antes de que haya fuego. Y es que aquí quiero conectar dos ideas que por separado ya conocéis, pero juntas tienen una fuerza enorme, se apalancan la una sobre la otra. La primera es la de la tarea esencial, algo que trabajamos en el episodio 130 y que aparece también en un episodio maravilloso que es el 246. 246, donde hablamos de la matriz de priorización de KENSO. Esas tareas que no son urgentes, que no producen resultado visible de inmediato, pero que si no las haces se convierten en los incendios de la semana. Hablar con un cliente antes de que haya un problema, actualizar la documentación antes de que alguien la necesite con urgencia, revisar el estado de un proyecto antes de que te llame tu jefe con cara de preocupación. Son tareas que el modo bombero siempre aplaza porque nunca están en el momento de arder.
Quique Gonzalo:
Todavía no vemos la llama y el calor. Bueno, pues ese todavía es la trampa. Lo que no arde hoy es lo que va a arder mañana.
Jeroen Sangers:
Y para quien lidera un equipo, yo añadiría una capa más. Carl Newport, en su libro Deep Work o Céntrate en la edición española que también hemos reseñado, es reseña 34 de KENSO Círculo. Él hace una distinción central para este hay un tipo de trabajo cognitivo que requiere concentración sin interrupciones. Él llama esto trabajo profundo, y ese es el trabajo de mayor impacto, pero también es el primero que sacrificamos cuando estamos en módulo bombero. Y para quien lidera, el trabajo de mantenimiento más valioso es su equipo. A las personas transferir criterio, crear las condiciones para que otros puedan resolver problemas sin tener que escalar. Eso no lo puedes hacer en cinco minutos entre reuniones, eso requiere tiempo protegido y con intención.
Quique Gonzalo:
Y esto también nos ocurre en casa. El mantenimiento que no haces con un hijo adolescente, como comentábamos antes, no Esas conversaciones sin agenda, sin un problema concreto que resolver, es el que determina si cuando llegue el momento difícil habrá confianza o habrá distancia. En cierto modo, no hay diferencia estructural entre desarrollar a alguien de tu equipo y estar presente de verdad con alguien a quien quieres, la pareja, un amigo. Simplemente en los dos casos, o inviertes en el vínculo antes de que haya fuego o pagas el precio cuando ya arde.
Jeroen Sangers:
Y aquí enlaza de forma directa con lo que vimos en el anterior episodio 405 sobre delegación. Delega bien es en el fondo, la forma más estratégica de hacer mantenimiento en tu equipo. Cada vez que alguien de tu equipo aprenda a gestionar algo que antes solo podías hacer tú, es un incendio menos en tu agenda. Por tanto, delegar no es deshacerte del trabajo, es invertir en que mañana haya menos emergencias.
Quique Gonzalo:
Y añadiría que además es la forma de ir recuperando tiempo para el trabajo que solo tú puedes hacer cuando oye, es que estoy hasta arriba. Aquí tienes la forma de ir ganando ese espacio que necesitas para sumar en trabajo de valor añadido.
Jeroen Sangers:
Lo cual nos lleva al tercer movimiento. Y el tercer movimiento es el más sencillo de explicar y quizá el que más resistencia genera. Simplemente empieza el día con tu prioridad, no con tu bandeja de entrada. Hay un refrán holandés que en mi casa siempre se repetía y hemos mencionado varias veces en este podcast, een goed begin is half werk, o traducido bien empezado, medio acabado. Y yo creo que en productividad eso no es una metáfora, es algo que se puede medir. La primera hora del día es la mayor energía cognitiva, las interrupciones todavía no han llegado, el cerebro no ha entrado en modo reacción. Y la mayoría de nosotros dedicamos esta hora a revisar correo, a dejar que otros pongan su agenda en nuestra cabeza antes de que hayamos puesto la nuestra.
Quique Gonzalo:
Fíjate que me viene una imagen a la cabeza, Jeroen, y es que al final vemos que la bandeja de entrada es la agenda de otros. Nuestra bandeja de entrada es la agenda de otros. Y eso recuerdo que me lo dijiste hace años. Y lo recuerdo porque fue de esas frases que te reorganizan el pensamiento. Cuando abres el correo o los mensajes como primer acto del día, ya no estás eligiendo cómo empezar, ya estás respondiendo, ya no eres proactivo, reactivo, ya eres bombero, aunque todavía no haya ningún fuego real. Hay una frase de Seneca en su primera carta a Lucilio, escrita hace dos mil años, reseña que también hicimos también hace muy poquito en KENSO Círculo, que dice algo que hoy suena a consejo de productividad del siglo XXI. «Vindica te tibi.». Reclámate a ti mismo, reclama tu tiempo antes de que otros te lo reclamen a ti.
