7 hábitos que nos ahorran más de 1 día a la semana
Episodio 297
¿Te sientes abrumado por la cantidad de tareas que tienes que hacer cada semana? ¿Sientes que no tienes suficiente tiempo para todo?
Ese es el tema principal del programa de esta semana, donde aprenderás cómo ahorrar más de 1 día a la semana haciendo pequeños cambios en tus hábitos diarios.
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Índice del programa
(02:26) 1 | Planifica el día la noche anterior
(09:36) 2 | Asegúrate de tener cada día un momento para cuidarte
(28:48) 3 | Trabaja por lotes
(35:09) Recomendación: recurso
(36:17) 4 | Especifica un tema para cada día de la semana
(40:39) 5 | Trabaja usando la técnica de los dos horizontes
(45:41) 6 | Desconecta como mínimo un día por completo del trabajo
(53:55) 7 | Retrospectiva de la semana
(58:31) Resumen
(1:02:04) Tu plan de acción
(1:04:20) ¡Nos escuchamos muy pronto!
Recursos mencionados
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Episodio 214: Lo único de Gary Keller y Jay Papasan | KENSO
Episodio 193: ¡Echa el cierre! Cómo aterrizar tu jornada de manera efectiva | KENSO
Episodio 252: Fortalece tu salud con hábitos ancestrales con Antonio Valenzuela | KENSO
Episodio 280: Eres lo que comes con Núria Coll | KENSO
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Aviso: el transcriptor a veces no nos entiende, pero vosotros seguro que sí.
Disculpa, si lees algún error en la transcripción.
Quique: ¿Te sientes abrumado por la cantidad de tareas que tienes que hacer cada semana? ¿Y quizá sientes que no tienes suficiente tiempo para todo? Ese es el tema principal del programa de esta semana donde aprenderás cómo ahorrar más de un día a la semana haciendo pequeños cambios en tus hábitos diarios.
Jeroen: Bienvenidos a un nuevo episodio de Kenso, el podcast donde descubrirás cómo vivir la efectividad para ser más feliz. Yo soy Jeroen Sangers, aprendiz en la mejora continua.
Quique: Y yo soy Quique Gonzalo, aprendiz en invertir en mí el tiempo que recupero. Y es que en el episodio 281, si recordáis, estuvimos hablando sobre 7 hábitos diarios que nos ayudan a ahorrar más de 3 horas a la semana. ¿Y qué vamos a hacer? Pues que en este episodio, ya sabéis, a nosotros siempre nos gusta ir un paso más allá y lo que vamos a hacer es tratar sobre hábitos semanales que nos permitan ahorrar aún más tiempo. Porque la semana es uno de esos ciclos naturales más productivos y a veces la dejamos un poquito de lado. Si ya el día nos cuesta porque nos metemos en la selva de todas las tareas que tenemos, imaginad levantar un poco la vista y ver el margen y la perspectiva de la semana. aunque sientas de vez en cuando que no avanzas mucho en tu día a día, ¿sabes qué? Que al final de la semana vas a poder ver el progreso que has logrado si sigues lo que vamos a contar en este episodio. Y Jeroen, ¿de qué hablamos en el episodio 145?
Jeroen: Sí, tengo que pensar, ¿eh? Hace tiempo ya. El 145, que para mí es un episodio muy interesante, tal vez un poco teórico, porque estamos hablando de cómo aprovechar estos ciclos naturales para incrementar nuestra productividad. Y cuando hablamos de ciclos naturales, hablamos del día, la semana, el mes, el año, las temporadas también. Cada uno de estos ciclos tiene sus características. Y hemos hablado bastante del ciclo semanal, como la parte justo entre medio de lo táctico y lo estratégico. Y por eso, en este episodio vamos a ver cómo podemos aplicar estos principios de los ciclos naturales a nuestra semana para ser más eficientes. Y por tanto, aquí vamos, con siete hábitos que te van a ayudar a ahorrar más de un día a la semana.
1 | Planifica el día la noche anterior
Quique: Claro que sí. Y hay uno que, si lo haces de manera continuada, te va a marcar un antes y un después. Y es planificar tus días la noche anterior. Y quien dice esto, también lo puedes llevar a la semana. Por ejemplo, planifica este próximo viernes. Cuando vayas a cerrar ya y cierres la tapa del ordenador, del portátil, vayas a colgar tu teléfono, todo lo que haga falta, dedícate un tiempo también a planificar cómo vas a ir para la semana que viene. ¿Por qué es tan importante planificar el día, la noche anterior? Pues la respuesta es sencilla. Y es que nos ayuda a ser mucho más organizados y a tener una visión clara de lo que tenemos que hacer al día siguiente. ¿Y sabes qué? Que eso al cerebro le da tranquilidad. porque le aportas a tu sistema límbico la claridad que necesita para saber con qué se va a encontrar. Recuerda que durante millones de años nuestro cerebro ha estado preparado para tener tres respuestas ante un posible peligro. La huida, el ataque o el quedarse paralizados. Y entonces lo que han buscado siempre es saber qué iba a pasar al día siguiente. Lo interesante es que nuestros ancestros, hace millones de años, sabían perfectamente lo que iban a hacer, tanto al día siguiente como a la semana siguiente como al mes siguiente. cazar mamuts. ¿Y tú? ¿Tú sabes lo que vas a hacer mañana? Pues quizá puede que tengas claridad, pero si levantas la vista, ¿sabes lo que vas a hacer la semana que viene o el mes que viene? No, porque estamos en un mundo cambiante y eso a tu cerebro le genera estrés. Así que si tú lo que haces es el día antes o el viernes antes de cara a la semana posterior tener ya una lista de actividades establecida, lo que vas a hacer es darle claridad y además conseguir que no perdamos el tiempo en esas cosas que no son tan prioritarias. Porque si no, a nuestro cerebro le encanta empezar contestando correos electrónicos, haciendo cosas fáciles, cosas que le gusten, cosas que duren poco. Y, al contrario, si tú planificas la noche anterior, lo que vas a hacer es empezar con el pie efectivo desde el minuto uno de la jornada. Y además, Jeroen, ¿qué otros beneficios nos va a ayudar a aportar cuando planifiquemos con antelación?
Jeroen: Pues, va un poco en la misma línea que tú has comentado. Yo creo que nos ayuda a ser más eficientes. Porque cuando tienes esta lista de actividades ya preparadas, tú puedes realizarlas en el orden de importancia y evitar saltar una tarea a otra sin terminar ninguna. Especialmente cuando tienes interrupciones. No, ya tienes un plan y tienes un guion para este día. Y esto te ayuda a poder enfocarte en una tarea a la vez y completarlo de manera efectiva. Simplemente tienes tu guion. Yo creo que es importante también Acuérdate que este plan solo es eso, es un plan. Como nosotros siempre decimos, el mapa no es el territorio. Hay que pensar que también habrá imprevistos. Por tanto, cuando crees este plan, no piensas que puedes planificar cada minuto de tu jornada, sino que hay que estar preparado para que habrá imprevistos. Por tanto, asegúrate de tener suficiente espacio en blanco sin asignar en tu plan y prepárate para adaptar tu plan a la realidad. Pero si haces así, Tienes tu plan y lo puedes seguir paso a paso.
