Kanban personal: el sistema japonés que multiplicará tu productividad
Episodio 339
¿Te has encontrado alguna vez mirando tu lista de tareas y sintiendo que te ahoga? ¿O quizás has tenido ese momento de pánico cuando recuerdas, justo antes de dormir, todas las cosas que olvidaste hacer hoy? Si te sientes identificado, no estás solo.
Hoy vamos a descubrir cómo transformar ese caos en claridad con una herramienta fascinante: el Kanban personal.
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Índice del programa
02:55 Historia y origen del kanban
06:01 La importancia de la visualización en el trabajo
08:58 Implementación del kanban en proyectos
11:03 El mito del multitasking
15:00 Implementación práctica del kanban personal en 6 pasos
16:12 Paso 1: Creando tu primer tablero
19:04 Paso 2: Añadir las tareas pendientes
20:43 Paso 3: Priorizando con la Matriz KENSO
24:49 Paso 4: Estableciendo el límite del WIP
29:18 Paso 5: La técnica del “Pull”
32:55 Paso 6: Cerrando el ciclo: el poder de completar
37:17 Personalizando el kanban según tu estilo
44:18 Errores comunes en el uso de kanban
51:46 La regla de oro: aprender de los errores
52:51 Resumen del episodio
55:30 Tu plan de acción
57:14 ¡Nos escuchamos muy pronto!
Recursos mencionados
Consider It Done! Plan Making Can Eliminate the Cognitive Effects of Unfulfilled Goals | Journal of Personality and Social Psychology
Multitasking: Switching costs | American Psychological Association
Cognitive control in media multitaskers | Proceedings of the National Academy of Sciences
Personal Kanban: Mapping Work - Navigating Life de Jim Benson y Tonianne DeMaria | Amazon
Efectividad KENSO: Tu método personalizado para decidir qué hacer con tu tiempo y tu vida de Raúl Hernández, Enrique Gonzalo y Jeroen Sangers | Amazon
Episodio 18: Metodologías ágiles con Jerónimo Palacios | KENSO
Episodio 106: Establecer objetivos alcanzables | KENSO
Episodio 240: Tu método personalizado para decidir qué hacer con tu tiempo y tu vida | KENSO
Episodio 246: Prioriza con eficacia con la matriz KENSO | KENSO
Formación para empresas | KENSO
Cursos online | KENSO
Coaching personal | KENSO
Y la música de KENSO gratis para Podcasts y YouTube | Uppbeat
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Aviso: el transcriptor a veces no nos entiende, pero vosotros seguro que sí.
Disculpa, si lees algún error en la transcripción.Quique (00:06)
has encontrado alguna vez mirando tu lista de tareas y sintiendo cómo te ahogas? O quizá has tenido ese momento de pánico cuando recuerdas justo antes de irte a dormir todas aquellas cosas que olvidaste por hacer hoy. ¿Se te sientes identificada e identificado? Recuerda, no estás solo. Hoy vamos a descubrir cómo transformar ese caos en claridad con una herramienta fascinante, el Kanban personal.
Jeroen (00:31)
Bienvenidos a un nuevo episodio de KENSO, el podcast donde descubrirás cómo vivir la efectividad para ser más feliz. Yo soy Jeroen Sangers, aprendiz en la visualización de datos y la optimización de procesos.
Quique (00:42)
Y yo soy Quique Gonzalo, aprendiz en el arte de simplificar lo complejo para hacer una vida más llevadera.
Jeroen (00:50)
en el episodio de vamos a descubrir cómo el Kanban personal, esta herramienta, puede revolucionar tu forma de gestionar tu trabajo y tu vida. Y no, no es sólo otro método más de productividad, es algo diferente, algo especial.
Quique (01:04)
Y sabes que me encanta del Kanban personal? Pues que se adapta al estilo de cada uno de nosotros. Tanto si eres una persona azul, organizada y estructural, fantástico. Si eres una persona con ese perfil amarillo creativo como yo, también te va funcionar.
Jeroen (01:21)
Exacto, exacto. Y hoy vamos a compartir historias reales que te van a sorprender. Como la de nuestro amigo Alejandro, es un directivo creativo que pasó de tener 20 proyectos en el aire a completar más cosas que nunca, sin perder su chispa creativa.
Quique (01:36)
o como cuando implementamos Kanban para planificar este podcast porque yo creo es Jeroen que recordarás ese caos en el que nos movíamos antes, ¿verdad?
Jeroen (01:45)
Así. No, cómo olvidarlo. Pero dejamos esta historia para más adelante. Hoy, ¿qué vamos a ver? Primero, ¿por qué el multitasking es un mito y cómo estás saboteando tu productividad? Vamos a ver cómo... Multitarea, sí, sí. O mejor dicho, vamos a hablar de monotarea, que me gusta más. También vamos a ver cómo un simple tablero puede transformar tu forma de trabajar.
Quique (01:57)
Cuando hablamos de multitasking hablamos de multitarea.
Jeroen (02:10)
Compartimos tres técnicas clave para implementar el cambio de tu vida y lo más importante, vamos a enseñar cómo adaptarlo a tu personalidad única.
Quique (02:19)
Y ya sabes que si además como eres como yo de los que nos cuesta mantener el foco vas a descubrir cómo hacer que este sistema tarabaje para ti en lugar de que tengas que luchar contra él.
Jeroen (02:30)
Y también vamos a compartir algunos ejemplos prácticos de cómo usamos Kanban nosotros en Gensho y por qué se ha competido en un elemento fundamental en nuestras talleras de efectividad.
Quique (02:41)
Vamos a por ello, vamos a descubrir cómo hacer mejor las cosas para lograr más. Comenzamos con un poquito de historia sobre qué es el kanban y de dónde viene el kanban. Vamos a por ello.
Jeroen (02:55)
Sí, sí. Y esta vez, yo creo que es el primer episodio desde que hablamos de historias que no nos vemos a los estoicos, ¿no? Porque el Kanban tiene una historia fascinante. Todo comenzó en un lugar que todos conocemos muy bien, a menos de las películas. Un supermercado de estos estadounidenses.
Quique (03:14)
hemos saltado de los estoicos a los estadounidenses, me estás diciendo que una de las herramientas más poderosas de efectividad nació entre estantes de cereales y papel higiénico.
Jeroen (03:24)
Sí, ahí, Pues imagínate esto. Estamos en los años 40 del siglo pasado y Taichi Ohno, no sé si lo pronuncié bien, que era un ingeniero de Toyota, estaba paseando por un supermercado americano durante sus vacaciones.
Quique (03:40)
Como cuando nosotros vamos de viaje y no podemos evitar fijarnos en cómo trabaja o cómo las personas hacen lo que hacen, ¿verdad?
Jeroen (03:48)
Efectivamente justo. esto, Taichi Ohno observó que algo que para nosotros ya es obvio, pero que en esta época era algo revolucionario. Que notó que en nuestros supermercados las estanterías siempre estaban perfectamente abastecidas, sin exceso de inventario. Todo correcto.
