El algoritmo de la efectividad: descifra tu código personal para el éxito
Episodio 329
¿Alguna vez has sentido que, a pesar de todos tus esfuerzos, tu productividad parece estar estancada? ¿Te has preguntado por qué algunas personas parecen tener el secreto para lograr más en menos tiempo? Quizás sea el momento de descifrar tu propio algoritmo de la efectividad.
En este episodio, exploraremos cómo crear un sistema personalizado que te permita alcanzar tus metas de manera más eficiente y satisfactoria, tanto en tu vida personal como profesional.
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Índice del programa
(02:22) La historia de la productividad
(07:48) El algoritmo de la efectividad KENSO
(13:04) Aplicando el algoritmo en la vida diaria
(17:47) La importancia de la acción
(24:48) Calidad sobre cantidad
(35:27) El poder del enfoque
(41:28) Resumen del episodio
(44:38) KENSO Círculo
(46:14) ¡Nos escuchamos muy pronto!
Recursos mencionados
Reseña: El Ejecutivo Eficaz de Peter Drucker | KENSO Círculo
Reseña: Los siete hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen Covey | KENSO Círculo
Organízate con eficacia de David Allen | Amazon
Reseña: Céntrate (Deep Work) de Cal Newport | KENSO Círculo
Episodio 246: Prioriza con eficacia con la matriz KENSO | KENSO
Formación para empresas | KENSO
Cursos online | KENSO
Coaching personal | KENSO
Y la música de KENSO gratis para Podcasts y YouTube | Uppbeat
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Aviso: el transcriptor a veces no nos entiende, pero vosotros seguro que sí.
Disculpa, si lees algún error en la transcripción.Quique (00:06)
¿Alguna vez has sentido que a pesar de todos tus esfuerzos, tu efectividad se encuentra estancada? ¿Y te has preguntado por qué algunas personas parecen tener el secreto para hacer menos cosas, hacerlas mejor en menos tiempo? Pues quizá sea el momento de descifrar tu propio algoritmo de la efectividad. Y en este episodio vamos a explorar cómo crear un sistema personalizado que te permita alcanzar tus metas de manera más eficiente y satisfactoria. ¡Ojo!
en tu vida personal y en tu vida profesional.
Jeroen (00:39)
Pues bienvenidos a un nuevo episodio de KENSO, el podcast donde descubrirás cómo vivir la efectividad para ser más feliz. Yo soy Jeroen Sangers, científico de datos en busca de algoritmos perfectos para optimizar mi vida.
Quique (00:52)
Y yo soy Quique Gonzalo, explorador incansable de todos esos métodos que nos ayuden a hackear la efectividad y encontrar ese equilibrio perfecto entre logros y bienestar.
Jeroen (01:04)
Esto también lo quiero yo... Pues en este episodio, vamos a ver? Vamos a sumergirnos en un fascinante mundo de la efectividad personal. Espero que estés lista para descifrar tu propio código de éxito, que es lo que vamos a ver. Porque entre otros, vamos a aprender qué es exactamente el algoritmo de felicidad y cómo puede transformar tu vida. Vamos a ver, a aprender cómo identificar tus patronos de productividad únicos. Veremos...
técnicas científicamente probadas para optimizar tu tiempo, energía y atención. Vamos a ver cómo adaptar el algoritmo tanto a la vida personal como a tu vida profesional y finalmente hacemos algunos ejercicios prácticos para implementar tu algoritmo de efectividad desde hoy mismo.
Quique (01:51)
Pues Jeroen me parece todo un planazo para este episodio. Y de hecho estoy seguro que tú que estás al otro lado también te encuentras con esas ganas de sumergirte, como decía Jeroen en este tema. Así que vamos a empezar. Jeroen, ¿qué te parece si primero hacemos un breve recorrido por la historia de la productividad? Porque creo que en cierto modo nos puede ayudar a entender de dónde venimos para saber hacia dónde vamos y apreciar mucho mejor
esa meta que estamos buscando.
Jeroen (02:22)
Me parece una idea excelente, Quique. ¿Por dónde empezamos?
Quique (02:27)
Pues yo creo que sin irnos mucho más lejos sí que podemos ir al origen de la efectividad.
Jeroen (02:33)
No vamos a hablar de dinosaurios, ¿no?
Quique (02:36)
Bueno, podría ser, podría ser, ¿no? Pero en este caso yo creo que vamos a comenzar si hablamos de la efectividad pasada la revolución industrial. Yo creo que es a mediados del siglo XX donde aparece un nombre que cambia el paradigma de lo que antes se estaba haciendo. ¿Sona el nombre de Peter Drucker?
Jeroen (02:55)
Por supuesto. Peter Drucker yo creo que es considerado como el padre de la administración moderna y de hecho hemos reseñado su libro El Ejecutivo Eficaz en KENSO Círculo. Y si no me recuerda malo de este reseña, fue Peter Drucker quien introdujo el concepto del trabajador conocimiento, ¿verdad?
Quique (03:15)
Y si tú también quieres que nos estás escuchando, ser un trabajador del conocimiento y escuchar esta reserña, apúntate a nuestro Patreon en KENSO.es barracírculo y con apenas un par de euros podrás escuchar episodios extras, tener un montón de beneficios. Y efectivamente, como muy bien decías, Jeroen, Dracker fue esa persona visionaria en la comprensión de cómo el conocimiento se convertiría en el recurso más valioso en la economía moderna.
Lo que pasa es que el campo donde realmente despegó en las décadas siguientes fue gracias a una serie de hitos importantes que sucedieron en los 80, los 90... ¿Te pueden sonar algunos, Jeroen?
Jeroen (03:58)
Sí, sí, Como ya hemos hablado de los reseños de libros que hemos reseñado, uno de los libros que más influentes de esta época es Los siete hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen Covey, que publicó ya en el año 89. Y obviamente yo creo que a todo el mundo debería sonar algo porque es un clásico.
Steven introdujo conceptos aquí como la proactividad y también la potencia de comenzar con el fin de mente.