Quique: Pues vamos a hablar cómo implementar este hábito en tu vida. Y los pasos para planificar el día, la noche anterior o el viernes para la semana siguiente son tremendamente sencillos. En primer lugar, abre tu calendario. Y así vas a tener a vista de pájaro todos los compromisos para el día o para la semana siguiente. Y en segundo lugar, identifica aquellas tareas pendientes en tu lista de acciones y decide cuáles son las más importantes para ese día o para la próxima semana. Y por último, algo fundamental, decide cuál será tu tarea esencial, es decir, esa tarea que marca la diferencia con la que vas a comenzar. De hecho, una de las cosas que yo, en mi caso, hago cuando voy a hacer planificación semanal, es decir, del viernes para la semana siguiente, lo que hago es ponerle un título a esa semana. Es decir, esta va a ser la semana de… estudiar nuevos avances científicos de la efectividad. Y entonces, con ese título de película, yo ya sé qué es lo que va a marcar si de verdad he tenido éxito cuando llegue el próximo viernes. Me ayuda a enfocarme en lo que va a marcar la diferencia. Y lo mismo es si lo haces de un día para otro. Oye, mañana, ¿cuál va a ser esa tarea? Que si la hago, marco la diferencia. Hay un libro que nosotros hemos reseñado en Kenso Círculo para todos los patrones, así que ya sabes, si quieres escucharlo, pues vete ahí que vas a encontrar este libro y otros, y es ¿qué es lo único? Lo vimos en el libro de Gary Keller y Jay Papasan, en lo único, y es esa pregunta, ¿qué es lo único que al hacerlo, todo lo demás se vuelva más fácil o innecesario? Y esta pregunta es clave si tú de verdad quieres identificar, porque a veces nos puede costar entre tantas tareas que tenemos, cuál va a ser la tarea esencial que va a marcar en ti la diferencia. Te aseguro una cosa, Si le dejas a tu cerebro que a las 8 o las 9 de la mañana decida por ti cuál va a ser esa tarea esencial, en una gran cantidad de ocasiones nos va a llevar al lugar incorrecto. Por eso es tan importante que lo hagamos con la antelación del día anterior. Así que ya sabes, recuérdalo. Pregúntate qué es aquello con lo que vas a marcar la diferencia la próxima semana o el próximo día.
Jeroen: Y como todos los hábitos, yo creo que es importante ser consistente y hacerlo realmente todas las noches. Habla de noches, pero yo creo que tal vez la noche no es el mejor momento para hacerlo. Para esto, como estamos hablando, una cosa más profesional o habitualmente del día, y para mí y para muchos otros, el mejor momento es justo antes de terminar la jornada de trabajo. Ya hemos hablado varias veces de este tema. Recomendamos siempre poner un temporizador, una alarma, 15 minutos antes de la hora que tú has decidido que vas a terminar la jornada o que tu jefa ha decidido que tu jornada termina. Y así ya tienes estos 15 minutos para revisar todo lo que has hecho y para decidir mañana qué va a ser esta tarea esencial, cuáles son estas tareas que voy a hacer, cuáles son las tareas esenciales y en qué hora pienso que tengo que hacerlo. Porque hablamos de la noche pero yo creo que es importante evitar hacer la planificación justo antes de dormir. para que te quedaras con este ronron de… Uy, mañana tengo que hacer esto, mañana tengo que hacer esto, mañana tengo que hacer esto… Y este te podrá afectar negativamente la calidad de sueño.
Quique: Y si quieres más información, en el capítulo 193 del podcast hablamos de echar el cierre, de cómo aterrizar tu jornada de manera efectiva. Así que si quieres, ahí tienes más información. Vamos con el segundo hábito. Jeroen, ¿cuál es ese segundo hábito?
2 | Asegúrate de tener cada día un momento para cuidarte
Jeroen: El hábito es asegurarte de que tenía cada día y entonces también cada semana obviamente, un momento para cuidarte. Ponte la mascarilla primero a ti, después de ayudar a los demás, como dicen los aviones, ¿no? ¿Y por qué es tan importante en este momento para, como nosotros decimos, cuidar la maquinaria? Pues muchas veces nos enfocamos tanto en nuestras responsabilidades y tareas diarias que olvidamos cuidar nuestra salud física y mental. Hemos tenido muchísimos clientes de coaching, muchísimas personas en nuestras talleres que dicen, bueno, pues sí, me gustaría dormir más, pero no sé de dónde sacar las horas. Y yo creo que es un razonamiento justo al contrario. Yo creo que cuando duermes suficiente, serás más eficiente y tendrás tiempo para hacer todas esas cosas que te gustaría hacer. Pero muchas veces, cuando hay un pico de trabajo, lo primero que sacrificamos es, vale, pues no voy al gimnasio, ¿cómo hago rápido? Voy rápido, voy menos, ¿no? Y claro, Realmente somos un poco, he hablado de cuidar la maquinaria porque realmente en este sentido somos un poco como una máquina, que la máquina también hay que cuidarla y si nosotros no cuidamos a nosotros mismos pues al final notamos el desgaste y no podemos conseguir funcionar al máximo rendimiento. Existen diferentes formas de cuidarnos y yo creo que es importante que cada uno encuentre aquellas formas de cuidarnos que funcionen mejor para ti y para mí. Lo que yo necesito para cuidarme, para estar al cien por cien, no es lo mismo que tú, Quique o cualquiera de los oyentes. Pero sí, por eso queremos simplemente darles algunas opciones que pueden ser útiles, que pueden ser una cosa que dicen, este tengo un poco olvidado y voy a mejorarlo. Y son los obvios. Yo creo que si escuchas nuestro podcast desde hace tiempo ya sabes que no vas a tener ningún secreto. Son los mismos temas que siempre. ¿Cuál es el primero, Quique?
Quique: Pues mirad, yo lo primero que haría antes de nada, Jeroen, es que cojas, pares un momento este podcast, a no ser que estés en el coche, y que a partir de ahora te marques una cita contigo mismo todos los días. Una cita que para empezar sea de diez minutos y que aparezca de lunes a domingo, en la hora que tú desees, pero que tengas ese compromiso en el que estés demostrando que desde ya quieres cuidarte, quieres dedicarte tiempo para ti. Porque de lo contrario, vamos a intentar ir buscando recovecos en el día donde sobre, en donde pueda ser. Y eso no es priorizar, eso es simplemente encontrar lo sobrante. Y ese es el mensaje que le estás mandando a tu cerebro. Yo no te pido más allá de diez minutos. Luego, si quieres, tú ya lo puedes ir alargando. Y en esos diez minutos, decide qué es lo que te gustaría hacer. Vamos a hablar de otros temas que ya hemos visto en profundidad en Kenso, con referentes o incluso con episodios concretos, como el ejercicio físico, la dieta, el dormir, pasar tiempo con los demás, meditar, reflexionar, estar en contacto con la naturaleza. y que tú seas quien decidas qué es lo que vas a hacer en ese tiempo. Pero lo primero, priorízate a ti, porque es ahí donde tú vas a ganar de verdad tiempo en tu vida. Y el ejercicio físico es una excelente manera de cuidar tu cuerpo y tu mente, porque no solo nos ayuda a mantenerlos en forma, sino que también libera endorfinas, lo que nos hace sentir felices y con más energía. Además, ya sabes que si es una actividad social, oye, pues matas dos pájaros de un tiro. porque lo puedes hacer con amigos, en equipo, y eso siempre aporta, pues como en mis equipos de fútbol, cenas de fiesta que realizamos como el jueves pasado, que terminamos en el amante, pues todos abrazados, pasándolo bien, pues cómo hay que realizar este tipo de actividades. Pero ahí ya lo tienes, por ejemplo. Ejercicio físico es una de ellas. ¿Qué más, Jeroen, hemos estado viendo?
Jeroen: Pues una dieta saludable. Muchas veces nos olvidamos un poco que nosotros como personas somos únicos, somos unificados. No tengo un cuerpo y un mente que tienen vidas separadas, que a veces pensamos, no, está conectado. Si mi cuerpo está bien, mi mente también puede funcionar mejor. Por tanto, hay que comer alimentos que son nutritivos, balanceados, que nos proporcione esta energía y todos los nutrientes necesarios para funcionar correctamente. De hecho, lo que comentó que está tan conectado, todos hemos notado que si vas a comer y comas, estas son comidas pesadas que comas mucho, notarás este bajón después de la comida a mediodía y entonces te cuesta arrancar porque tu cuerpo está afectado, tu cuerpo está preocupado con digerir toda esta comida y entonces saca esta energía de la mente. Tu mente tendrá menos energía disponible. Por tanto, hay aquí una conexión. Y obviamente, después una buena alimentación puede prevenir enfermedades y mejorar nuestra salud en general. Y por tanto, perdemos menos tiempo también que intentando mejorar nuestra salud innecesariamente.