Quique (04:06)
como cuando abres la nevera y sabes exactamente qué necesitas comprar porque puedes ver lo que falta,
Jeroen (04:14)
Precisamente, precisamente. Y uno se di cuenta que los supermercados sólo ponían los lo que los clientes compraban. Nada más, nada menos. Y pensó para y si esto podríamos aplicar a la fabricación de coches de los Toyota.
Quique (04:29)
Esto ya empieza a recordarme a cuando reorganizamos nuestra forma de crear contenido en KENSO, porque antes intentábamos planificar todos los episodios del año.
Jeroen (04:40)
Sí, y era un desastre. Y ahora utilizamos un tablero Kanban que nos permite ver claramente qué episodios están en preparación, cuáles en grabación y cuáles están listos para publicar. Y no hay todo un año de episodios aquí, solo los próximos tres, cuatro, cinco episodios que estamos planificando.
Quique (04:59)
Yo creo que ya nuestros oyentes hay algo que les empieza a intrigar, Jeroen y es cómo nos trasladamos de fabricar coches a gestionar nuestras vidas personales. ¿Dónde está ese salto?
Jeroen (05:11)
Sí, este yo creo que es para mí la parte más interesante porque yo no tengo una fábrica de coche ni un supermercado y hoy en día hablamos del Kanban personal, ¿no? La Kanban como sistema, después hablamos más de qué es exactamente, pero la primera persona que habló, habló de Kanban personal aplicado a profesionales o personas como tú y yo fue Jim Benson. Y Jim se di cuenta de algo crucial que dice, nuestras mentes funcionan también como pequeñas fábricas, con algunas excepciones, obviamente.
Quique (05:42)
La mía sería más bien como la fábrica de chocolate de Willy Wonka. Pero la versión de Gene Wilder, ¿eh, Jeroen? La versión de Gene Wilder.
Jeroen (05:46)
Sí, sí, Exacto. Y igual que una fábrica necesitamos un sistema para gestionar nuestro inventario mental. Piensa en todas estas ideas, tareas, este proyecto que tenlas en la cabeza ahora mismo.
Quique (06:01)
Si yo me estoy agobiando solo de pensarlo, no me quiero imaginar cómo debe estar a lo mejor la gente que te está escuchando de camino en el coche o corriendo, haciendo un poquito de deporte en el gimnasio, porque en cierto modo es como tener 50 pestañas abiertas en el navegador.
Jeroen (06:18)
Así es, así es. Y aquí es donde entra la belleza de un Kanban personal. Jim Benson se dio cuenta que necesitábamos una forma de visualizar todo este trabajo mental. Igual que en las fábricas de Toyota visualizaban todos los piezas del coche.
Quique (06:32)
Bien, o sea que hemos hecho ese salto desde un viaje en los años 40 de Taichio Ono hacia el presente con Jim Benson y ahora ya empezamos a entender un poquito mejor hacia dónde nos estamos moviendo. Y yo me acabo de dar cuenta un poquito de algo que tiene que ver con esto y es como con el teletrabajo y las mil distracciones que a día de hoy tenemos desde trabajar desde casa, desde trabajar de la oficina. Esto
se está convirtiendo en tener un sistema estructurado, adaptado a ti, algo que es más importante que nunca antes.
Jeroen (07:07)
Sí, absolutamente. Hay un estudio de la American Psychological Association que ha encontrado que estas interrupciones constantes que vivimos y el cambio entre las tareas, saltamos de tarea a tarea, estos malos hábitos pueden reducir nuestra productividad hasta un 40%.
Quique (07:22)
Sí, de hecho para mí ese es uno de mis estudios favoritos y el un por una razón muy sencilla y es que no es que gastemos el 40 por ciento de nuestro tiempo multitárea sino que esta parte de nuestro tiempo laboral se nos va de las manos. Es como cuando estamos cocinando tres platos a la vez. Crees que estás siendo hiper productivo pero al final se te quema el arroz, la salsa se te está saltando, no te sale como esperaba. Así que sucede al final que acabas.
Jeroen (07:48)
Pues acabas pidiendo comida a domicilio, ¿no?
Quique (07:52)
Eso es, eso se lo come Lua en mi caso. Pero es verdad que en nuestros talleres de KENSO vemos constantemente cómo la gente lucha contra esta sensación, porque además es que parece que es el estado normal de las personas. El tener mil tareas en la cabeza y al mismo tiempo ir gestionando mil pistas de circo al mismo tiempo. No. Necesitamos un sistema que nos pueda ayudar a gestionarlas. Y ahí es donde entra kanba
Jeroen (08:21)
Sí, evidentemente, porque creo que es fascinante que este Kanban personal no solo ayuda a gestionar las tareas, también que nos ayuda a entenderles mejor a nosotros mismos.
Quique (08:31)
porque además te da la opción de descubrir hábitos que tú puedas mantener. mi caso recuerdo el momento en el que me di cuenta de una mala costumbre que era como buen creativo que soy pues el empezar tres proyectos nuevos cada vez que me atascaba con lo difícil. Para mí era como mi salida, mi escape y lo único que ya te puedes imaginar Jeroen que pasaba es que al final tenía cuatro proyectos
En lugar de haber terminado uno, pasará al siguiente y luego el siguiente.
Jeroen (09:02)
O también, en KENSO también hemos notado cuando hemos implementado el Kanban para organizar nuestros propios proyectos, las formaciones, los cursos online que estamos creando, los episodios de podcast. Y muy rápidamente porque era tan visual nos hemos dado cuenta que estamos comprometiéndonos con demasiados proyectos simultáneos. Que no puede ser que tenemos 20 cosas pendientes en cada mente que sólo siendo dos personas. quiere decir que estamos fragmentando nuestro tiempo demasiado.
Quique (09:30)
correcto porque al final quieres dar lo mejor en todos los lugares, quieres escribir el mejor libro, lanzar un nuevo curso online, mejorar el curso presencial, hacer vídeos personales para el canal de youtube, mejorar cómo haces el día a día del podcast y todo esto sobrevivir en la vida, ¿no? Pues esa época yo creo que la recordamos de una manera que... ¿cómo decirlo, Jeroen? Quizá un poco para olvidar, ¿no?
Jeroen (09:58)
Sí, sí, Al final fue el Kanban que nos ayudó a ver que necesitamos enfocarnos en una sola cosa a la vez. O pocas cosas a la vez,
Quique (10:07)
Pues qué te parece si profundizamos y compartimos con la audiencia cómo funciona en concreto este sistema de Kanban.
Jeroen (10:15)
Sí, perfecto, perfecto. Pero antes déjame compartir un dato interesante que el libro de Benson & sobre el Kanban personal, que aquí hay un dato específico que dice que el 70 % de las personas que implementan Kanban personal reportan una reducción significativa en su nivel de estrés y las primeras dos semanas. 70 % obviamente con un granito de arena, porque, un granito de sal porque son los autores del libro de método, Por tanto van a decir obviamente que funciona muy bien.