Quique (04:28)
Bueno, Jeroen, llevamos dos libros de la Santa Trinidad de la Efectividad, dos libros reseñados en KENSO. Entonces veo que tienes buena memoria porque, claro, hemos hecho reseña de esos libros. Eso sí, el que te cuento ahora de ese todavía no hemos hecho reseña, pero yo creo que en algún momento llegará. Es un libro clásico que da el gran salto en términos de sistema práctico que viene un poco más tarde. ¿Sabes cuál es?
Jeroen (04:32)
Mm-hmm.
Sí, por supuesto, que es el libro que mí me motivó de empezar a escribir, lanzar un blog sobre la productividad personal. Es el libro del año 2001 de un autor que tal vez te suene, David Allen, y su método Getting Things Done. El libro se llama Organizate Con Eficacia en castellano. Y en este libro encuentras un sistema completo para liberar mente de carga, de recordar tareas y enfocarse en la ejecución.
Quique (05:22)
Fíjate que interesante, Jeroen, porque hemos ido dando saltos más o menos de 20 años en 20 años, de Peter Drucker a Stephen Covey, de Stephen Covey a David Allen y 20 años después está KENSO. Fuera de bromas que está ahí el libro de KENSO Estamos en el camino, estamos en el camino. Como decías muy bien, Jeroen, getting things done, en cierto modo es cierto que revolucionó la forma en la que muchas personas
Jeroen (05:28)
Mm-hmm.
Por supuesto. estamos al mismo nivel que éste.
Quique (05:49)
abordábamos nuestro trabajo y nuestra vida. Yo en mi caso recuerdo cuando lo leí por primera vez que fue como si hubiera encontrado de repente y si hubiera encendido esa luz de... ¡Wua! Yo con esa capacidad creativamente más caótica y me ayudó mucho a poder ponerle ese orden. Entonces, es cierto que eso ya fue hace 20 años, Jeroen y el mundo yo creo que ha cambiado bastante desde entonces, ¿no crees?
Jeroen (06:15)
Sí, obviamente. 20 años las cosas cambian mucho. No sé si te recordas cómo vivías sin móvil, sin smartphone. Tenías móvil pero solo para hacer llamadas, Y, por tanto, hoy en día tenemos estos smartphones, tenemos el concepto de la hiperconectividad, que básicamente presentan soluciones tecnológicas que nos ayudan mucho, pero también presentan algunos desafíos de productividad. Y, por eso...
Todo lo ha cambiado. Es como si estuviéramos constantemente boberiados con información y demandas de atención.
Quique (06:50)
Claro, ya era un correcto. Y por eso es ahí donde entra en juego el concepto de que cada uno de nosotros tengamos un algoritmo personal de nuestra efectividad. En KENSO hemos estado trabajando mucho sobre este tema. De hecho, hay un capítulo, el 175, donde hablamos de 7 más 1 fórmulas para medir tu productividad. La más 1 era la de KENSO. Y yo creo que es algo realmente clave para entender...
Jeroen (07:09)
Sí.
Quique (07:16)
cómo de personalizado hemos pasado a ser. ¿Por qué? Pues porque antes trabajamos en fábricas y todos teníamos claro eso de la matriz de Eisenhower de que era importante y que era urgente. Pero a día de hoy, que para mí es importante, a lo mejor para Jeroen no, y para ti lo que es urgente, a lo mejor para mí no lo es. Por eso nos gusta trabajar en enfoques mucho más adaptados a las demandas del mundo moderno y a las demandas de cada persona. Así que, Jeroen, ¿profundizamos en este concepto?
Jeroen (07:43)
Y claro que sí. Yo quiero saberlo y yo creo que nuestros oyentes también.
Quique (07:48)
Seguro, seguro. Pues después de muchos años de investigación, de experimentación, de acertar, de equivocarnos, hemos ido desarrollando poco a poco lo que en queso llamamos el algoritmo de la efectividad. Y es una fórmula que hemos ido perfeccionando para ayudar a que las personas también podáis dar lo mejor en vuestra efectividad y en vuestro bienestar, es lo más importante.
Jeroen (08:13)
Que interesante Quique, quiero saber más, ¿que podrías explicar de qué consiste este algoritmo?
Quique (08:20)
Sí, en KENSO para nosotros es muy importante alguna serie de elementos que, pues en David Allen, con GTD o Stephen Covey, pasaban más desapercibidos. Pero en cierto modo, la conclusión a la que llegamos es que se puede expresar con la siguiente fórmula, y es que la efectividad es igual al número de interacciones por porcentaje de interacciones de propósito por la capacidad del grado de concentración.
Jeroen (08:48)
Muy bien, muy bien. Has dejado ahí que haya tres términos. ¿Puedes explicar un poco más qué quiere decir cada uno de estos componentes de este algoritmo?
Quique (08:58)
Por supuesto. Cuando hablamos de número de interacciones nos referimos a la acción, a la parte pura y dura. decir, cuántos proyectos abordas, cuántas tareas realizas, con cuántas personas hablas a lo largo del día. La idea es que no puede existir efectividad sin movimiento, es decir, efectividad sin acción. Lo que sucede es que muchas veces si tenemos un gran número de interacciones pero no tenemos el resto de los incógnitos o de los valores de esta ecuación,
nuestro trabajo se ve desvirtuado. Si yo tengo numerosas interacciones, parece que muy en movimiento, ¿verdad, Jeroen? Pero en cierto modo, moverse no significa ser efectivo.
Jeroen (09:39)
Claro, claro.
Quique (09:41)
El segundo de los elementos es el porcentaje de esas interacciones de propósito. Es decir, de propósito, podemos llamarlo también de calidad, porque no todas las interacciones son iguales. Algunas tareas te pueden ayudar a avanzar más, otras menos, algunos proyectos son más importantes, algunas conversaciones más relevantes. Y el objetivo es que te puedas enfocar en lo que de verdad importa para que así lleguemos a algo que para nosotros es fundamental, que es la densidad, que es el número de interacciones
con propósito. Aquí ya veis que ya vamos apilando el beneficio de un lado y el otro. No es solo el movimiento de las interacciones, sino es la calidad de las mismas. Entonces, cantidad y calidad, si se ajustan en un buen balance, encontramos el concepto de densidad. Y el último, que para nosotros es un elemento fundamental, es el grado de concentración. A día de hoy, factor crucial.
porque se refiere a nuestra capacidad para poder mantenernos enfocados en nuestros objetivos a pesar de las constantes distracciones e interrupciones que sufrimos en el mundo moderno.