Quique: Claro, y esto es una de esas cosas que en el podcast de Kenzo ya lo hemos tratado en varios episodios en profundidad. Desde Antonio Valenzuela, que ha estado con nosotros, Nuria Coll también, os dejaremos en las notas todos los enlaces a estos programas por si quieres escucharlos otra vez y prestar atención a tu atención. Está también mi dieta no cojea, o sea que de todo tenéis. Importante que al final, como decía Jeroen, pues una buena alimentación también te ayuda a algo que es fundamental, y es el buen dormir, ¿verdad? que el buen dormir es una de esas cosas que a veces todos hay que pecamos un poquito de ello. Pues aquí está la diferencia. ¿Cómo puedes conseguir tú que puedas dormir mejor? Jeroen, por cierto, una cosa que se nos ha pasado. ¿Cuánto tiempo te ahorran a ti cada uno de los dos puntos que hemos estado viendo? El punto anterior, que nos hemos saltado, eso.
Jeroen: Sí, vale. Planificar el día y la noche anterior. Depende un poco cómo lo organizamos, pero para mí, yo soy un despistado, aquí ya tengo varias horas al día. que yo me recupero porque no me pierdo en tareas poco importantes. Y con el otro lado de medallas, que al final de unos jornadas, si no tengo planificado, a veces me encuentro que esta tarea que sí o sí tenía que hacer se queda sin hacer porque me he estado ocupado con otras cosas, con todos los problemas que vienen con esto.
Quique: Qué curioso, Jeroen, porque a mí me parece que este primer hábito que estábamos hablando antes de planificar con anterioridad, es una de esas cosas que te ayuda a ganar doblemente, porque te ayuda a ganar por anticipado y en el momento, como decías tú, en el momento de saber qué es lo que tengo que hacer y por anticipado, porque ya te está dando tranquilidad. Y cuando te aporta esa tranquilidad, tú lo que terminas ganando es tiempo para que tu cabeza se pueda centrar en otras cosas en lugar de tener ese rumrum. Yo en ese tengo que decir que es uno de esos hábitos que fácilmente os puede liberar en torno a 4-5 horas al día. Es decir, al día quiero decir juntando toda la semana, ¿no? Pero que a la semana podréis tener ahí ya 4-5 horas que os va a ayudar muchísimo. Retomamos, retomamos. Estábamos diciendo, aparte del ejercicio físico, de la dieta saludable, estábamos hablando del dormir bien. Ya sabéis que muchas veces lo que hacemos es hipotecar nuestro sueño para hacer otras tareas que yo creo que en la mayoría de los casos no son tan efectivas como dormir. Es decir, ver un capitulito más de Netflix, yo creo que eso no es algo que nos esté dando ese puntito extra en nuestra afectividad. Nos hace sentir bien en el momento, pero lo terminamos pagando en el impacto negativo que conlleva en nuestra salud y en nuestra afectividad al día siguiente. Por eso, al igual que te decía antes, cuida tu sueño. Cuida tu sueño, ponte una alarma que te vaya indicando, oye, es el momento de comenzar con mi ritual del sueño 30 minutos antes, 45 minutos antes, porque tú lo vas a ver y tu cuerpo lo va a agradecer, el beneficio que te va a aportar un descanso y ya no solo el que te vayas a dormir mejor, sino que cuando te despiertes, sientas que de verdad has recuperado tu energía para poder dar lo mejor de ti al día siguiente.
Jeroen: Sí. Continuamos con el siguiente tema para cuidar la maquinaria. Pasar tiempo con otras personas porque nosotros humanos somos seres sociales y necesitamos estar con otras personas. Por lo tanto, pasar tiempo con otras personas es fundamental para nuestro bienestar. Necesitamos realmente interactuar con otras personas para sentirnos conectados y apoyados. También estas conexiones sociales nos ayudan con el contenido de nuestro trabajo. Yo soy el primero que a veces intento hacerlo todo solo yo, mientras podía ahorrarme un montón de tiempo simplemente preguntando, por ejemplo, a Quique, ¿cómo puedo hacer esto? Y tal vez ya tenga esta solución. Pero no tanto esto, sino que necesitamos estar con amigos, familiares, compañeros, incluso desconocidos, porque el contacto humano es esencial para nuestra salud. Y parece novedad, pero justo este fin de semana, no me acuerdo de dónde, pero cuando estaba en mi racha de lectura de artículos, he visto un artículo que mencionaba una investigación sobre que en la última década hemos disminuido bastante la cantidad de conexiones sociales que tenemos, con el teletrabajo, con la auge de las redes sociales en Internet, que parece que estamos conectados a personas, pero no es la conexión real que estamos buscando, y que hay cada vez más personas que sienten esta soledad, que sienten que están solos, aunque pueden estar rodeados por personas, que no es otra cosa. Por tanto, es una cosa que todos sabemos que está bien, que todos sabemos que necesitamos, Pero no lo estamos haciendo bien.
Quique: Pues ya sabéis, cuida también de esa parte social. La meditación, la reflexión, incluso la oración o pasar tiempo contigo mismo son prácticas que también te pueden ayudar a calmar tu mente y desde luego reducir el estrés. Toma simplemente unos minutos al día para respirar, para reflexionar, para mirar por la ventana, para hacer Nixon, es decir, el arte de no hacer absolutamente nada y desconectar. pero desconectar con un sentido, como veíamos con Josefa Ros. No solamente el tema de aburrirnos, que eso tenía la connotación negativa, sino el saber que lo que estás haciendo es un ejercicio para reconocer también tus pensamientos, tus emociones, cómo te sientes, cómo te está haciendo sentir este problema que estás teniendo en el trabajo, que te está costando tanto, o esta situación que estás viviendo en casa familiar, o incluso este evento tan positivo que te acercas a él y tienes cada vez más ganas. Es importante que aprendas a ponerle nombre y a convivir con él. Dedicar ese tiempo a convivir con tus emociones es igual a tener mayor salud mental y emocional.
Jeroen: Y el último, pero no menos importante, el contacto con la naturaleza es una forma de cuidarnos que a menudo nos pasamos por alto y especialmente por diferentes razones. Primero porque muchos de nosotros vivimos en la ciudad y aquí hay poca naturaleza. Un poco no quiere decir que no existe. Hay naturaleza por todos lados. Y hay que saber que es importante también. Otra vez, somos de naturaleza, necesitamos esta naturaleza. Nosotros estamos hechos para vivir en la naturaleza y no sabemos por qué o cómo funciona, pero pasar tiempo en el aire libre, respirar este aire fresco y disfrutar la belleza de la naturaleza es muy beneficioso para nuestra salud y bienestar. No conocemos exactamente los mecanismos, pero sabemos que funciona. Y no hace falta que vas al extremo y pases toda una semana en la montaña. Se puede hacer con pequeños gestos. Por ejemplo, poner plantas, como yo tengo aquí varios en mi despacho, en casa. Y hay plantas que son muy fáciles de cuidar, aunque tú eres de esas personas que todas las plantas se mueren. Pues hay plantas que incluso puedes servir a tus cuidados. Y después busca este tiempo, busca momentos para encontrar esta naturaleza cerca de ti. Solamente hay un parque o a veces simplemente busca un árbol en la calle y obsérvalo, mira hacia arriba. Aunque estás en medio de la calle con tránsito, tú tienes aquí tu trocito de naturaleza para disfrutar. Y obviamente cuando puedas, por ejemplo yo este fin de semana estuve con un amigo, os he hecho una pequeña excursión. y disfrutando de la naturaleza del Montsant, ya observando cómo van a salir las primeras flores en los árboles frutales, que es una pasada de ver, y de repente te boba cagar las pilas.