Quique Gonzalo:
Seneca no tenía correo electrónico, pero sí tenía compromisos, visitas peticiones y deudas sociales que consumían sus mañanas. Y su respuesta fue la misma que proponemos. Elige tú cuál va a ser tu primer acto.
Jeroen Sangers:
La solución no es compleja, aunque no es sencilla de sostener. Antes de abrir la bandeja de entrada, simplemente completa un bloque de trabajo en tu tarea esencial de día. Una hora si puedes, 45 minutos si no, o si no, ½ hora. Básicamente el tiempo necesario para hacer un avance real en lo que de verdad mueve tu trabajo hacia adelante. Y después puedes atender todos los demás. La mayoría de los mensajes que llegaron mientras trabajabas se habrán resuelto solos o seguirán allí y los atenderás entonces, pero habrás empezado bien. Y como dice Refrán, bien empezado me dio acabado.
Quique Gonzalo:
Venga, Jeroen, ahora yo te reto. ¿Y si mi jefa me manda un mensaje que además está a las siete y media de la mañana y no contesto hasta las nueve y media?
Jeroen Sangers:
Pues le dices que estabas haciendo el trabajo que te pidió la semana pasada. Aunque quizás con un poco más de tacto.
Quique Gonzalo:
Siempre con tacto, siempre sabiendo cómo son para hacerlo. Pero me parece que la idea es sólida. De hecho, hay un cierto valor en tratar ese primer bloque del día como una cita médica. Es algo que no cancelamos. Es algo que no posponemos. Es algo que no interrumpimos. Porque es nuestro tiempo de trabajo profundo. Y cuando lo mantenemos como un hábito de manera habitual, es cierto que notamos algo curioso.
Quique Gonzalo:
Y es que los incendios no desaparecen. Lo que sí que aparece es que los recibimos con otra energía. Porque ya no llegan cuando todavía no has hecho nada importante. Llegan cuando ya tienes algo hecho.
Jeroen Sangers:
Muy bien, gran consejo. Vamos al resumen. Recapitulamos en modo bombero. No es mala suerte ni exceso de trabajo. Simplemente es un patrón que el cerebro aprende, que el entorno refuerza y que se puede romper. Hemos visto tres El planifico lo impredecible. Usa el pre mortem para anticipar tus interrupciones habituales y reserva un tiempo de margen en tu agenda. Invierte en mantenimiento antes de que haya fuego.
Jeroen Sangers:
Protege el tiempo para trabajo estratégico para desarrollar a tu equipo para las tareas esenciales que hoy no arden, pero mañana pondrían. Y el empieza tu día con tu tarea esencial, no con la bandeja de entrada. Simplemente un bloque de trabajo profundo antes de que el mundo llegue a ti.
Quique Gonzalo:
Y con esto nos acercamos al final con nuestro hábito KENSO de la semana y enciende algo antes de apagar nada. Esta semana, antes de abrir el correo o el móvil, dedica unos minutos a tu tarea más importante del día. 5, 10, 15. Empieza por algo pequeño, luego lo irás haciendo cada vez más grande. Si no tienes esos tiempos, simplemente ponte un temporizador. No abras notificaciones porque ya cuando suene habrás encendido algo tuyo. Antes de ponerte a apagar lo de los demás, hazlo simplemente durante 5 días seguidos y observa qué cambia. No en tu productividad, sino en tu sensación de control sobre el día.
Quique Gonzalo:
Porque la diferencia entre el bombero y el líder no está en cuantos fuegos apaga, está en cuantos nunca llegaron a arder.
Jeroen Sangers:
Y si lo que has escuchado hoy te resuena no solo para ti, sino también para tu equipo, si sientes que tu organización lleva demasiado tiempo apagando fuegos que podría haber evitado, quizás el siguiente paso no es buscar otra herramienta de gestión de tiempo. Quizás el siguiente paso es trabajar la efectividad de las personas que forman ese equipo con un enfoque que ponga a las personas en el centro en eso. Llevamos años trabajando con equipos en KENSO y estaremos encantados de contarte cómo lo hacemos y qué podemos hacer. Si estás interesada, escríbenos a info@kenso.es.
Quique Gonzalo:
Y además, si quieres unirte a la comunidad maravillosa de KENSO Círculo, ya sabes que tienes muchos beneficios y para ello solo tienes que acceder a KENSO.es/circulo. Nos escuchamos pronto con un nuevo episodio de KENSO.
Jeroen Sangers:
Chao.
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