Jeroen (10:51)
Me encanta tu explicación, me encanta cómo has cogido tres conceptos y las has iniciado en que aparentemente es muy complejo en una fórmula muy sencilla. Cuando antes has dicho que hemos estado perfeccionando este algoritmo, obviamente perfeccionar muchas veces pensamos que vamos añadiendo más factores, pero son solo tres, que este yo creo que también es una...
Quique (11:13)
jajaja
Jeroen (11:17)
una elección que muchas veces tenemos. Si queremos mejorar algo, siempre estamos por efecto. Estamos pensando en añadir algo más, pero también puedes restar para perfeccionar. Y yo creo que es lo que aquí hemos conseguido. Lo hemos limitado a tres. Especialmente me llama la atención como esta fórmula pues esto equilibra la cantidad y la calidad, como te he dicho, la densidad. Podéis darnos un ejemplo de cómo funciona esta en la práctica.
Quique (11:40)
Muy sencillo, imagina que de repente tienes un día en el que realizas 10 tareas. tu número de interacciones. Lo que sucede es que sólo cinco de ellas están alineadas con tu propósito, con tus objetivos principales. Allá tienes un 50 % de interacciones de propósito. Y tu nivel de concentración durante el día lo puedes medir y dices, siento que estado en torno a un 70%.
Pues nuestra efectividad en ese caso siguiendo la fórmula es muy sencillo 10 x 0,5 x 0,7 igual a 3,5. Ahora, si al día siguiente logras realizar 8 tareas y 7 de ellas están alineadas con tus objetivos, allá tienes un 87,5%, mantienes un nivel de concentración del 90%, pues tu efectividad sería 8 x 0,875 x 0,9, 6,3. Así que ya puedes ver Jeroen como pasas de 3,5 a 6,3.
Y desde ahí, incluso habiendo realizado menos tareas, nuestra efectividad se duplica ayer uno.
Jeroen (12:43)
Interesante, porque esto demuestra que, y lo que llevamos aquí explicado muchas veces, que no se trata solo de hacer más, sino de hacer las cosas correctas con el enfoque adecuado. ¿Y cómo podríamos ayudar a nuestra audiencia a aplicar este concepto en su vida diaria? Porque una cosa es un cálculo chulo, un numerito, pero en la práctica, ¿qué?
Quique (13:04)
Pues, como siempre, más importante es ser conscientes. Es decir, el primer gran paso es darnos cuenta de algo que estamos o que no estamos haciendo. Pues, este caso, empecemos a prestar atención a estos tres factores en nuestro día a Y podemos comenzar haciendo ejercicios muy simples de auto evaluación.
Jeroen (13:25)
¿Y cómo le hacemos esto?
Quique (13:28)
Sencillo, al final de cada día, simplemente cuando hagas el checkout dedica unos minutos a responder a estas tres preguntas. ¿Cuántas tareas o proyectos he abordado hoy? Porque tienes tu número de interacciones y esto lo puedes seguir con tu hoja Excel, tu lista de tareas o simplemente tu cuaderno donde vayas teniendo y tachando todas ellas. Y luego, esto es muy importante, que te preguntes de esas tareas...
¿Cuántas de verdad estaban alineadas con tus objetivos principales, con tu propósito? Y lo vas a ver visualmente enseguida. Ahí tienes el porcentaje de interacciones de propósito. Y tu capacidad de mantener la concentración. Cuando estuviste con las tareas, ¿cómo pudiste medir ese grado de concentración? Es decir, ¿sentiste que hubo muchas interrupciones? ¿Sentiste que pudiste empezar y terminarlas? ¿Cómo fue? Como veis, es un tema que en cierto modo en esta última parte es más subjetivo.
Pero tú puedes empezar a medir, por ejemplo, Jeroen, los tiempos en los que eres capaces de mantener tu concentración o los tiempos en los que tú le dedicas de manera directa y completa a una tarea.
Jeroen (14:28)
Mm-hmm.
Me gusta, me gusta, he es sencilla y de hecho estaba, mientras explicabas, estaba pensando pues la cantidad de tareas ya tengo porque tengo mi lista, mi aplicación de tareas y al final del día ya tengo una lista de cosas que tachado y solo tengo que contar de estos, cuáles son alineados con mis objetivos y entonces poner un cifro a mi concentración que es bastante sencilla pero yo creo que también muy poderoso.
Para empezar, ser más consciente de nuestro efecto arteriario. ¿Tú has notado algún patrón común cuando las personas comienzan a hacer este ejercicio?
Quique (15:13)
Sí, Una de las cosas, Jeroen, cuando hemos puesto esto en práctica y tú lo sabes bien, es que las personas se sorprenden al darse cuenta de cuánto tiempo dedican a tareas que no estaban alineadas con sus objetivos principales. ¿Sabes qué sucede? Y esto lo hemos visto muchas veces, que en la selva del día día, como te van cayendo tantas tareas y tú vas terminándolas, esquivándolas, pasándolas...
De repente piensas que has estado haciendo muchísimo, pero si eres capaz de una pequeña auditoría de todas ellas y las vas apuntando, cuando llega el final del día dices, pues es que no eran las que tenía que haber hecho. No eran mis tareas prioritarias. Han sido tareas que han llegado porque parecía que era una urgencia o algo que me han pasado otros o porque no sabía qué hacer y me he puesto con ellos o porque era sencillo o porque era fácil. Y cuando te das cuenta del cómputo de esas tareas a lo largo de un día...
Dices, ¿cómo puede ser que haga tantas cosas que no me llevan a ninguna parte? Sino a sobrevivir al día siguiente, porque al día siguiente van a caer más. Eso por un lado. Y por el otro lado, Jeroen, es cierto que esto es una de las cosas que tú contabas, es común que las personas sobreestimemos nuestra capacidad de concentración. Es decir, pensamos que nos concentramos mucho mejor de lo que de verdad hacemos. Y ya sabemos, ¿verdad, Jeroen?