Quique: Y, de hecho, es más sencillo de lo que parece, Jeroen, porque esto es un tema que yo he trabajado mucho en la naturaleza. Cuando estamos en contacto con ella, lo que hace es disminuir nuestros niveles de cortisol, ya conocéis, la hormona del estrés. Y es muy interesante porque, además, lo que hace es que aumenta la actividad de vuestro sistema nervioso parasimpático. y es el responsable de las respuestas de descanso. ¿Qué sucede? Que lo que hace es inducirnos a la calma, a la relajación. Por eso nos encontramos tan bien cuando estamos en la naturaleza. Y luego otra serie de termas como que nos ayuda a reducir temas como la presión arterial, fortalecer el sistema inmunológico, porque al final lo que hace, nunca mejor dicho, cuando estamos en contacto con la naturaleza, es aumentar las células natural killer. que son las que combaten tus infecciones. Entonces, eso, entre muchas otras cosas, es la ciencia, que es algo que es muy importante que sepáis que está detrás de la naturaleza. Es decir, aquí no os contamos cosas por contar, sino que son cosas que están basadas en la ciencia. Y ahora que ya sabéis por qué es tan importante que cuidéis de esos momentos para cuidaros, para que prestéis atención a vosotros mismos, a estar bien, Es importante también saber cómo poder planificar vuestros días para incluir ese momento. Imaginad que ya, por un lado, tenéis esos diez minutitos de compromiso en vuestro calendario. Perfecto. Ahora también es el momento de apilar hábitos. Por ejemplo, ¿puedes establecer una rutina de ejercicio todas las mañanas? Y no tiene por qué salir a correr, por ejemplo, 20 kilómetros, ni mucho menos. Es que pueden ser cosas tan sencillas que para ti signifiquen hacer ejercicio. Y para unas personas hacer ejercicio puede significar bajarme en la parada antes del autobús, para otras personas a lo mejor correr cinco kilómetros, para otras personas salir a dar un paseo con el perro, o para otras personas acompañar a sus hijos al colegio. También puede ser simplemente, oye, incluir… Decía antes, Jeroen, naturaleza y comida. Bueno, pues incluir ensalada en todas vuestras comidas. Pues ya lo tenéis ahí en mente, lo estáis visualizando y ya sabéis que cuando estáis visualizando vuestro cerebro, lo que va a hacer es encontrar las razones para poder realizar esa visualización que tú le estás creando. De esta manera te vas a asegurar de que el cuidado personal sea una parte integral de tu día a día. ¿Sabes qué? Que también es importante que sepas que no podemos establecer hábitos de inmediato, ¿vale? Si no puedes hacerlo de inmediato, lo que puedes hacer es decidir día a día para qué vas a cuidarte. Mándate ese mensaje. Es decir, pregúntate para qué me quiero cuidar hoy. Porque eso te va a dar la respuesta de qué vas a encontrar en tu día que te ayuda a optar a encontrar lo que nosotros llamamos en KENSO constancia adaptativa, que es la oportunidad de los días que no puedas tener ese hábito establecido, encontrar aquel pequeño paso que te siga manteniendo en raya. Oye, pues si hoy, por ejemplo, no he podido hacer deporte, lo que sí que voy a hacer es me voy a ir a dormir cinco minutos antes. Fijaos, tan solo cinco minutos antes. Pero eso ya termina marcando la diferencia. El ser constantes y el dar vosotros mismos la importancia a vuestro cuidado. Y Jeroen, ¿esto a ti cuánto tiempo te ahorra?
Jeroen: Aquí otra vez tenemos, por eso he puesto dos al inicio, yo creo que aquí es donde yo he ahorrado más. Porque, como he dicho muchas veces, yo soy pago, por lo tanto este ejercicio físico no es lo mío. Pero al final es cuestión de encontrar algo que te gusta hacer y yo noto un aumento de energía si yo durante la semana, varios días hago este ejercicio. Y es cuestión de encontrar lo que a ti te gusta. Puede ser bailar incluso, no hace falta que vas al gimnasio. Puede ser caminar. Pero aquí ya ha ganado en nivel de energía y nivel de energía se traduce a mejor productividad y efectividad. Y el otro de estos que me ha afectado bastante es el de dormir bien. Yo todavía tengo que trabajar un poquito más, me tengo que admitir, que es mi punto débil, mi talón de Aquiles de la efectividad. Ya sé que a veces todavía me despierto un poco cansado, pero claro, la diferencia de un día que yo duermo bien, en lo que puedo conseguir en este día, y un día que duermo regular y estoy luchando para avanzar y me despisto y me desvío y a veces simplemente me paso cinco minutos mirando la pantalla sin saber lo que estoy haciendo, pues aquí ya noto Un cambio brutal. En mi caso estamos hablando de varias horas al día.
Quique: Pues en mi caso, Jeroen, yo te diré que esto es cinco horas. Es decir, a mi semana esto es cinco horas. ¿Por qué? Porque aunque ahora mismo el tema de dormir no está yendo como esperaba por Yago, esto es evidente, así que incluso vamos viendo patrones ya en él de ayudarle a que tenga esa higiene y salud del sueño y nosotros también lo vamos agradeciendo. Pero ¿qué quiero decir con esto? Que una persona que está descansada es una persona que rinde mejor. Una persona que se cuida a sí misma es una persona que… dedica tiempo, invierte y prioriza su cuidado, es una persona que a la larga, a nivel físico, emocional y mental, está mucho más preparada. Y eso simplemente lo puedes evaluar tú mismo viendo a las personas que tienes a tu alrededor. Tú fíjate en esas personas que, por lo que sea, admiras más. Oye, pues mira, porque parecen más jóvenes, porque siguen haciendo deporte y están en forma, porque cuando hablas con ellos te dan ideas, porque… Por esas razones. Piensa si cumple alguno de estos elementos de los que hemos hablado. Y te darás cuenta que probablemente más que uno y más que dos cumplan varios a la vez. Así que ahí tú mismo, en tu entorno, tienes la respuesta. Y con esto vamos al tercer hábito, que es el hábito Jeroen de trabajar por lotes. Así que vamos a trabajar por lotes.
3 | Trabaja por lotes
Jeroen: Vale, vamos acelerando un poquito porque nos quedan cinco hábitos, ¿no? Por lo tanto, rapidito, pero con profundidad. ¿Qué significa esto? Trabajar por lotes básicamente se trata de agrupar tareas similares y realizarlas juntos en lugar de hacerlas de forma individual y dispersas durante todo el día o toda la semana. Y esto se puede aplicar a diferentes aspectos de la vida, desde el trabajo hasta las tareas del hogar, hasta preparar comida, hasta de todo, ¿no? La idea de este hábito es que cuando ocupamos tareas similares podemos aprovechar mejor nuestro tiempo y ser más eficientes. Porque tenemos un material ya a mano de la tarea anterior y hacemos una cosa similar, necesitamos el mismo material. En lo físico se entiende perfectamente. En lo mental también, porque en lugar de cambiar constantemente de una tarea a otra, nos enfocamos en una sola, una tarea sola, y lo completamos antes de pasar a la siguiente. Y como este parece un poco a la tarea anterior, pues nos ayuda a hacer esta transición. Por lo tanto, evitamos lo que nosotros llamamos el costo de cambio. Porque cuando cambiamos de una tarea a otra, YouTube tiene que vaciar la memoria del trabajo para enfocarse en la siguiente tarea. Y obviamente, cuando la tarea siguiente es más o menos similar, pues no hace falta que vaciemos esta memoria. Y resulta que Nuestra memoria, esto de vaciar la memoria parece muy fácil, pero cuesta. Dura incluso unos minutos para que se convierta en vacío. Y mientras tanto, lo que tenemos es lo que llamamos residual de la tensión. Hay una parte de la teoría anterior que todavía está rondando por nuestra cabeza. Y cuesta un poco limpiarlo todo y volver a tener toda la información disponible para la teoría actual, porque la mente no está capaz de vaciar la memoria por completo. Esto está escrito por Sophie Leroy, profesora de comportamiento de organización en la Universidad de Washington. que dice simplemente que no podemos cambiar la tensión en una tarea sin problemas, que ya ha inventado este término de residuo de tensión para escribir estos fragmentos de la tarea anterior que permanecen en nuestro espacio de tensión después de cambiarnos. Entonces, ¿cómo podemos hacer, Quique, en la práctica?