Tal vez no son 70 por ciento, pero sí que yo creo que hay muchas personas que gracias a este sistema podrán reducir sus niveles de estrés y.
Quique (10:54)
Vale, pues a lo mejor le quitamos el IVA y ya sabemos que algo, desde luego, sí que vamos a mejorar en nuestros niveles de estrés. Y para comenzar, creo que antes de sumergirnos en el Kanban personal, es necesario hablar de algo que todos hemos cometido alguna vez. ¿Te ha pasado estar en una reunión y al mismo tiempo estar contestando correos? ¿O que de repente te des cuenta de que no tienes ni idea de lo que se está hablando en la misma?
Jeroen (11:23)
Me acabas de describir perfectamente. Lo he hecho muchas veces y lo peor es que creemos que estamos siendo súper productivos porque estoy haciendo dos cosas a la vez. Estoy en la reunión y además procesando mis coreos.
Quique (11:36)
Claro, es como cuando estamos intentando ver una serie en la televisión al mismo tiempo que mantienes una conversación con la pareja y le echas un ojillo así de medio lado al móvil porque te acaba de entrar un mensaje y quieres contestar. ¿Sabes qué sucede? Que acabas de hacer una cosa que es que no te enteras ni de qué va la serie, ni de qué va la conversación, ni qué te están contestando ni escribiendo por WhatsApp.
Jeroen (12:04)
Sí, y como siempre hay fenómenos como estos que están muy estudiados. Hay un estudio de la American Psychological Association que ha encontrado que cada vez que cambiamos de tarea nuestro cerebro paga un precio.
Quique (12:16)
Claro, como cuando mantienes abiertas 20 pestañas del navegador pensando que no pasa nada. ¿Sí que pasa? Que el navegador, que el ordenador necesita consumir energía, aunque sea poca, por tener esas pestañas abiertas. ¿Y qué sucede cuando cierro las 20 pestañas del navegador y mi ordenador vuelve a funcionar bien?
Jeroen (12:38)
Sí, exactamente. Nuestro cerebro es exactamente como esta ordenadora tuya, Quique, que cada pestaña que mantenemos abierta, consuma algunos recursos.
Quique (12:47)
Y es que hablábamos de Alejandro. En el caso de Alejandro, recuerdo muy bien cuando llegó al ser un director creativo, lo comentábamos al principio, y tenía una energía increíble, ideas brillantes. Lo que le sucedía es que sus ideas brillantes se sobrepasaban la expectativa real de lo que podía llevar a
Jeroen (13:09)
Sí, sí, exacto. Su problema no viene de la falta de capacidad o de ideas, sino de ausencia de un sistema para gestionarlos. Pues lanzamos a mil ideas y no viene capaz de acabar ninguna.
Quique (13:21)
De hecho, además como nos estará escuchando porque está dentro de la comunidad de KENSO, me acuerdo de la cara cuando estuvimos trabajando con el Skanval personal, porque al principio KENSO, ¿de verdad una estructura algo tan sencillo puede resolver mi caos?
Jeroen (13:40)
Sí, efectivamente. Y tenía que ser algo sencillo porque las cosas complicadas ya lo he probado. Y ahora que hemos explicado un sistema, o él mismo ha encontrado un sistema con muchas listas y muchas rutinas y no le funcionó. Porque él era tan creativo que no... Lo que tengo en mi cabeza es que cada vez que estuve hablando con él y simplemente mencionaba la palabra lista, ya notaba que sus ojos se desviaban de mí. Desconectaba por completo.
Pero por eso el Kanban funciona tan bien porque es tan sencilla y además visual que inició esta transformación que fue asombrosa. En solo pocas semanas pasó de tener estos 20 proyectos en proceso, todos platos al aire, a focalizarse en los tres más importantes. Y se ha convertido en un generador de ideas o un terminador de proyectos.
Quique (14:31)
como estábamos comentando ahora mismo, lo mejor es que la creatividad se vio afectada, sí, pero en positivo, porque aumentó. Ya no tenía la mente saturada, sino que consiguió llevarlo al siguiente nivel.
Jeroen (14:47)
Sí, y al final yo creo que la clave fue adaptar el sistema a su forma de ser. No hemos intentado de competir a Alejandro en un robot ultra organizado. Esto no iba funcionar.
Quique (15:00)
No, al final lo que ha hecho con su sistema Kanban es convertirlo en un aliado. Incluso ha empezado a su tablero como una especie de elencio creativo, con diferentes colores para diferentes tipos de proyectos. Así que vamos a ver una implementación práctica para que tú también puedas tener esa sensación de menos estrés, mayor control y mejorar en tu día día de una forma tremendamente sencilla. Cinco pequeños pasos. Vamos a hacer algo juntos, queridos, queridas.
Imaginad que todas las tareas que ahora mismo se encuentran en tu cabeza fueran globos flotando a tu alrededor. Algunos son grandes, de colores llamativos porque son urgentes, otros parece que son más pequeños pero son importantes, unos tienen que ver con tu vida personal, otros con tu vida profesional.
Jeroen (15:50)
Sí, y lo que hacemos con el Kanban personal es comodar cada uno de estos globus un lugar específico donde aterrizar, fuera de tu cabeza.
Quique (16:00)
Así que en KENSO siempre decimos que no puedes mejorar lo que no puedes ver. Es como intentar ordenar tu armario a oscuras. Así que vamos con el primer paso. Y el primer paso es crear tu primer tablero.
Jeroen (16:12)
y empezamos directamente con el tablero más sencillo. Simplemente tomo una hoja en blanco o tomo un documento, un excel, como tú prefieras, el soporte es igual o un pizarra en la pared también funciona muy bien y aquí generas tres columnas básicas, tres columnas. Este es el único que necesites para ordenar.
Quique (16:33)
Por si necesitas un recordatorio, pues estas tres columnas van a ser como los estrés estados del agua. Sólido, líquido y gaseoso. quizá la comparación no funcione tan tan bien, pero podemos hacerlo algo que sea parecido o más sencillo, ¿no, Jeroen?
Jeroen (16:47)
Así es, mejor pensamos en tareas pendientes, tareas en proceso y tareas o proyectos completados. son las tres columnas, pendientes, en proceso y completado. Pero lo importante es entender qué significa cada uno.
Quique (17:02)
Pues mira, como hablábamos de comer y a mí me encanta comer, voy a explicarlo con una de mis comidas, que es la pizza. Es esa parte, como el menú, tú tienes todas las opciones disponibles. Eso sería la parte de pendiente, el menú, todas las opciones que puedes pedir. La parte que sería en proceso es cuando la pizza está en el horno, si está ahora mismo metida en el horno.
y la parte en la que vamos a hacer esa tercera lista, esa tercera columna que va a ser la parte en la que ya estamos disfrutando, es la parte de completado. Ya sabes dónde estará mismo si lo estás disfrutando y dónde va acabar esa pizza. Así que las tres columnas pendiente, donde tú tienes todas las opciones disponibles, en proceso, que es lo que se está cociendo ahora mismo en tu día día, en tu vida, y completado, aquellas cosas que te sientes bien, has cogido y ¡plaf! marcadas.