Jeroen (16:17)
Sí, sí.
mientras cualquier rodilla, cualquier cosa que nos distraiga muy fácilmente y cada vez más, cada vez más tenemos la capacidad de atención de un pez, que saltamos de cosa interesante a cosa interesante. Justo antes has hablado de... me ha gustado esto, de a veces nuestras tareas no están completamente alineadas con sus objetivos principales y pensaba este comentario...
le he dedicado parte de mi día a tareas que no son importantes, le escucho escuchar mucho pero no hablando de tareas sino hablando de reuniones. Yo creo que en reuniones podemos aplicar exactamente la misma fórmula porque yo creo que también hay reuniones, no cuenta solo la cantidad de reuniones sino cómo están alineados y cómo de enfocado estás durante esta reunión.
Quique (17:12)
mmm
Pues, Jeroen, si te parece, te voy a pedir que vayamos un poquito más en profundidad y que nos cuentes qué significa este tema del número de interacciones y de la importancia que tiene la acción. Es decir, vamos a comenzar y cuéntanos toda esta parte que tiene que ver con el número de interacciones.
Jeroen (17:26)
Mm-hmm.
Vale, por dónde empezamos? Que al final, como te he dicho, la razón principal es que sin acción nada cambia. Por eso es importante. Y no se trata de estar ocupado y de estar haciendo cosas o planificando, sino de moverte. Puedes tener los mejores planes del mundo. Yo soy el primero que antes de empezar me empiezo y puedo hacer
planas y estructuras y montarme ya ya automatizaciones incluso para hacer algunas cosas. Pero si después no me pongo en marcha, pues no voy a hacer nada. No es como el viejo ha dicho. El camino de infierno está empedrado de buenas intenciones.
Quique (18:30)
Sí, además esto nos lo cuentas tú muchas veces cuando hablamos de los propósitos de año nuevo, de las buenas intenciones, pocas acciones. Y no puedo estar más de acuerdo, Jeroen. Lo que sucede es que sabemos que a veces es difícil pasar a la acción, ¿no, Jeroen? ¿Algún consejo que nos pueda ayudar para superar esta barrera inicial?
Jeroen (18:35)
Sí, sí,
Mm-hmm.
claro, en KENSO hemos diseñado una técnica que llamamos el impulso de los cinco minutos. ¿Quieres que lo explico?
Quique (18:57)
Imagínate que has dejado ahí el cliffhanger y dices que no, eh. Pues por supuesto, adelante, venga.
Jeroen (19:01)
vale. Vale, va de 5 minutos. La técnica es muy fácil, funciona así. Primero, identifica una tarea que has estado posponiendo. Entonces, lo único que tienes que hacer es comprometer a trabajar en ella solo por 5 minutos. Y claro, todos tenemos 5 minutos y 5 minutos no parece una montaña. No es ir desglosos a esta montaña de tengo que reeditar el informe, vale, no, voy a pensar...
voy a avanzar cinco minutos, escribo tal vez medio de introducción en cinco minutos y una vez que has pasado estos cinco minutos, tú decides si quieres continuar o parar y lo más probable es que continúas porque ya has pasado la inercia.
Quique (19:45)
Fíjate que yo soy el rey de la procrastinación, como tú bien sabes, y esta técnica a mí me cambió. Me cambió completamente por una razón muy sencilla, es la que tú has dicho, Jeroen, que es dar el primer paso. Y cuando ya te has dado cuenta que has comenzado ese proverbio holandés, que en primer paso es medio camino, pues ahí yo lo llevo para que veas muy presente y ayuda de verdad a superar esa inercia inicial. Cuando...
Jeroen (19:53)
Mm-hmm.
Buen comienzo media trabajo hecho.
Quique (20:16)
Al final lo aplicamos en un hay patrones que hemos visto que pueden beneficiar a este enfoque, ¿cierto?
Jeroen (20:18)
Mm-hmm.
Sí, sí, Pues esto hemos observado que funciona particularmente bien con tareas que parecen abrumadoras o que hemos estado evitando por alguna razón. Cuando imaginamos que que hay algo algo muy muy feo esperándonos, no muchas horas de cura, mucha, mucha privación de cosas divertidas. Por ejemplo, estamos pensando en escribir un informe largo, comenzar un proyecto creativo o incluso hacer ejercicio. Quién no ha estado posponiendo
hacer ejercicio, no? Digo, uff, qué ruido de una hora, tengo que ir a... tengo que cambiarme, tengo que ir al gimnasio... Pero una vez que estás allí te pasas bien, ¿eh? Porque has cambiado... has pasado la inercia y entonces una vez que estás adentro, incluso puedes hacer algo extra.
Quique (21:12)
De hecho, Jeroen, yo creo que esa sensación de romper esa barrera inicial de la que hablabas te da todavía más energía, motivación de la buena para continuar. Ahora bien, te voy a pedir que nos cuentes cómo alguien pudiera llevar esto a cabo a nivel profesional. decir, imagínate una manager que desea utilizar esta técnica que estás compartiendo con su equipo, esta técnica en la que directamente pueda...
Jeroen (21:14)
Ajá.
Uh-huh.
Mm-hmm.
Quique (21:40)
utilizar ese impulso de los cinco minutos. ¿Cómo podría hacer?
Jeroen (21:43)
Pues se me ocurren varias ideas. Un manager, un responsable podría implementar sesiones de impulso de 5 minutos al comienzo de cada día, que empezamos todos juntos con estas 5 minutos, o si no quieres hacerlo cada día, cada semana. Y durante estas sesiones, cada miembro del equipo se compromete a trabajar en su tarea más desafiante, esta tarea monstruo, ¿no? Por sólo 5 minutos.
Y este poder era generar el impulso y reducir la procrastinación con todo el equipo. Y como hacéis todo juntos, pues tienes una motivación extra.
Quique (22:16)
mí me parece brutal, Jeroen, si yo hubiera tenido una jefa o un jefe que me dice equipo, los cinco primeros minutos del día vamos a todos enfocados en centrarnos en nuestra tarea prioritaria. No abráis el correo, ahora no contestéis llamadas, ahora no hay reuniones, simplemente vamos a empezar todo el equipo cinco minutos a esa tarea que cada uno de vosotros ha designado como prioritaria. Eso...
Jeroen (22:22)
Uh-huh.
Quique (22:43)
esa persona le dan el premio Nobel de economía, así te lo digo, Jeroen. Así te lo digo.