Quique: Pues esto es muy interesante, Jeroen, porque muchas veces las personas piensan, bueno, esto suena muy bien, pero a ver, ¿quién lo puede hacer? Pues mirad, os voy a poner varios ejemplos. Quizás no suene el nombre, porque es Jack Dorsey, algunos quizás sí. Jack Dorsey es el cofundador de Twitter. Y, por ejemplo, Jack Dorsey decidió que asignaría cada día un tema o un trabajo en concreto en el que estar totalmente concentrado. Por ejemplo, los martes los dedicaba a desarrollo de producto y no atendía otros asuntos que no estuvieran relacionados con producto. Otro ejemplo, Dustin Moskovitz, cofundador de Facebook, que estableció los miércoles sin reuniones para al menos tener un día a la semana en el que poder estar totalmente concentrados en su trabajo. Y esto es trabajar por lotes. Si estas personas a este nivel lo han aplicado, ¿qué no podremos hacer nosotros? Así que ya sabes, busca unificar las reuniones, por ejemplo, en el mismo día. En lugar de tener reuniones dispersas a lo largo de la semana, tanto como puedas, agrúpalas en un solo día. Yo sé que no todo depende de nosotros, pero hay parte que sí que está en nuestra mano. Recordad zona de control, zona de adaptación y zona de influencia, que lo vimos en el capítulo. 296. Así que podéis echar mano a eso y recordando. Y esto nos va a permitir tener días dedicados en exclusividad a aquello que tú decidas. Ya sabes que eso nos va a hacer mucho más efectivos. Otra forma de trabajar por lotes es agrupar tareas pequeñas para hacerlas todas a la vez. Durante mucho tiempo la gente me decía, oye, pero claro, es que si me llega una tarea que me lleva menos de un minuto, ¿por qué no la hago ya? porque a día de hoy tú piensas cada cuanto te llegan tareas que no tardas ni un minuto en hacerlas. Oye, ¿me puedes responder a este correo? ¿Me puedes decir dónde está este informe? ¿Puedes cogerme un momento el teléfono para preguntarte…? Cada vez que tú haces eso, estás cortando con unas tijeras el hilo fino de tu concentración. Así que lo que puedes hacer es, si tienes varias llamadas telefónicas que hacer, en lugar de hacerlas de manera individual, separadas en el tiempo, Vete agrupándolas y cuando encuentres el momento adecuado porque tengas menos energía, ese es el momento en el que tú puedes aprovechar un bloque de tiempo y dedicarlo únicamente a responder esas llamadas. Lo mismo para correos electrónicos, mensajes de Teams, las tareas que tú decidas. Esto, Jeroen, tú le das un nombre muy concreto, ¿verdad?
Jeroen: Sí. Yo tengo una pequeña lista en mi sistema y ya hay muchos clientes de coaching que han copiado esta idea, que es una lista de, básicamente, tareas que puedo hacer en menos de cinco minutos. Y este listo puedo utilizar en un bloque de tiempo para ir avanzando en muchos temas, o cuando tengo estos pequeños rincones de tiempo que digo, mira, me quedan cinco minutos antes de reunión, ¿qué puedo hacer? Y este listo, en mi caso, he puesto el nombre Pim Pam. Pim pam para las tareas, pim pam. Para continuar, pues ya os he mencionado el correo. A veces también son, estas comunicaciones también son típicas tareas que también se pueden agrupar. En lugar de tener los mensajes de correo de Teams, etcétera, y dejar la aplicación abierta todo el día y continuar y revisar estos mensajes de forma constante, Pues tú puedes especificar, establecer algunos horarios específicos para el correo o para Teams, etcétera. Por ejemplo, puedes decidir dedicar 30 minutos por la mañana y 30 minutos por la tarde. Y si este no es suficiente, pues creas más bloques de estos 30 minutos durante el día. Y estos son los únicos momentos en que tú revises y respondes a mensajes y luego cierras esta aplicación para concentrarte en tu tarea social y todo el plan que has creado en la noche anterior. porque así puedes estar más enfocado en las tareas principales y evitar estas distracciones.
Quique: A mí este hábito, Jeroen, me libera en torno a dos horas a la semana. ¿Y a ti?
Jeroen: Sí, más o menos similar.
Recomendación: recurso
Quique: Bueno, ya tenemos tres hábitos, lo que vamos a hacer es recomendaros un recurso ahora mismo. Y ya sabéis que muchos de los consejos de este episodio y de otros episodios, más reflexiones, más actividades, las vas a poder encontrar en el libro Efectividad Kenso, tu método personalizado para decidir qué hacer con tu tiempo y tu vida. Y bueno, si no lo tienes, es el momento maravilloso. Kenso.es barra libro guión Kenso. O lo puedes encontrar en Amazon, en la FNAC. Estamos muy cerquita de la segunda edición, así que si te animas, lo tienes ahí, lo regalas a alguien de confianza o nos pones una reseña. La verdad es que nos alegrará muy mucho porque lo escribimos con todo el cariño y es ese pilar fundamental en el que basamos todo nuestro conocimiento, nuestros talleres de productividad, nuestros talleres de liderazgo, nuestros talleres de comunicación. Así que recuerda. www.kenso.es/libro-kenso. Ahí vas a encontrarlo o en tu librería de confianza. Y vamos a por el cuarto hábito que es algo que acabamos de anticipar. Fijaos lo que importa como hablábamos antes en el hábito número uno en el que decíamos planificar el día la noche anterior. Pues aquí es. centrar y especificar temas para cada día de la semana, ¿verdad, Jeroen?
4 | Especifica un tema para cada día de la semana
Jeroen: Sí, efectivamente, ya hemos mencionado, porque todos estos hábitos están un poco entrelazados, entre ellos, ¿no? Tiene que ver. Pero, claro, lo que pasa es que muchos días nos sentimos abrumados porque no tenemos un plan claro para nuestras tareas. Y tenemos días que hacemos un poco de todo, sin realmente avanzar. Ya hemos planificado un poquito, pero nuestra tendencia seguramente es hacer cada día un poco de todo, ¿no? Y es por eso que especificar un tema para el día de la semana, y también, como has mencionado, un tema para la semana, también puede ser, porque es un elemento útil para ahorrar tiempo y crear este enfoque. Ya hemos hablado en la sección anterior sobre el día de las reuniones. ¿Pero qué pasa con otros días de la semana? Pues es importante tener en cuenta que no todos los días serán iguales y que cada día de la semana puede tener un enfoque diferente. Por ejemplo, además de los miércoles de reuniones, para invitarme a una cosa, podréis tener un día dedicado a tareas administrativas, donde te enfocarás en todas estas tareas, cómo responder a estos correos electrónicos que has dejado en tu mánager, entrar a las garantías, hacer seguimiento a proyectos, organizar tu agenda, etcétera. Todas estas tareas administrativas lo enfocas en un día y esto te permite tener un día más productivo y eficiente en lugar de estar haciendo estas tareas de manera intermitente durante toda la semana. También depende un poco de tu función. Puedes decir, dedico un día a la semana al marketing, donde te enfocarás en promocionar tu negocio o tu marca personal. puede ser crear contenido para redes sociales, enviar correos de marketing, hacer seguimiento a los clientes, etc. Otra vez, al tener un día específico para esto, puedes poner el gorro de marketing y poder ser más estratégico y creativo en tus acciones de marketing, en lugar de hacerlo de manera apresurada entre otras tareas. Y así también puedes hacerlo por diferentes roles que tienes en tu trabajo. Por ejemplo, si eres un gerente de proyectos, puedes tener un día dedicado a revisar el progreso de tus proyectos. Si tienes un rol de líder a un equipo, tú puedes dedicar un día a estar pendiente de los miembros de tu equipo, etcétera. Mira un poco cuáles son tus roles en tu trabajo y mira si puedes dedicarlo un día a cada uno de estos roles. Eso sí, es importante mencionar que especificar un tema para cada día de la semana no significa que solo harás tareas relacionadas con este tema. Por ejemplo, en el día de administración podrás también haber otras tareas que no están directamente relacionadas con esta área de administrativa, pero el enfoque principal del día serían esas tareas. Porque también hay que ser realista, hay cosas que sí o sí se tiene que hacer o no. Lo importante es que intentes dedicar gran parte de la jornada a este tema específico Y si te llega una tarea de una determinada característica, tú sabes exactamente, vale, pues esto lo haré el martes, porque el martes no es el día para este tipo de tareas.