Jeroen (17:45)
No,
Yo creo que Quique, tú has hecho un maestro en vincular temas de productividad con la comida, ¿no? Pero la pizza funciona perfectamente con este ejemplo.
Quique (18:12)
Por supuesto, que comer y ser efectivos van de la mano. El próximo podcast que lancemos en algún momento tendrá que ver con todo lo que sea comida, nutrición y alimentación. sea, que ahí hay mucho. Volviendo al tema, lo mejor es que tú puedes empezar a hacerlo desde hoy mismo. Es que no hay excusa porque es algo tan simple como una pizarra, una hoja de papel, un post-it, notas adhesivas, lo que tú prefieras. Puedes utilizar cualquier de estos aspectos que tienes a tu alrededor. A que tienes un folio cerca
para dibujar tres columnas. Pues ya puedes comenzar.
Jeroen (18:43)
o si prefieres algo más digital, que existen herramientas específicas para hacer Kanban, como lo más famosos, el Trello o Microsoft Planner, que seguramente tal vez ya lo tienes instalado y acceso incluso, Pero, como siempre, nosotros queremos destacar que lo importante no es la herramienta, sino el hábito de visualizar tu trabajo.
Quique (19:04)
Correcto, porque en este primer paso hemos creado el tablero que va a ser como el contenedor de la información que tú tienes en tu cabeza. Entonces lo que vamos a hacer es traspasarla de tu cabeza a otro lugar en el que esté mejor organizado a acorde a tu estilo. Y ahora nos lleva entonces a este paso número dos, es añadir aquellas cosas, aquellas tareas que tengas pendientes. Y viene el momento de la verdad, que es poner encima de la mesa todas tus tareas. ¿Para qué? Porque es...
como cuando decides ordenar el armario. ¿Qué es lo primero que hacemos? Pues sacar toda la ropa. Pues eso es lo que vamos a hacer ahora. Sacar todas las tareas de nuestro cerebro.
Jeroen (19:45)
Exacto. Y es importante no auto censurarse en ese paso. Todo cuenta. Estima que llevas por fin de tres días, la llamada que tienes que hacer a tu madre, el informe que tienes que entregar la semana que viene... todo, todo, todo.
Quique (20:00)
Efectivamente, no te olvides de esos... Esto quizá lo haga algún día. Eso también lo sacas porque esos proyectos que tienes en mente y a lo mejor nunca encuentras el momento de empezar también están ocupando espacio. que también los hagamos fuera.
Jeroen (20:17)
Y yo creo que lo crucial es que sea un ejercicio honesto. Como decimos en nuestros talleres siempre, no puedes gestionar lo que no puedes ver. Y por tanto, si hay cosas que se quedan en tu cabeza, pues sácalas, ponlas aquí en tu kanban, en la primera columna, que no es decir que vas a hacerlas hoy ni mañana, semana que viene, simplemente están aquí, guardados, disponibles, y cuando llega un momento, o no, ya decides qué hacer con esta tarea.
Quique (20:26)
jajaja
Correcto y cuando ya tenemos una estructura también hemos pasado a sacar nuestras tareas pendientes nos lanzamos a por el tercer paso que es priorizar y lo vamos a hacer ayudándonos de una herramienta que yo creo que ya conocéis
Jeroen (20:58)
Efectivamente, si tenemos todas estas tareas en la columna de pendientes pues vamos a ordenarlos por prioridad y por eso tenemos que saber qué es prioritario.
Quique (21:10)
correcto. Y ahí es donde la columna pendiente es como la sala de espera de tus tareas. al igual que la sala de espera de un hospital, no todos los pacientes tienen la misma urgencia por ser atendidos. Aunque a lo mejor a todos nos apetezcan que nos atiendan los primeros, pues no todas las necesidades son igual de importantes.
Jeroen (21:32)
Sí, y con esto ya estamos en una de las primeras claves de cómo gestionar un Kanban, porque he visto mucha gente que ha visto alguna imagen en Google o un pequeño vídeo y saben que te... Ya sé que te va a el Kanban. Simplemente tengo tres columnos y voy moviendo. No, hay algunas claves específicos y uno de estos dos es mantener siempre la primera columna dependiente ordenada por prioridad. Y así, cuando termines una tarea, no pierdas el tiempo decidiendo qué hacer después, porque tendrás que buscarlo en este...
primera columna de pendientes que solamente es la más larga que tienes.
Quique (22:05)
Importante, recuerda el proverbio, esa frase que se le atribuye Abraham Lincoln, dame seis horas para talar un árbol y dedicaré las cuatro primeras horas a afilar el hacha.
Jeroen (22:18)
una analogía perfecta, ¿no? Y por tanto, tenemos que saber qué es prioritario. No vamos a entrar demasiado en detalle porque tenemos todo un episodio dedicado esto, en episodio 246 del podcast, que hemos explicado la matriz de priorización de KENSO. Y es una matriz que tiene siete cajitas, siete niveles de prioridad,
y clasifique las tareas básicamente con dos criterios fundamentales. El primero es el tamaño del resultado, de cómo de grande sería el impacto al terminar esta tarea. Y el segundo eje es la alineación con el propósito. ¿Esta tarea contribuye a tus objetivos principales? ¿Y cuánto?
Quique (22:59)
tienen que estar unidas de la mano hacia dónde me dirijo y cómo de grande va a ser el impacto. Lo interesante es que esto no es algo que haces una vez y te olvidas, sino que cada vez que llega una nueva tarea ya sabes por dónde vas a pasar, por este filtro.
Jeroen (23:11)
Sí, La colocas directamente en su posición correcta según su prioridad. Es como cuando organizas las cartas de tu mano durante una partida. Cada nueva carta va directamente a su lugar.
Quique (23:25)
Esto es importante ¿por qué? Porque si no lo haces de esta manera acabarás con una columna pendiente que será una columna desordenada y vas a perder un gran tiempo, un tiempo muy valioso después decidiendo qué hacer.
Jeroen (23:39)
Esto es lo que nosotros llevamos la diferencia entre pensar antes o pensar durante. Que si aproveches el momento de añadir la tarea, tu mente estará libre para enfocalizarse en el trabajo cuando llega el momento de hacerlo. No tienes que elegir, no tienes que pensar ahí cuál sería, no, simplemente es el de arriba de la columna pendiente.
Quique (23:58)
Y esto es una realidad, esto lo vemos de manera constante en nuestros talleres. Observamos cómo la gente pierde una cantidad de saltando entre tareas preguntándose ¿y ahora qué debería hacer? ¿Ahora qué tocaría? No, vamos a buscar claridad.