Jeroen (22:47)
No sé si tendrá el premio Nobel de economía pero sí que tendrá un equipo que es efectivo.
Quique (22:52)
Está mucho más cerca, te lo digo, mucho más cerca. Desde luego. Y hablando de equipos, Jeroen, hablando de equipos. También me interesa mucho saber cómo podemos aumentar ese número de interacciones significativas en un entorno, por ejemplo, trabajo remoto como el que se está dando ahora.
Jeroen (22:59)
Mm-hmm.
Claro, es una pregunta muy pertinente y muy de estos tiempos, ¿no? Aquí una estrategia efectiva podría ser establecer las famosas horas de oficina virtual. Donde los miembros de equipo pueden conectarse para cargar consultas rápidas o colaboraciones espontáneos. Y éste puede aumentar las interacciones productivas si la necesidad de reuniones forma a las constantes. No hace falta que tienes cada semana una reunión. Si tienes la posibilidad de cada martes por la tarde, tienes una hora y que yo puedo...
conectar con mi jefe o con mi compañero y hacer las preguntas que quiero, comentar los temas que quiero y así incrementar esta cantidad de interacciones.
Quique (23:49)
que fíjate, Jeroen, con todo lo que tenemos, con el Teams, con el Zoom, con el Slack, con el WhatsApp, y es como si tuviéramos que mantenerles todos abiertos para ver cuando llega esa interacción. Y como tú dices, si en lugar de eso tuviéramos horas, entre comillas, así por así de llamarlas, de oficina virtual, en este momento es cuando todo el equipo puede entrar a la herramienta, la abrimos y entonces sí. Entonces la utilizamos con un sentido. Y es que si no, de lo contrario, estamos abiertos a que por ahí lleguen...
Jeroen (23:58)
Mm-hmm.
Quique (24:17)
interrupciones, distracciones... Me parece brutal, Jeroen, cómo nos has explicado esta parte de el número de interacciones y la importancia de la acción. Vamos a ir al segundo nivel, que es uno que sabes que mí me apasiona, Jeroen, que es la parte de interacciones de propósito donde la calidad prima sobre la cantidad, porque este es un aspecto crucial. Porque no se trata solo de que hagamos más cosas, no, Esto va de asegurarnos de que lo que hacemos de verdad importa.
Jeroen (24:42)
mmm
Quique (24:48)
Así que, Jeroen, ¿cómo crees que podemos ayudar a audiencia a mejorar en este aspecto?
Jeroen (24:54)
Buena pregunta. Yo creo que lo primero es ser conscientes de que no todas las tareas tienen el mismo valor. No sé si tú tienes alguna técnica específica que recomiendas para priorizar.
Quique (25:06)
tú ya sabes qué propósito, aquí está el master en commande, así que la respuesta es sí. Una de las técnicas que hemos desarrollado en KENSO que más utilizamos en los talleres cuando vamos a las formaciones en las empresas es lo que llamamos la técnica del triángulo de oro. Así que Jeroen yo creo que a la gente le gustará que la expliquemos, ¿no?
Jeroen (25:26)
Sí, sí, sí. Con este nombre de triángulo de oro... Sí, sí, No tiene nada que ver con el triángulo de las bermudas, ¿no? Donde el trabajo desaparece.
Quique (25:31)
Hay que ponerle siempre un punto marquetiniano, ¿vale? O sea, si no, imagínate que lo llamáramos los tres...
No, no, Mira, me ha gustado mucho. Podemos empezar ahora a comparar el triángulo de las bermudas del día día, que suele ser la realidad, con el triángulo de oro. El triángulo de oro consiste en identificar las tres tareas más importantes del día que te acercarán a tus objetivos a largo plazo. Y funciona de una manera muy sencilla. Cada noche antes de acostarte identifica las tres tareas prioritarias y claves para el día siguiente.
Jeroen (25:48)
Sí.
Quique (26:10)
tareas esenciales, esa tarea prioritaria que va a marcar la diferencia. Asigna un bloque de tiempo específico para cada una de estas tareas en tu calendario, es decir, dale ya la importancia de antemano que merece. Ojo, aquí estoy diciendo antes de acostarte porque puede ser a nivel personal, pero si es a nivel profesional es antes de irte de la oficina, que lo vayamos entendiendo. No significa que a nivel profesional justo cinco minutos antes de irme dormir a la cama...
¿abra el outlook para ver que tengo y desde ahí hacer? No. Significa antes de que termine mi jornada laboral o mi jornada personal. Como os decía, segundo paso, asignar ese bloque de tiempo que nos permita demostrar que le vamos de verdad a dedicar el valor a esa tarea que tiene. Y entonces, como si fuera una reunión, le asigno un tiempo. Y a partir de ahí, al día siguiente, comprometernos. Porque no necesitamos planificación.
Jeroen (26:58)
mmm
Quique (27:06)
Necesitamos compromiso. La planificación la aguanta todo sobre el papel. El compromiso es lo que da la consistencia para alcanzar los objetivos. Así que, al día siguiente, tu máxima es completar esas tres tareas antes de pasar a otras tres tareas que van a ser, desde luego, mucho menos importantes. Y ahí es donde tienes ese triángulo de oro versus la parte del triángulo de las bermudas.
Jeroen (27:34)
Interesante, interesante. Justo antes de grabar hoy estaba escuchando el último episodio del podcast de Tim Ferriss. Y ya sabes, Tim Ferriss a veces tiene cosas brillantes, a veces rollo mucho y está famoso por sus entrevistas de dos horas, pero en este caso ha hecho una píldora de 20 minutos y habla sobre cómo puede ser efectivo. Y claro, nosotros ya tenemos este guión escrito.
Y habla básicamente de la técnica de triángulo de oro que él aplica también y simplemente un matiz que yo he encontrado interesante que podemos añadir, que podemos copiar a Tim que dice al identificar las tres tareas más importantes, su criterio es ¿cuáles son las tres tareas que más miedo me dan, que más me preocupan? Porque estas obviamente son las más importantes y también los que más probablemente empiezan a procrastinar.
Quique (28:20)
mmm
Jeroen (28:29)
porque son desagradables y obviamente estas conversaciones desagradables que te estás evitando seguramente tienen muchas posibilidades que sean una de estas tres tareas más importantes.