Quique: Yo creo que esto es muy importante que, al final, lo mantengamos en mente. No significa 24 horas en exclusiva, significa que cuando nos estamos centrando en hacer algo en concreto, es mucho más probable que lo hagamos. De tal manera que, al final, el tiempo que tú te puedes ahorrar pueda ser algo parecido a lo que hacemos nosotros. Nosotros tenemos un día específico para grabar, otro día específico para mantener reuniones en Kenso, otro día en el que trabajamos en el desarrollo de talleres, días que están cerrados para dar talleres, Y eso, al final, hace que vayas focalizado, porque trabajamos en modo monotarea en lugar de la maldita multitarea. Y a nosotros, al menos para mí, Jeroen, a mí esto me ahorra una media de tres horas a la semana.
Jeroen: Sí, yo diría que en mi caso incluso para cuatro, porque noto que a mí me costa mucho cambiar entre temas y cuanto más me puedo enfocarme en una área, más tiempo ahorro.
5 | Trabaja usando la técnica de los dos horizontes
Quique: ¡Qué bien! Eso da gusto. Pues vamos a por el quinto hábito, que es trabajar vuestro día a día, focalizar utilizando las técnicas técnica que nosotros llamamos de los dos horizontes. Y es que en el episodio 206 del podcast hablamos sobre cómo puedes organizar tus tareas personales o profesionales con el método de los dos horizontes. Esta técnica es una herramienta tremendamente útil para aquellos que nos podemos sentir abrumados por la cantidad de tareas que debemos realizar cada semana y esa sensación que nos viene al mismo tiempo de no tener suficiente para poder realizarlo. Recuerda que al final siempre vamos a tener más cosas que hacer que tiempo para poder realizarlo. Y es ahí donde la técnica de los dos horizontes nos va a ayudar, porque se basa en dividir tus tareas, tus acciones o los hábitos que tengas que poner en práctica en tres listas. Tareas para hoy, tareas para esta semana y tareas para más tarde. ¿Por qué? Porque hay una cosa que tienen que funciona muy bien en la técnica de los dos horizontes. Estas listas están separadas por dos horizontes en la línea del tiempo. Hay un horizonte al final de la jornada y otro al final de la semana. Y así te permite mantener una visión clara y cristalina de cuáles son tus responsabilidades y prioridades a corto, a medio y a largo plazo. Y eso va a ayudar a tu cerebro a enfocarse en las tareas prioritarias de cada momento. Una de las principales ventajas de utilizar esta técnica es que en lugar de tener una lista interminable de tareas, en tu día a día vas a trabajar con una lista de tamaño mucho más reducido y eso le aporta al cerebro la capacidad de saber centrarse. Vas a tener además una sensación de control y vas a evitar esa sensación de la parálisis por análisis, de tener tantas cosas que hacer que no sabes ni siquiera por dónde empezar. Y además, si consigues mantener tus tareas divididas en diferentes horizontes, puedes mantenerlas bajo control y revisarlas cuando sea necesario. Esto te va a ayudar a no olvidar tareas importantes y a mantener una mejor organización en tu vida diaria al saber que cada cosa está en el lugar que tú has elegido que esté.
Jeroen: Eso sí, para que la técnica de los dos horizontes funcione correctamente es importante que hagas algunas cosas. En primer lugar, hay que revisar con constancia tus listas de tareas, porque tú cada día o día anterior incluso, en la noche anterior, tú debes elegir las tareas para hoy desde tu lista de tareas para esta semana. Entonces vas pasando tareas para esta semana a la lista de tareas para hoy. Y de la misma forma, cada semana debes dedicar un poco de tiempo para elegir las tareas para esta semana desde tu lista de tareas para más tarde. Es como una cinta en una fábrica, ¿no? avanzando, pero tú tienes que avanzarlas, ¿no? Porque así, de esta forma, gracias a estas revisiones, siempre tendrás la lista actualizada y podrás enfocarte en las tareas más importantes. ¿Para qué esto funciona? Pues, algunos consejos. Primero, importante que dediques este tiempo cada día para revisar tus listas de tareas e elegirlas para hoy, ¿no? Tú puedes hacer esta elección por la mañana, pero mejor, ¿eh? Consejo número uno, hacerlo en la noche anterior antes de dormir o al final de la jornada. Es importante que también lo haces de manera constante y a su vez tener esta lista actualizada para el día siguiente porque si no, al inicio de la jornada tendremos que perder tiempo para actualizar tu lista. También, de la misma forma, cada semana debes dedicar un poco de tiempo para revisar tus tareas para esta semana y elegir qué vas a hacer en los próximos días. Puedes hacerlo al final de la semana para planificar el siguiente o al principio de la semana para tenerlo más fresco en la mente, porque entre medio hay el fin de semana que, en algunos casos, borra toda la memoria. Así que tienes que hacer. Y el último consejo es que intentas ser realista con tus tareas y no sobrecargarte de trabajo. Es una de las cosas que vemos mucho, que dices, vale, pues mira, Jeroen, yo sigo esta metodología, pero yo preparo mi lista de tareas para la jornada, para hoy, Y al final del día, casi todas las tareas están sin hacer. Pues este es un señal, si este pasa cada día, es un señal que probablemente eres demasiado optimista y estás sobrecagando tu lista de tareas para hoy, más allá de lo que tú realísticamente puedes terminar. Por lo tanto, es importante estimar un poco de cuánto tiempo me lleva realizar cada tarea y que tenga en cuenta mis límites y mis necesidades. ¿Cuánto tiempo te ahorras, Quique?
Quique: Pues a mí esto me ayuda a tener tres horas más para poder invertir a mí en mí cada semana.
Jeroen: Sí, a mí también, tres. Yo también estaba pensando en tres.
6 | Desconecta como mínimo un día por completo del trabajo
Quique: Pues vamos ya, venga, vamos a por el sexto de los hábitos y es algo fundamental que nosotros en Kenso llamamos las 3D. que es la de poder desconectar, disfrutar para poder descansar. Así que desconecta como mínimo un día por completo del trabajo. Ya sabemos que en la sociedad actual estamos de manera constante conectados y disponibles gracias a la tecnología. Da igual en qué país estés, en qué uso horario, si es sábado o si es entre semana, estamos eternamente conectados. Y bueno, El estar siempre al día con nuestras tareas y responsabilidades lo que hace es que sea agotador y abrumador para nuestro cerebro, porque sentimos esa presión de estar como el 7-Eleven, 24 horas, 7 días a la semana. Y afecta negativamente a tu salud mental y física. Y esto es algo que yo he vivido en primera persona. Y recuerda que por mucho que estés, Siempre, siempre, siempre lo primero eres tú. Es por eso que el hábito que nos hemos centrado, el número seis, es tan importante. Y es que desconectes como mínimo un día por completo del trabajo. Yo sé que quizás te suena difícil, incluso a algunos imposible. Yo te aseguro que es posible y que haciéndolo de la manera correcta, como vas a ver ahora, es más sencillo. Y es esencial para tu bienestar y para tu efectividad. En el corto, quizá lo notes menos, pero te aseguro que en el medio y largo plazo vas a entender por qué es tan importante. ¿Verdad, Jeroen?
Jeroen: Sí, efectivamente, porque hay varios beneficios de hacerlo. Hay tres. Yo creo que, primero, desconectar nos permite descansar y recargar nuestra energía, que esta es la parte obvia, yo creo, porque si estamos siempre conectados, siempre disponibles, nuestro cerebro nunca tiene este momento de descanso que tanto necesita y este puede llevar a la fatiga mental y emocional. Pero si tomamos este día para desconectar, podemos relajarnos, dejar de lado nuestras preocupaciones laborales y esto nos permite devolver al trabajo con una mente más clara y renovada. Además, desconectar también ayuda a establecer límites saludables entre nuestra vida laboral y nuestra vida personal. No es tanto de fijar ocho horas laborales y el resto del día personal. Hay que buscar un poco el equilibrio. Pero hay un momento para cada una de estas cosas. Y muchas veces nos dejamos llevar por el trabajo y descuidamos las razones importantes de nuestra vida, que ya hemos hablado antes, de cuidar nuestro maquinario y también cuidar nuestras relaciones personales, como tiempo de ocio y nuestro bienestar físico. Por tanto, si somos capaces de desconectar al trabajo, podemos dedicar tiempo y atención a estas áreas y lo que ayuda a mantener un equilibrio saludable en nuestra vida. Y finalmente, si desconectamos por completo durante al menos un día por la semana, aumentamos nuestra creatividad. Porque muchas veces, en lugar de continuar trabajando en un problema, lo mejor es dejarlo a lado por un tiempo y dedicarte a hacer una actividad completamente diferente. Y así creas estas posibilidades de tener el momento ajá, que a veces necesitamos. Y este momento ajá nunca saldrá si estás continuamente enfocado en tu trabajo.