Jeroen (24:16)
Lo que la analogía que yo siempre explico cuando hablo del Column de pendiente es, si lo mantienes priorizado es como tener un GPS para tu productividad porque siempre sabrás cuál es el siguiente paso.
Quique (24:31)
Y esto, yo creo, Jeroen, que esto es una de las cosas realmente importantes de todo esto. tener de verdad muy claro en este paso tercero cómo priorizar. Cada uno de nosotros podemos tener una manera, pero las personas que priorizan son las personas que alcanzan resultados. Y con esto ya nos vamos al cuarto paso y es establecer el límite del WIP. El WIP.
Jeroen (24:59)
WIP es otra de estas claves que muy pocas veces se explica en los vídeos de YouTube pero yo creo que es también esencial. Para el Gumban necesito aplicar este principio de WIP. El WIP es Work in Progress o el límite de trabajo en proceso.
Quique (25:14)
Correcto y aquí volvemos a cosas que nos han pasado. Justo este verano, a la vuelta del verano, nos llegaron seis proyectos muy interesantes para hacer. Algunos son unas sorpresas que veréis durante este 2025, otros ya los habéis estado viendo, otros son temas de clientes. ¿Y qué es lo que hicimos?
Jeroen (25:34)
Yo lo sé, que hemos intentado hacerlos todos a la vez. Son 6, son emocionantes, pues no queremos meterlos con los 6 ya.
Quique (25:38)
Correcto.
Claro, ¿por qué? Al final dices, 6 cosas, 6 proyectos, 6... ¿Qué dices? Pues nada, son 6 proyectos de un mes cada uno, si los hago todos en paralelo terminaré antes. ¡Qué iluso, verdad! ¡Qué iluso!
Jeroen (25:55)
Sí, Esto es difícil de explicar por un podcast. A veces en los talleres hacemos con diapositivas y se ve muy claro, Pero hacemos este pequeño ejercicio visual para nuestros clientes. Pues imagínate que tienes estos seis proyectos de que ha hablado Quique y cada uno requiere un mes de trabajo enfocado en tiempo completo. Y, por tanto, si haces todos estos seis proyectos a la vez...
Quique (26:17)
Lo que nos pasó al final fue que distribuimos nuestro tiempo entre los seis. Dedicamos un poquito a cada uno cada semana.
Jeroen (26:24)
Y el resultado fue que después de un mes que teníamos completado
Quique (26:27)
Nada, ¿veis? Incluso aquí los reyes de la efectividad, nada. ¿Por qué? Porque cada proyecto estaba entre un 15, un 20 % en la fase de inicio hacia la finalización y después de dos meses pues ya te puedes imaginar al 33. Entonces eso es lo que te genera determinada frustración porque pasaba el tiempo y no podíamos entregar nada concreto ni recibir los beneficios. Entonces hay que hacer un cambio de mentalidad.
Jeroen (26:56)
Claro, por tanto, si trabajamos en paralelo en seis proyectos tenemos que esperar seis meses para tener los seis proyectos todos juntos terminados. Mientras, la forma más inteligente sería hacerlos de forma secuencial, uno detrás de otro.
Quique (27:12)
correcto. Por eso ahora lo que hacemos es un proyecto cada mes con una priorización. Al final del mes uno, primer proyecto completado, al final del mes dos, segundo proyecto completado y así de manera sucesiva. Parece algo obvio, pero ya te digo que cuando entra el mono a jugar ya las cosas no son tan obvias.
Jeroen (27:32)
Y aquí viene algo más interesante que tiene que ver con matemáticas, que tiene que ver con un tiempo medio de finalización, porque en primer escenario donde hemos trabajado en seis proyectos en paralelo, todos los proyectos han tardado seis meses en completarse. Pero en segundo escenario, el primer proyecto ha tardado un mes, el segundo dos meses, el tercero tres meses y así sucesivamente. Y esto significa que...
Quique (27:59)
Pues que el tiempo medio finalización es de tres meses. La mitad que en el escenario anterior. Es como si estuvieras cocinando seis platos diferentes. Si intentas cocinarlos todos a la vez, ninguno estará listo hasta el final. Pero si los vas cocinando uno a uno, como en aquel episodio que hablábamos con Santi Elías, pues puedes ir sirviendo y disfrutando cada plato cuando está en su punto correcto.
Jeroen (28:22)
Y por eso es tan importante este concepto de limitar el work in progress, el tiempo que estamos, la cantidad de trabajo que tenemos en marcha. Y habitualmente recomendamos limitarlo a tres tareas máximo. Por tanto, es cuestión de encontrar balance entre cierta flexibilidad que puedes elegir y mantener el enfoco. Y la ciencia lo respalda, porque hay un estudio del American Psychological Association que encontró que cada vez que cambiamos de tarea.
perdemos energía y tiempo en el proceso.
Quique (28:55)
correctamente de Jeroen y es que esta parte para mí es la fundamental. Estamos en un mundo en el que pensamos que la multitarea es algo efectivo, de verdad, no nos cansaremos de decirlo una y otra vez. Por eso nosotros siempre os recomendamos empezar con un máximo de tres tareas en proceso. Como dice el refrán, que mucho abarca, poco aprieta.
Jeroen (29:18)
Y con esto pasamos al quinto paso y aquí vamos a hablar de la técnica del pull. Y para explicarlo hay una analogía fascinante que explica por qué en un Kanban personal funciona con un sistema pull en lugar de un sistema push. Y por eso hay que imaginar dos tipos de médicos.
Quique (29:23)
¡Jajaja!
Venga, primero, ¿qué es pull, Jeroen, en castellano?
Jeroen (29:39)
Pul, estirar y push, es empujar.
Quique (29:42)
Pues ya estamos hablando si hay dos tipos de médicos, médico de cabecera, médico especialista.
Jeroen (29:47)
Mejor aún, mejor aún. Tenemos, efectivamente, el médico de caballero y el médico de presidente del país. Piensa un momento en tu médico de caballero. Siempre está ocupado, ¿no?
Quique (30:00)
Correcto. Esto al final, cuando pides cita, te la dan para tres semanas después y aún así acabas esperando en la sala de espera.
Jeroen (30:07)
Exacto, exacto. ¿Qué pasa? El médico está siendo súper productivo. Ve pacientes una detrás de otro y apenas tiene tiempo para comer. Cada diez minutos otro paciente está optimizando su tiempo a máximo. Y este es lo que le llamamos la optimación del trabajador.
Quique (30:22)
Lo que sucede es que, aunque el médico esté ocupado todo el día, los pacientes van a seguir esperando.
Jeroen (30:28)
Esa es la clave. Esta es la clave. Y ahora pensé en el otro médico que hemos visto, el médico del presidente. Está disponible al instante cuando se necesita porque obviamente el presidente no va a esperar tres semanas si tiene algo que tiene que curarse muy rápido porque este médico no tiene tantos porcientes, tal vez uno dos más, y no está optimizando su tiempo viendo a más personas.