Quique (28:40)
Me parece que un tema interesante, Jeroen, para que podamos en un momento determinado crear un episodio en el que la velemos de verdad cómo identificar lo que es una tarea prioritaria. sea que me parece... Ahí tenemos un buen temazo, sí, sí.
Jeroen (28:52)
Sí,
Perfecto. ¿Cómo crees que aplicar esta técnica de elegir las tres tareas más importantes de asignar bloques de tiempo específico y comprometed a completar estas tareas ayuda a aumentar el porcentaje de interacciones de propósito?
Quique (29:16)
Es muy sencillo, Jeroen, asegurándonos de que una gran parte de nuestro día la hayamos dedicado a esas actividades de alto impacto que de manera natural van a aumentar tu porcentaje de interacciones de propósito. Vas a ver que cuando hagas este ejercicio con perspectiva el día anterior, cuando decíamos que lo elijas el día antes al finalizar la jornada laboral o la jornada personal, lo vas a ver pre claro. Pre claro.
Porque como decía Jeroen, puede haber indicios. Oye, pues es una tarea que estoy procrastinando, es una tarea que sé que me va costar más o que me va llevar más tiempo y por eso... Pero esas son las tareas prioritarias que te dan impacto y propósito, Jeroen.
Jeroen (29:57)
Entiendo. En este momento, me acabo de dar cuenta de algo porque hemos hablado primero del primer factor de nuestro algoritmo que es la acción y ahora estamos hablando de propósito, de hacer cosas con sentido y estos son justo los dos ejes de la matriz de priorización de Kensho que si te interesa pues tenemos todo en episodio sobre esta matriz, episodio 246. Por eso...
Si buscas una forma de organizar tus listas y aplicarlo un poco a la práctica y organizar tus tareas por acción y prioridad, recomendamos que vuelvas a escuchar este episodio. Esto al lado, pero hablando del nuestro tema de interacciones de propósito, me estoy preguntando qué pasa con todas estas otras tareas que surgen de la tarea que tal vez no son tan importantes. Cómo manejas las interrupciones y más que nada las urgencias inesperadas?
Quique (30:49)
Pues es un excelente punto, Jeroen, porque cuando nos llega una urgencia, nos tenemos que hacer dos preguntas. En la primera pregunta vamos a verificar la calidad de esa tarea que nos cuentan, o nos dicen, o nos venden como urgente. Y es simplemente que te preguntes ¿cómo está alineada con tu propósito y tus objetivos? Porque muchas veces aceptamos en caliente trabajo que ni siquiera deberíamos hacer o que nos va a aportar realmente poco.
Simplemente porque alguien ha dicho que es para ya, que es para ahora. Y la segunda pregunta que es importante hacernos es, ¿exactamente cómo de urgente es? Es decir, ¿cómo de caliente es? Porque no todo tiene la misma temperatura. ¿Sabéis qué sucede? Que normalmente diferenciamos entre urgente y no urgente. Y eso solamente nos da dos casillas en las que poder meter las tareas. A mí, Jeroen también...
Nos gusta hablar del termómetro. Porque cuando es termómetro, puedes tener fiebre que estás a 42 grados o a 38 grados. Pero ahí ya puedes ver que hay una que es más importante que la otra. Hay una que es de 42, hay una que puede ser de 39, hay otra que te la están vendiendo y en verdad no es ni fiebre, así decirlo, es de 35. Entonces es muy importante que tú tengas esta capacidad del termómetro. Entonces, lo que es necesario...
es que estamos hablando de una urgencia que va por delante de todo lo demás y todo tiene que esperar si de verdad estamos en los niveles más altos. Y aquí puedes aplicar, para saber de verdad la temperatura que es y no la que te intentan vender, la técnica del café caliente. Porque, Jeroen, ¿tú qué haces cuando tienes una taza de té muy caliente?
Jeroen (32:39)
pues me espero y soplo un poquito. Si quiero beberlo ya.
Quique (32:46)
Efectivamente, eso es la técnica que nosotros llamamos del café caliente. En lugar de coger y beberla ya, porque entonces va aparecer y va a estar más caliente lo que es, vamos a dejarla reposar y a ver cuál es de verdad la temperatura de esa urgencia que nos vende ese compañero. Vamos a hacerle preguntas, no vamos a echarle ni al fuego, vamos a ver si es más prioritario que aquello que estamos haciendo nosotros ahora o que nos habíamos marcado dentro de ese triángulo de oro. Desde ahí podrás conseguir
saber de verdad si es una urgencia y qué temperatura tiene esa urgencia. Y te aseguro que si utilizas estas técnicas es probable que más de la mitad de las cosas que te venden como urgencias te des cuenta que no lo son.
Jeroen (33:30)
Vale, ok. Tengo otro punto más sobre este tema de de la la inter de las interacciones de propósito y es que cómo podemos llevar esto a un contexto de equipo empresa igual que me he visto anteriormente. Pues con esto también me gusta saber cómo cómo pueden declarar o cuáles son las interacciones de de de propósito pero a nivel de equipo o nivel de empresa.
Quique (33:44)
mmm
Claro, cuando nosotros trabajamos para equipos de alto rendimiento, siempre lo que hacemos es que entiendan muy bien cómo poder implementar una revisión semanal donde cada miembro comparta sus triángulos de oro. ¿Por qué? Porque por anticipado ya marca el enfoque y la dirección y el rumbo del equipo lo que estamos haciendo. Y no sólo ayuda a alinear las prioridades del equipo, sino que además fomenta la responsabilidad y la colaboración.
Si yo cuando me reúno con Jeroen los lunes, él me cuenta cuál es su triángulo de oro para la semana, sé hacia dónde se está dirigiendo. Yo le comparto el mío, sé hacia dónde nos estamos dirigiendo, los lugares comunes, dónde le puedo ayudar, dónde me puede ayudar, dónde ya me he comprometido a hacer algo. Y eso nos ayuda a generar un compromiso mucho mayor entre los miembros del equipo. Yo lo que me doy cuenta Jeroen es que la mayoría de veces la gente hace reuniones de comienzo, reuniones de comienzo del día o de comienzo de semana.