Quique: Esto es fundamental tenerlo en cuenta en nuestro día a día, porque de lo contrario, vamos a sufrir mucho. Así que si tú quieres también empezar a dar pasos para cuidar y poder desconectar un día completo, piensa en estos consejos. Porque ahora que sabes lo importante que es desconectar, es hora de hablar. de cómo implementarlos. Y aquí, piensa en estos cinco puntos que te vamos a compartir. Primero, planifica con anticipación. Si sabes que quieres desconectar un día determinado, igual que hemos hecho al principio, asegúrate de planificar con anticipación para que puedas cumplir con tus responsabilidades laborables antes de ese día. Esto te permitirá disfrutar de tu día libre sin preocupaciones o tareas pendientes. ¿Qué más podemos hacer, Jeroen?
Jeroen: Pues establecer límites claros. Hay que obviamente no desaparecer de repente, sin decir nada, de un día. Pues si siempre has trabajado los siete días por la semana y 24 horas al día y tus compañeros están acostumbrados que siempre pueden contar contigo, no desapareces de repente. Comunica a tus colegas, tus jefes, tus clientes. que a partir de ahora vas a estar desconectado los domingos, los sábados, los lunes, lo que sea, ¿no? Y que no estarás disponible para responder a correos, a llamadas relacionadas con trabajo. Salvo, obviamente, si hay una urgencia, pero urgencia, de verdad, que de estas que solo pasan una vez cada dos años.
Quique: Sí, señor.
Jeroen: Y por tanto, establecer los límites te ayuda a evitar esta tentación de revisar tu correo electrónico o responder a llamadas durante tu día libre.
Quique: Tercero, encuentra actividades que te relajen, es decir, dedica tu día libre a actividades que te aporten a ser posible que haya un contexto emocional y físico diferente al que tienes en el trabajo. Y ojo, ya sé que estás lejos de tu oficina, pero es que muchas veces parte de tu oficina también está en casa, cuando ves que encima de la mesa está puesto el portátil o que tienes el móvil del trabajo. Así que ya sabes, desconecta y diferencia ese espacio de contexto físico y emocional. Aprovecha, puedes leer un libro, hacer ejercicio, pasar el tiempo libre con los demás, cocinar, simplemente descansar, ver una película, lo que tú quieras. Siempre que te funcione para ti y sientas que estás disfrutando. ¿Ves? La otra de las des que decíamos, disfrutando. Cuarto, Jeroen.
Jeroen: Pues, si es posible, incluso apaga tus dispositivos electrónicos. Ya hemos hablado del portátil, pues apagado, el portátil de trabajo apagado. Y si puede, sea también el móvil, o al menos ponerlo en modo avión. Esto te ayudará también a evitar la tentación de revisar tus redes sociales o correos electrónicos relacionados al trabajo. Ya sé que es un poco extremo, también puedes buscar un intermedio. Por ejemplo, para la comunicación en equipo, en muchas empresas, por ejemplo, se utiliza Whatsapp. Pues Whatsapp también es una herramienta personal que utilices también para tus amigos. Una solución sería, por ejemplo, lo que hacemos en orden quinto, no utilizamos el WhatsApp para nuestra comunicación profesional, utilizamos otra herramienta para esto. Entonces, esto me permite consultar el WhatsApp sin problemas, sin tener esta tendencia de volver al trabajo. Busca estas herramientas, estas maneras de comunicar que te permiten desconectar. De la misma forma, Yo tengo mi correo confirmado que tengo una aplicación o un modo para consultar mi correo personal y uno para el profesional. Entonces puedo compartibilizar un poco esta información también en mis dispositivos. No hace falta que lo apague todo, porque sí que es un poco extremo en mi caso, porque a mí me gustaría utilizar mi móvil, pero sí que lo tengo de tal forma que cuando no estoy trabajando, pues no me molestan todos estos mensajes y información relacionados con trabajo. No los quiero ver y simplemente para que no caiga en la tentación.
Quique: Fenomenal. Y con esto ya llegamos, efectivamente, al quinto, que es que aproveches tu día libre. Es decir, no necesitas que sea al máximo, ¿vale? Que incluso en nuestro tiempo libre seamos tremendamente productivos. Simplemente siéntete bien de disfrutar de algo que no es tu trabajo. Porque ¿a qué cuesta? ¿Verdad? Esa sensación de cuando estás en un momento de libertad para ti, no pensar en otras cosas. Pues tienes que entrenar también esa sensación. Tienes que entrenar esa sensación de sentirte bien disfrutando de ese día que has dedicado para ti, para tu bienestar y para tu efectividad a largo plazo. Para mí, este hábito es un hábito que me aporta, diría que tres horas de calidad a la semana.
Jeroen: Sí, yo creo que incluso en mi caso yo hablo de cuatro porque el nivel de energía y las ganas de volver a trabajo que yo tengo después de este día de desconexión da un impulso de motivación y este vale mucho.
7 | Retrospectiva de la semana
Quique: Pues Jeroen, vamos a por el séptimo hábito. ¿Cuál es?
Jeroen: El último. Retrospectivas de la semana. Este es el último hábito. ¿Qué significa esto? Pues básicamente se trata de tomarte un poco de tiempo al final de cada semana para reflexionar sobre qué has logrado y qué se puede mejorar. Es una forma de hacer una pausa y evolucionar cómo has utilizado tu tiempo y cómo puedes hacerlo mejor en el futuro. Entonces, ¿por qué es tan importante? La respuesta es muy sencilla. La mejora continúa. El Kaizen. Ya sabes, la letra K de KENSO viene de Kaizen. Es un proceso fundamental en la vida de cada profesional y cada persona que quiere vivir la efectividad para ser más feliz. Porque al reflexionar sobre nuestra semana podemos identificar qué funcionó bien, qué no funcionó bien, y a partir de ahí podemos hacer pequeños mejores acumulativos que te ayudarán a ser más eficientes, más productivos, más efectivos en el futuro. Piénsalo de esta manera. Si haces cada semana una pequeña mejora, al final del mes habrás mejorado significativamente en comparación con el mes anterior. Y si continúas haciendo esto cada mes, mes tras mes, pues los beneficios serán exponenciales. No es que sumen, multiplican. Y por eso puedes agarrar más tiempo, ser más eficiente y tener mejor calidad de vida.
Quique: Pues ahora vamos a hablar de cómo podemos realizar esa retrospectiva de la semana. Para hacerla, hay algunas preguntas clave que te puedes realizar y así guiar tu reflexión. Tres preguntas. Nosotros, de hecho, lo utilizamos mucho también para nuestra retrospectiva primaria. La primera de las preguntas es, ¿qué funcionó especialmente bien en la semana pasada? Empieza reconociendo y celebrando tus éxitos, porque siempre los hay. Si no, el cerebro ya sabes que tendrá a buscar qué se quedó sin hacer, qué no salió como tú esperabas, los «Y si…»s, los runrunes… Cuando tú, de manera consciente, guías a tu cerebro a que encuentre aquellas cosas que funcionaron especialmente bien, cada vez va a entender que esa es la actitud que tú debes mantener. La segunda pregunta es qué aspectos podrías mejorar de los que funcionaron de una manera un poquito como tú esperabas la semana anterior. porque identificar esos puntos donde puedes pulir tu sistema te va a permitir trabajar en ellos y mejorar en el futuro. Y una vez que has celebrado, una vez que eres consciente de qué es lo que te gustaría pulir, como decía Jeroen, vamos a mejorar. ¿Qué acciones puedes tomar esta semana para mejorar? Una vez que ya tengas identificadas fortalezas, una vez tengas identificados los puntos de mejora, ahí es donde ya estableces tu acción para el futuro y es el título que a lo mejor le puedes poner también a tu próxima semana. Así que, ahora la pregunta más importante. ¿Cómo podemos implementar este hábito en nuestra vida diaria? Pues la respuesta es simple. Establece un tiempo específico para hacer una retrospectiva de la semana. Puede ser al final del día de trabajo, del viernes, que normalmente nosotros siempre decimos que es lo mejor porque es ese cierre de contextos, como un buen cierre de película. O si no puedes en ese momento, bueno, que sea al comienzo del fin de semana. Lo que pasa es que ahí ya estás cogiendo un poquito de tu tiempo personal para temas profesionales. Lo importante es que seas consistente y lo puedas hacer de manera regular. Además, es útil si tú puedes mantener un diario o una hoja de cálculo donde puedas registrar esas reflexiones, esas acciones que vas a tomar, porque te va a ayudar… a tener perspectiva sobre lo que has hecho y hacer un seguimiento de tu progreso. De tal manera que vas a poder contar una historia. Y eso es de las mejores cosas que nos puede pasar. Que cuando lo necesites, eches mano a ese recurso para ver de dónde vienes, cómo has ido evolucionando y hacia dónde te diriges. Jeroen, ¿cuánto tiempo te ahorra a ti esta retrospectiva?