Quique (30:49)
Esto yo creo, Jeroen, que es una cosa de verdad muy interesante porque en cierto modo parece que nos estás diciendo que ser menos eficientes puede hacernos más efectivos. ¿Es así?
Jeroen (31:02)
Sí, exactamente, Esto es lo que llamamos optimación del trabajo. Antes hemos visto optimación del trabajador y este es la optimación del trabajo. Médico de presidente puede parecer menos productivo porque no está ocupado todo el tiempo, pero cuando surge una necesidad importante puede responder inmediatamente. Tiene este espacio libre.
Quique (31:19)
Claro, como cuando intentamos llenar al final cada minuto de nuestro día con tareas. Nos sentimos súper productivos cuando en verdad...
Jeroen (31:29)
Así, veremos esta capacidad de responder a lo es realmente importante. Esta es la diferencia entre estar ocupado y ser efectivo e efectiva.
Quique (31:38)
¿Cómo podemos aplicar esto al Kanban Personal?
Jeroen (31:42)
Pues muy fácil que en lugar de empujar o hacer push a más tareas en nuestra columna en proceso siempre de igual pues cuando nos lleguen cosas directamente empezamos a hacerlo no no la apagamos en la primera columna no y entonces esperamos hasta que tenemos capacidad real antes de tirar hacia este pool de la siguiente manera más importante pero no siempre trabajamos de la derecha del nuestra de nuestra campban cuando ponemos una tarea en
en la columna de terminados, entonces hay espacio porque tenemos el working procur, el tiempo pendiente limitado, aquí hay espacio en la columna de almerio y por tanto podemos coger otra columna, otra tarea más.
Quique (32:24)
Pues al final, como el médico del presidente, vamos a preferir tener algo de capacidad libre para poder responder a aquellas cosas que de verdad sean importantes en lugar de estar siempre al 100 % ocupados.
Jeroen (32:39)
Sí, efectivamente. Y aquí es donde el límite de trabajo en pendiente juega un papel crucial. Cuando limitamos nuestro trabajo en proceso, nos forzamos a trabajar con un sistema pool. No podemos empezar algo nuevo hasta que hayamos terminado algo que ya está en proceso.
Quique (32:55)
Claro, al final preferimos hacer tres cosas importantes, ¿bien? Que estar ocupados con diez cosas que quizá ni siquiera importan tanto. Y con esto vamos a ir cerrando el ciclo y vas a descubrir el poder de completar.
Jeroen (33:11)
Sí, para mí es una de partes más satisfactorias del Kanban Personal, Es mover las tareas a la última columna, la columna de completado.
Quique (33:21)
ese momento mágico, antes de hablar de la satisfacción hay que mencionar algo fascinante que es el efecto Zeigarnik
Jeroen (33:30)
Sí, no sé cómo se pronuncia tampoco. Yo creo que Zeigarnik pero es un nombre ruso y viene de un psicólogo, Bluma Zeigarnik, que vivía ya hace un siglo en Rusia, estaba estudiando psicología y hizo un descubrimiento interesante mientras observaba cómo los camareros gestionaron los pedidos en su cafetería.
Quique (33:54)
¿Qué es lo que hacía en este caso Bluma, Jeroen?
Jeroen (33:59)
Pues simplemente observó que los camareros podrían recordar perfectamente todo detalle de los pedidos que estaban en proceso. Mesa 2 tenía esto, esto, esto. Mesa 3 tenía esto, esto, Pero una vez que han terminado a servir todos los platos, todos los cafés, etcétera, y los clientes han pagado, ¡puf! Los camareros olvidaban completamente todo el pedido.
Quique (34:22)
Claro, justo lo contrario que nosotros, como cuando no puedes dormir porque recuerdas ese mail que dejaste a medias, ¿verdad?
Jeroen (34:28)
Precisamente, precisamente. Pues este cerebro mantiene una tensión psicológica con las tareas incompletas. Es como tener varias pestañas abiertas en el olor de tu mente.
Quique (34:39)
Y por eso es tan esencial que recuerdes cómo trabajar con la columna de completado. Porque no tan solo te va servir como registro, sino que te va a dar, sobre todo, este cierre psicológico que necesitamos. Es esto, es una cosa terminada y ya la saco de mi mente de ese lugar que ocupaba.
Jeroen (35:00)
Efectivamente. Y aquí viene lo interesante. Cada vez que movemos una tarea al completado, nuestra cerebra libera dopamina.
Quique (35:08)
La famosa hormona de la expectativa. Es el pequeño premio, gran premio, como recompensa a nuestro cerebro. Cada vez que tachamos, por eso nos encanta tachar tareas. Cada vez que hacemos y deslizamos con el dedo un correo electrónico o una tarea, que ya esto lo hacen también nuestros dispositivos móviles, nos da esa dosis de dopamina.
Jeroen (35:30)
Efectivamente, hemos visto, los científicos han visto incluso, pues esto, tachar algo de nuestra lista, moverlo a la última columna o simplemente decir, este activa este sistema de recompensa en nuestro cerebro, libera esta dopamina.
Quique (35:44)
Y aquí tengo que sacar y romper una lanza a favor de la dopamina, porque esta dopamina es sana. Es decir, cuando de verdad completamos, después de haber priorizado nuestras tareas, esta sí que es la dopamina que buscamos. Y es fascinante cómo funciona, nosotros lo podemos ver en los talleres de KENSO. Siempre recomendamos hacer muy visible la columna de completado. Y no solo es para liberar esa tensión de la que nos hablaba Jeroen del efecto Zeigarnik.
Jeroen (36:13)
sino también para crear este ciclo positivo de motivación, ver todo lo que has logrado te impulsa a seguir avanzando.
Quique (36:21)
Y a mí hay un consejo que me encanta y es que empecéis el día terminando una tarea importante a completado. Lo fácil sería empezar con una tarea pequeña, pero qué sucede que cuando al cerebro le damos una tarea pequeña, enseguida lo que va hacer es querer más tareas pequeñas. Pero si tú completas una tarea de las importantes al comenzar el día y recibes dopamina de la buena, le acabas de dar un chute de cafeína de la sana a tu cerebro.
Jeroen (36:48)
Y también, una cosa que me encanta es, al final de la semana, revisar esta columna completado. A veces ni me recuerdo que he hecho, que si preguntes al fin de semana, ¿qué has hecho esta semana? He contestado muchos correos, no sé, no me recuerdo. Pero aquí, en esta columna de completado, tienes el registro de todas estas cosas que has elegido hacer y has terminado. Y si has priorizado muy bien la primera columna, aquí tienes solo tareas que realmente son importantes.
Quique (37:17)
No olvidemos celebrar las cosas que hacemos bien, nuestros logros. Nosotros en KENSO siempre decimos que el camino hacia la efectividad debe ser gratificante. No es una carrera sin fin, sino el placer de hacer mejor las cosas que hemos decidido hacer. Y como os hablábamos al principio, también queríamos compartir con vosotros cómo podemos adaptar esta metodología Kanban según tu personalidad.