Lo que pasa es que las hace sin un sentido, por así decirlo. entonces, todas estas son las herramientas que de verdad hacen que el tiempo que le estamos dedicando, que es la parte de cantidad, le demos calidad. Y entonces es donde aparece ya la densidad. Si yo le dedico todas las semanas con el equipo, en el inicio, media hora y utilizo este tipo de técnicas, entonces es donde aparecen las relaciones de densidad.
Jeroen (35:19)
encanta esta idea. Vale, nos queda un último componente de nuestro algoritmo, el grado de concentración. Vamos a ver el poder de enfoque.
Quique (35:27)
Pues Jeroen, para mí este es un componente crucial en la era de distracciones constantes en las que vivimos. ¿Tú qué estrategias has encontrado más efectivas para mejorar tu concentración ahora que estamos justo a punto de lanzar, nunca mejor dicho, un curso online sobre concentración?
Jeroen (35:47)
Sí, en breve habrá muchas noticias sobre concentración. Vamos a hablar mucho de concentración. Por tanto, excelente pregunta, Quique. Una técnica que hemos encontrado particularmente útil en Gensho es lo que llamamos los periodos de enfoque profundo. ¿Quieres que te lo explico? No, porque ya es obvio, Periodos de enfoque profundo quiere decir que necesitas periodos en que te enfoques de forma profundamente. Sí, Vale, muy fácil.
Quique (36:12)
¿Cómo funciona en Jeroen?
Jeroen (36:16)
Son cuatro pasos. Primero, eliges una tarea importante que requiere concentración, que no sea una de estas fácilities que puedes tachar en 30 segundos. Entonces, programas un bloque de tiempo de 90 minutos en tu calendario. ¿Por qué 90 minutos? Porque va vinculado con los ritmos ultradianos de tu cerebro. Pues tu cerebro trabaja durante el día también con ritmos de 90 minutos más o menos de concentración y después uno es
20 minutos o 30 minutos de baja niveles de concentración. Igual que durante la noche tenemos estos ritmos que todos conocemos del profundo sueño profundo, sueño ligero, el sueño REM, pues durante el día también hay algo similar y se ha visto que más o menos estos ritmos duran 90 minutos y después de más de 90 minutos no podemos concentrarnos. Por tanto, programas este bloque de tiempo y durante este tiempo que tienes bloqueado
Desconectate completamente, apaga las notificaciones y evita también cualquier multitarea. No haces nada más que esta tarea que tienes preseleccionados. Y después de estos 90 minutos, toma este descanso de 20 minutos para recuperarte, para desconectar. También si quieres hacer que hacer en este pausa de 20 minutos para recargar las pilas y para volver hasta máximo, pues tenemos un episodio sobre esto también, un vídeo sobre cómo tomar pausas efectivas.
Y entonces podrás comenzar otra periode de enfoque profundo.
Quique (37:48)
Jeroen, tú y yo lo sabemos. Cuéntales a la audiencia, por favor, cómo mejora la concentración a largo plazo utilizando esta técnica.
Jeroen (37:55)
Bueno, sí, buena pregunta, que si practicas y, regularmente, con estos periodos de enfoque profundo, durante 90 minutos, ya verás que al inicio te va costar mucho, pero, al intentarlo, estás entrenando tu cerebro para mantener la tensión por periodos más largos. Es como un muscular que se fortalece con el ejercicio que ahora hemos, gracias al móvil, hemos entrenado para despistarse cada 30 segundos o más, ¿no? Pero...
Con este tipo de ejercicios de trabajo profundo podemos entrenar nuestra concentración para que poco a poco tendremos más capacidad de concentración.
Quique (38:32)
Jeroen, yo sé que ahora mismo muchas personas de las que están escuchando, están saltando su mono y les está diciendo, esto es Jeroen y que 90 minutos, 90 minutos, yo es que no tengo 90 minutos, es imposible hacer esto. Así que Jeroen, para ellos es hemos preparado para esas personas que les es más complejo bloquear 90 minutos sin interrupciones aunque luego van a querer que sean 90 minutos.
Jeroen (38:36)
Mm-hmm.
Claro, claro. Esto me hace pensar en el libro Deep Work de Carl Newport, que habla básicamente de trabajo profundo y la primera técnica que explica es el monocástico, que es básicamente no un bloque de 90 minutos, sino de varias semanas dedicado unímicamente a cerrarse en una cabaña de bosque. Y aquí incluso yo digo este es imposible, no puedo hacerlo y tampoco quiero llegarlo. lo que podemos hacer es simplemente hacer un poco más pequeño.
pues podemos hacer una versión modificada que llamamos micro enfoque, que simplemente serán periodos de concentración más cortos de 25 minutos y después uno que descanso de 3 minutos, por ejemplo. O si este es demasiado, pues bajas todavía más. Antes hablamos del 5 minutos, 5 minutos es demasiado corto, pero también podemos pensar en hacemos 10 minutos de trabajo profundo.
y dos minutos de pausa donde puedes conectar, puedes contestar a estas mensajes de Teams que no puedes dejar esperar más por la altura que tenéis en la empresa y vuelves a concentrarte durante diez minutos. Mira cómo puedes hacerlo, pero enfócate, bloquea todo lo demás y durante este periodo que tú has dedicado diez minutos, veinticinco minutos, enfócate realmente en esta tarea e intentes avanzar todo lo que puedas y después tendrás tu descanso y tu posibilidad de
volver a interactuar con el mundo si este es lo que necesitas.
Quique (40:22)
Al final Jeroen, vemos que lo más importante y algo que trabajamos mucho en KENSO es el adaptarnos a las necesidades de las personas, entender las diferentes realidades para que puedan poner en práctica ese primer paso y luego ir hacia los siguientes. Así que, ¿cómo la podemos aplicar dentro de un mundo donde cada vez vemos que la parte digital nos está abrumando?
Jeroen (40:46)
Sí, este es un punto muy pertinente. El mundo es digital. Tenemos cada mes más herramientas digitales que nos ayudan, pero deben que nos causen problemas, como has visto. Y una cosa que puedes hacer es también dar la vuelta eléctrica a esta tecnología y utilizarlo en tu favor. Por ejemplo, una estrategia efectiva es utilizar aplicaciones de bloqueo de distracciones durante tus periodos de enfoque.
Hay periodos como Forest o FocusMate o lo que sea, que bloqueían temporalmente el acceso a las redes sociales, al correo electrónico y otras páginas web potencialmente distractores.