Jeroen: Este es para mí el grande. Este es el grande. Porque tal vez de una semana a la otra no ahorre mucho tiempo. Tal vez media hora o así. Pero claro, es acumulativa, es exponencial. Por tanto, aquí estamos hablando para mí, en mi caso, ya de un día. Si yo miro atrás, hace unos años, y algunas decisiones que he tomado en estas viernes de retrospectiva, pues me estoy ahorrando un día a la semana. Fíjate.
Quique: Yo en mi caso diré que son cerca de cuatro horas. Cuatro horas de calidad. Así que con esto llegamos al final. Jeroen, un breve resumen de lo que hemos visto, por favor.
Resumen
Jeroen: Sí, hemos visto siete hábitos. Siete hábitos que juntos nos van a agarrar un día por semana o más. Obviamente, todo esto depende de tu punto de partida, de qué puedes mejorar. Hemos visto que es importante que puedas hacer un plan del día y hacerlo en la noche anterior. Ya has decidido exactamente cuáles son las actividades que vas a hacer y cuál va a ser la tarea esencial de la jornada que viene. ¿Cuál es la pregunta que hemos visto? Es la pregunta de qué es lo único que, al hacerlo, todo lo demás se vuelve más fácil o innecesario. Después, hábito 2, asegúrate de tener cada día un momento para cuidarte, aunque sea solo 15 minutos, y dedícate a hacer ejercicio físico, cuidar tu dieta saludable, dormir bien, pasar tiempo con otras personas, para meditar, para reflexionar o para tener contacto con la naturaleza, que todos son estos hábitos que nos ayudan a estar mejor físicamente y mentalmente para poder ser más efectivos. Tercer hábito, trabajar por lotos, agrupar tareas similares y hacerlos juntos. Esto puedes hacer con tareas administrativas, con tu correo, puedes dedicar también un día entero para tus reuniones y así evitas tener que cambiar de contexto, que es algo que te cueste mucho a tu mente y ahorra tiempo en este sentido porque estás haciendo cosas similares juntos. Cuatro hábitos. Dar un tema, especificar un tema para cada día de la semana. Como hemos visto, con el día de las reuniones, también puedes tener otros días. Un día para tareas administrativas, un día de marketing, un día para gestionar tu equipo. Depende de lo que tienes. Para cada rol, un asigno de un día. Y otra vez, esta ayuda a enfocarte, a evitar esta multitarea y te da un poco de claridad de, vale, pues, ¿qué tengo que hacer hoy? Pues hoy es día de equipo, por lo tanto, voy a estar pendiente de ver a los miembros de mi equipo. Hábito 5. La técnica de dos horizontes. La técnica de dos horizontes trabaja en tres listas. Las tareas para hoy, las tareas para esta semana y las tareas para más adelante. Y así, durante el día a día, tienes una lista pequeña de tamaño reducido que te ayuda a enfocar, que sabes exactamente qué hay que hacer. Pero en las otras dos listas todo lo demás está controlado. Por lo tanto tienes toda tu enorme cantidad de trabajo controlado, pero no lo ves durante tu día porque cada día tienes una pequeña lista. El sexto hábito, desconectar como mínimo un día por completo de trabajo, porque trabajar 24 horas al día, 7 días por la semana, afecta negativamente nuestra salud mental y nuestra salud física y esto perjudica nuestra efectividad. Por lo tanto, mira si puedes desconectar por completo al menos un día por semana del trabajo. y llena este día con actividades que dan sentido a este día. Y lo último es hacer una retrospectiva de la semana, haciéndote estas tres preguntas de qué funcionó especialmente bien en la semana pasada, qué podría haber hecho mejor en la semana pasada y qué acciones concretas voy a tomar para la semana que viene que sea mejor que esta semana. Y con esto ya te lanzas para ahorrar este día a la semana o incluso más.
Tu plan de acción
Quique: Pues ya habéis visto que con esto estamos yendo un pasito más allá en, de verdad, ahorrar tiempo de claridad. Y tendréis un plan de acción, ¿verdad, Jeroen? Todos aquellos patrones de KENSO Círculo, pero no solo un plan de acción disponible, sino que también, ya sabéis, vamos a tener hoy tres libros que van a ser el poder de la concentración absoluta de Dandapani, para que tengáis esas herramientas prácticas para poder trabajar con mayor concentración, sin distracciones y con propósito. Un libro que es de Daniel Pink, el poder del arrepentimiento, para que así nos demos cuenta de que muchas veces mirar atrás nos puede ayudar a avanzar, para que veas que tú también puedes mejorar con tus retrospectivas y el arte de vivir más lento de José Mendiola y Ana González, para que entiendas que no es cuestión de que vayamos siempre con el gancho fuera, sino que vayamos con esa sensación de estar haciendo las cosas correctas, en el momento correcto, de la manera correcta, porque eso es la efectividad. Para aquellos patrones de Kenso Círculo que queráis participar, tan solo tenéis que escribir en Patreon cuál es el hábito que más tiempo os ahorra a la semana. Jeroen, esas personas que se quieran dar de alta en Kenso Círculo, ¿qué tienen que hacer?
Jeroen: Pues simplemente ir a kenso.es/circulo y aquí te encuentras toda la información sobre los diferentes planes, diferentes niveles que tenemos y todos los beneficios porque hay mucho más en KENSO Círculo. Nosotros siempre nos gusta, dos cosas que más me gusta de esta comunidad son el grupo de WhatsApp que tenemos donde cada día estamos ayudando unos a otros con la implementación de los hábitos efectivos. Y también tenemos nuestra Kenzo Lab, que también es una cosa que me gusta, donde los miembros trabajan en grupos de tres en mejorar su efectividad, su productividad, sus hábitos. Y este tiene un gran éxito. Yo creo que es la forma de hacerlo, porque no es lo mismo intentar hacerlo tú mismo que tener un grupo de apoyo que te ayude y que está en la misma situación y que esté igual de motivado en hacerlo que tú. Y también, como beneficio, tenemos nuestra eterna gratitud para los miembros. Y esta semana, un saludo muy especial a Felipe Peña, Carolina Cantero y Patricia Baraja, que se han unido recientemente a KENSO Círculo.
Quique: Así que si tú te quieres unir a KENSO Círculo también, kenso.es barra círculo que te estamos esperando.
¡Nos escuchamos muy pronto!
Outro: Muchas gracias por escuchar el Podcast de Kenso. Si te ha gustado, te agradeceríamos que te suscribas al podcast, lo compartas en tus redes sociales o dejes tu reseña de 5 estrellas para ayudarnos a llegar a más oyentes. Y si quieres conocer más sobre Kenso y cómo podemos acompañarte a ti, tu equipo o tu organización en el camino hacia la efectividad personal, puedes visitar nuestra web, Kenso.es. Te esperamos la semana que viene en el próximo episodio del Podcast de Kenso. donde Quique y Jeroen buscarán más pistas sobre cómo vivir la efectividad para ser más feliz. Y hasta entonces, ahora es un buen momento para poner en práctica un nuevo hábito KENSO.
Quique: Ahorra tiempo para invertirlo en tu vida. ¡Nos escuchamos muy pronto!
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