Así que, ¿qué es lo que vamos a hacer? Pues una de las cosas que más nos gusta a nosotros es que decir, oye, en lugar de que hay una talla única para todo el mundo, vamos a hacer un traje a medida. Y vais a ver cómo esto es de verdad cierto con el kanban personal.
Jeroen (38:04)
Sí, exacto. explicamos el cámbio personal de nuestras talleras, siempre vemos cómo cada perfil de color adapta al sistema de forma diferente.
Quique (38:13)
y si estás escuchando estoy te preguntando ¿pero qué es esto de mi perfil? Varias opciones para ti
Jeroen (38:18)
Sí, porque es una pregunta muy común en nuestras talleras. Puedes descubrir tu perfil en tres formas.
Quique (38:24)
La primera es que escuches el episodio 240 de Kensho donde explicamos en detalle... Se titula Tu método personalizado para decidir qué hacer con tu tiempo y tu vida.
Jeroen (38:34)
También tenemos un test que hemos incluido en nuestro libro Effectividad KENSO. Por tanto, si has comprado nuestro libro, página 21, encuentras este test, que es una herramient muy práctica, muy sencilla, que te ayuda a identificar tus tendencias naturales.
Quique (38:46)
y si eres miembro de KENSO Círculo puedes acceder al texto online que te da esos resultados inmediatos y con un informe personalizado.
Jeroen (38:55)
Muy bien, pues ya conocemos nuestro perfil. Entonces, yo creo que adaptar el kanban personal a este estilo personal será mucho más fácil. Empezamos con tu favorito, Quique.
Quique (39:06)
Venga, el favorito porque es uno de mis principales, es ese color amarillo, ese pe color de las personas más creativas. Y como amarillo, necesito que mi kanban sea divertido, que sea flexible, porque si es demasiado rígido, simplemente voy a dejar de usar.
Jeroen (39:22)
¿Y qué haces para atar tu tablero a tu estilo?
Quique (39:26)
En mi caso tengo una paleta de colores que me da información. Además también puedes utilizar símbolos, emojis para categorizar o post-it de colores que te den la información que tú vas buscando. Es como por ejemplo los libros. Si os abro de los libros que estoy leyendo, tienen cuatro colores. Cada uno de los cuatro colores sé que en esa página hay algo en concreto de esa información. Y lo más importante, es que me doy permiso para cambiar el sistema cuando siento que a lo mejor ya le falta la chispa.
Jeroen (39:54)
sí, y este yo creo que funciona porque respecta tu necesidad de creatividad y cambio,
Quique (40:00)
Claro, porque los amarillos al final lo que buscamos es flexibilidad en las reglas, elementos visuales que sean atractivos, ese espacio para la espontaneidad y celebrar, como decíamos antes, esas pequeñas y grandes victorias tanto como sea posible. Esto es para los amarillos. Vámonos ahora con tu color, Jeroen, vámonos con el azul.
Jeroen (40:22)
El azul es uno de mis colores, efectivamente, y como si yo saco mi energía azul mi aproximación es completamente diferente. Porque a mí me encanta tener datos métricas que de precisión,
Quique (40:32)
Por eso el tablero de Jeroen parece más una hoja de cálculo que un tablero kanban
Jeroen (40:38)
Efectivamente, por tanto, ¿cómo sería un tablero de una persona azul? Pues obviamente con categorías claras y bien definidas, tener muy claro cuáles. Seguramente también tienen muchas más categorías, no solo estas tres, porque proyectos pueden tener más estados. También lo que mí me gusta es añadir a las tareas, pues algunas métricas de tiempo y de progreso que puede ver, pues están progreso, perfecto, pero cómo de progreso está esta tarea.
Estamos a la mitad, estamos empezando, etcétera. También me gustaría definir algunas reglas específicas para cada columna. ¿En qué momento, qué condiciones hay que cumplir cuando paso una tarea de haciendo a hecho? Y también a mí me gustaría etiquetar mis tareas para poder decir en qué ámbito, qué responsabilidad dentro de qué en su encaja para poder ver un poco. Aquí también utilizo coloros un poquito.
Quique (41:19)
jajaja
Jeroen (41:33)
no demasiado porque yo no quiero que mi cambian se parezca a un árbol de navidad pero un poquito de color este me da claridad
Quique (41:42)
Venga, pues vamos ahora por ese perfil rojo de esas personas directas, decididas. Esas personas que cuando trabajan en su Kanban, lo que hacen es marcar objetivos claros y medibles. Buscan un sistema simple, directo, con énfasis en los logros y en ver los avances que se han conseguido. Y en especial, poder tener de un vistazo todo el impacto que se está generando. Así que ya sabéis, objetivos claros, sistemas simples, énfasis en el avance.
y que de un vistazo se pueda ver absolutamente todo.
Jeroen (42:15)
Y nos queda el perfil verde. Las verdes tienen un foco muy especial con el Kanban personal porque crean sistemas, yo creo que más armoniosos. Que las verdes brillen cuando sus rutinas están establecidas y consistentes, cuando hay transiciones suaves entre tareas, cuando en el Kanban dejan espacio para la reflexión y para mí la importante es un verde, habitualmente, quiere compartir su Kanban porque quiere colaborar.
porque casi casi todas las tareas están compartidas.
Quique (42:48)
Pues ya lo habéis visto, pequeños detalles para una personalización propia de tu Kanban personal. Lo importante es que tu encuentres tu propia forma de usar el sistema.
Jeroen (43:00)
Sí, exacto. Y puede evolucionar con el tiempo. No hay que temer experimentar y ajustarlo a lo que tú necesitas.
Quique (43:08)
De hecho, hace poco hablaba en un taller, les comentaba que yo tenía una lista que se llama Cómo me gusta. Y es cuando he recibido un correo felicitándote por un curso, por algo que te emociona, ya sea nivel profesional o personal, lo guardo ahí. ¿Por qué? Porque cuando necesito un extra de energía, de positivismo, de... oye, pues hoy no es el mejor momento.
Jeroen (43:17)
Uh-huh.
Quique (43:36)
tiro mano de esos recuerdos y me ayudan. Así que ahí tienes en tu tablero oportunidades de experimentar y jugar a tu manera.
Jeroen (43:47)
Sí, sí, hay que mirar a la mente que es lo que funciona para ti, como con tu perfil, y no copiar sin mirar cosas de otras personas porque tal vez tienen otras preferencias, otras expectativas y ahí simplemente hay ideas de columnas que yo visto y he pensado, ni de loco voy a utilizar esto.
Quique (44:05)
Claro, porque al final la diversidad es lo que hace que esto sea tan especial. No se trata de seguir reglas rígidas, sino de crear un sistema que de verdad te funciona.