Quique (41:28)
Esto, Jeroen, me parece brutal porque ahora que hemos cubierto esos tres componentes de nuestro algoritmo, yo creo que es un momento de ponerlo en práctica con esas acciones, esas recomendaciones que hemos compartido y pasar a hacer un poco un resumen del episodio de hoy. Así que vamos a ver qué hemos visto. Repasemos los puntos clave para ti que nos estás escuchando. Hemos hablado del algoritmo de la efectividad.
y éste se expresa como efectividad es igual al número de interacciones por porcentaje de interacciones de propósito por el grado de concentración. Para aumentar ese número de interacciones podemos utilizar la técnica del impulso de los cinco minutos que nos ayuda a superar la inercia inicial de aquellas tareas a lo mejor que estamos procrastinando o tareas que son prioritarias y queremos dar ese primer paso. Y si queremos mejorar el porcentaje de interacciones de propósito
pues podemos recomendar el triángulo de oro y la matriz de priorización de KENSO, es decir, esas tres decisiones que nos ayuden a saber muy bien cuáles van a ser las prioridades del día después y el guardar bloques de tiempo para ponernos con ella. La matriz de priorización de KENSO la tenéis disponible en otro episodio, pero podéis escucharlo de manera completa. Y para mejorar nuestro grado de concentración,
Jeroen (42:31)
Mm-hmm.
Quique (42:52)
siempre podemos implementar, como nos hablaba Jeroen, esos periodos de enfoque, tanto los profundos, aquellos que tienen mayor duración, esos 90 minutos, o los de microenfoque, dependiendo de cuál sea tu entorno de trabajo. O sea que desde ahí, vamos adelante.
Jeroen (43:09)
¡Una excelente resumen, Lo más importante es recordar que este algoritmo no es una fórmula rígida, sino una herramienta flexible que cada uno podrá adotar a sus necesidades y circunstancias únicas. Por tanto, no votamos así, también adapta la fórmula si necesitas.
Quique (43:24)
Correcto. Ahí está la clave, experimentar, experimentación continua, mejora continua e ir ajustando. Jeroen, ¿algún pensamiento, idea final para nuestra audiencia?
Jeroen (43:33)
Mm-hmm.
Sí, yo creo que me gustaría añadir que la efectividad no es solo sobre hacer más, sino sobre hacer lo que realmente importa. Y este algoritmo que hemos visto hoy nos ayuda a enfocarnos en lo esencial y a maximizar, maximizar nuestro impacto.
Quique (43:53)
Muy bien dicho, Jeroen. Y recordad que el verdadero éxito no se mide solo por la cantidad de cosas que hacemos. Va más allá. Es por el impacto y la satisfacción que obtenemos de ella. Así que, recuerda, adapta, prueba, experimenta todo lo que has escuchado en el capítulo de hoy y crea tu propio algoritmo, que no solo te va hacer más efectivo, sino probablemente mucho más feliz. Y compártelo con nosotros en redes.
Mándanos un correo a info, que en su punto de vista nos encanta escucharos. Un comentario en la aplicación desde la que estás escuchando ahora mismo el episodio. Nos encanta saber que estáis al otro lado. que, oye, un poquito de cariño también, ¿verdad, Jeroen?
Jeroen (44:38)
Así es, así es. Y antes de despedirnos, quiero... prestar un momentito para dar las gracias a cuatro personas fantásticas que son David Ballester Menguez, Elia Alfonso Rós y Belén Trapella, que son cuatro personas que se unen a KENSO Círculo. Y si escuchas este podcast frecuentemente ya sabes todo lo que aporta, tanto, no voy a repetir toda la lista de beneficios que tiene, simplemente destacar una cosa que a mí me...
Me encanta que hemos mencionado en este episodio varias veces episodios antiguos y una de las cosas que estamos haciendo en KENSO Círculo es dentro de un apartado que tenemos que es el Club de estudio pues cada dos semanas cogemos un episodio antiguo y lo volvemos a escuchar y analizar y competimos entre todos los aprendizajes porque claro estás escuchando ahora episodio 329
y por tanto hay mucha sabiduría y muchas cosas interesantes en todo el catálogo. Y antes había personas que me comentaban y me que hay descubierto recientemente tu podcast y he votado escucharlos desde el primer capítulo. Yo creo que hoy en día este no es muy factible, pero lo que sí que podemos hacer es entre todos elegir unos episodios que son muy interesantes y analizarlo juntos como unos beneficios que tenéis en que se circuló. Y por tanto, si quieres
unida también a este club de personas que están realmente comprometidos con su efectividad, pues a partir de solo una hora media al mes, desde kenso.es/circulo.
Quique (46:11)
que es maravilloso poder tener esa comunidad.
Jeroen (46:14)
Y así, ya llegamos al final de otro episodio de KENSO. Esperamos que estas estrategias te ayuden a descifrar tu propio algoritmo de efectividad y a alcanzar tus metas de una manera más satisfactoria.
Quique (46:25)
Y recuerda que tu algoritmo de la efectividad es como tu huella digital, es única, es irrepetible, así que no tengas miedo de experimentar, de ajustar hasta que encuentres lo que de verdad funciona para ti.
Jeroen (46:38)
Bien dicho Quique, yo creo que la efectividad no tiene que ver con seguir reglas rígidas, sino con encontrar tu propio ritmo y tu propio flujo.
Quique (46:45)
Correcto, Jeroen. Y de hecho, si alguna vez nos sentimos abrumados, recuerda, a Jeroen y a mí también nos ha pasado. qué hacíamos? Respirar profundo, dar un paso atrás y preguntarnos, ¿esto me acerca de verdad a mis metas reales, a mi propósito? Porque a veces la acción más efectiva es hacer una pausa y simplemente recalibrar.
Jeroen (47:07)
Excelente consejo para hacer Quique. Y con esto nos despedimos hasta el próximo episodio.
Quique (47:12)
Sí, recordad, nuevo hábito de KENSO, optimiza tu algoritmo personal para amplificar tu efectividad y felicidad. Nos vemos muy pronto.
Jeroen (47:22)
Hasta la próxima semana, amigos. Que tengáis una vida efectiva y feliz.
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