Jeroen (44:18)
Ok,
continuamos con unas preguntas que llegan más frecuentes en los talleres cuando hablamos de Kanban y es ¿qué pasa si no me funciona el sistema?
Quique (44:27)
Pregunta importante, ¿por qué? Normalmente no es que el sistema no funcione, sino que podemos estar cometiendo algunos de esos sospechosos habituales o errores comunes que nos podemos encontrar a la hora de montar el sistema. Nosotros os vamos a contar cinco de ellos de manera muy breve y resumida para que sepáis cuál es.
Jeroen (44:49)
sí el error más común que he es que le ponía todo en el tablero sobrecargar esto con tanta información desde día
Quique (44:57)
¿Por qué? ¿Culpable? ¿Por qué? Yo recuerdo, mi primer tablero, pues que parecía el directorio telefónico. Algunos os acordaréis cuando venía una vez al año y te traía en las guías la guía amarilla, ¿verdad? Pues ese tocho era lo que yo quería meter ahí. ¿Cuál es la solución, Jeroen?
Jeroen (45:10)
Mm-hmm.
Pues la solución es muy sencilla. Primero empezar con lo esencial y añadir gradualmente más tareas. Y si está creciendo demasiado, puedes por separado mantener una lista separado de estos de algún día tal vez. Cosas que todavía no sabes que estás comprometido. Y finalmente, yo creo que importante revisar y actualizarse malamente, especialmente esta tarea de pendientes. Realmente creo que voy a hacer esto o ya no es prioritario, porque a veces hay tareas.
que en su día parece un buena idea, pero con lo tiempo desaparece. En vale, ya no es tan importante para mí. O ya he hecho mi compañero. No, por tanto, revísalo.
Quique (45:53)
Vamos al error número dos y es romper tu límite del working progress, del trabajo en progreso. Este es mi favorito porque es una cosa que constantemente o más bien lo hacía hasta que aprendí por las duras la lección.
Jeroen (46:08)
Sí, yo creo que es muy humano, la famosa tentación de pensar, solo por esta vez añaré una tarea más al proceso.
Quique (46:16)
Claro, y ya que añades una y no sabes lo que pasa, que metes una, otra y de repente estás igual que al principio. ¿Cuál es la solución en este caso?
Jeroen (46:23)
Sí, Pues esto trata este límite del trabajo en proceso como una ley física, no como una sugerencia. Si hay un límite de cuatro tareas, pues él serán cuatro tareas, nada más. No hay excepciones, no? Y si llega algo que es muy urgente, decide pues qué otra tarea vas a pausar, porque entonces, bueno, primero hay que sacar una de estos, poner en pausa, volverla pendiente tal vez para añadir a esta tarea tan importante. También...
Asegúrate de tener visible tu límite de Work in Progress. Tal vez en el título de mira, aquí caben tres tareas que no hay duda. Aquí el límite son tres o cuatro, lo que sea. Y finalmente también el día que rompes este límite, que das un permiso para saltar la norma, pues fíjate muy bien en cuáles han sido las consecuencias y apúntalo para que tú y yo del futuro se pueda.
Quique (47:00)
Hmm.
Jeroen (47:16)
consultarlo y saber no, no, esta es mala idea porque va a pasar esto.
Quique (47:20)
Pues ya hemos visto dos, sobrecargar el sistema, romper nuestro límite de working progress y el tercer error más común que nos encontramos es no mantener el orden de prioridades. ¿Sabes cómo cuando pones una tarea nueva directamente arriba del todo? Porque acaba de llegar.
Jeroen (47:34)
Exacto. Y este es el error de convertir nuevo, urgente con importante.
Quique (47:40)
A nosotros en KENSO lo que nos funciona es utilizar la matriz de priorización siempre que llega cualquier cosa nueva. ¿Por qué? Porque en el fondo es como pasar por un filtro antes de que entre a tu sistema personal. Entonces ese filtro ya se va a encargar de colocarla en el lugar correcto. Importante también que cada mañana le dediques un par de minutitos al comenzar a revisar ese orden que tienes y que te preguntes ¿esto?
¿Esto es algo realmente más importante que lo que ya está en la lista? ¿Por qué? Porque de este modo ya tienes la claridad. La claridad también es algo que nosotros buscamos. ¿Por qué? Porque no buscamos priorizar durante la ejecución de tareas, sino hacerlo antes. Es decir, yo en un momento clarifico y cuando ya tengo clarificación y ordenación y priorización, llámalo como tú quieras, entonces me paso a ejecutar.
Entonces no priorizo durante la ejecución, sino como habéis visto en el paso anterior, que me mantiene el orden de mis prioridades en el lugar correcto. Y con esto nos vamos al error número cuatro, que es dejar ese tablero que comenzaste con tantas ganas un poquito abandonado.
Jeroen (48:54)
Claro que este nos ha pasado a todos, no solo con Kanban, pero creo que muchas cosas en nuestra vida, ¿no? Empezamos con mucho entusiasmo, encontramos algo nuevo que brille, que es atractivo, y luego, este caso, el tablero se convierte en decoración.
Quique (49:00)
...
Esto que estamos a finales ya a mediados de diciembre, esto va para vosotros amigos que vais a invertir en un gimnasio. Que vais a poner vuestro dinero en enero en un gimnasio porque habéis dicho este año sí. Entonces, Jeroen, ¿cuál es la solución para que en lugar de invertir en un gimnasio aprovechemos de verdad el gimnasio?
Jeroen (49:31)
Sí, sí. Yo soy de estos que durante unos cuantos meses he estado patrocinando mi gimnasio. La solución, pues primero, crea un ritual diario muy sencillo que sea, cuanto menos dure, mejor funcione, de realmente utilizarlo. ¿Cuáles son esos pasos que tú usas? Antes he visto de dedicar dos minutos a revisarlo. También importante de mantener este tablero visible. No
lo pones en una capeta, un subcapeta, algún lugar de tu sistema. No, no. Si es físico en la pared funciona muy bien. Si hay un icon en tu escritorio para abrirlo o si tienes una pestaña siempre abierta, pues mejor funciona. Y también intenta conectar este sistema con tus reuniones y tus rutinas ya existentes. Intento integrarlo con todo lo que estás haciendo y finalmente celebrar estos pequeños avances que haces con el uso de tu sistema de campante.
Quique (50:23)
Vamos a por último, error que es ese perfeccionismo paralizante, mi favorito porque es el que más he utilizado y es que cuando pasas más tiempo organizando el sistema que usando el sistema ya sabes qué es un error.
Jeroen (50:37)
Sí, sí, aquí estamos hablando de lo famoso parálisis por análisis,
Quique (50:41)
efectivamente. la solución a la parálisis por análisis? Pues es empezar con lo básico, tres columnas y ya. A partir de ahí, cuando ya veas que el sistema se te queda más corto, empieza a evolucionar de manera gradual, siempre acorde a tus necesidades. Siempre que notes que hay un pequeño roce, que hay un pequeño dolor, que dices, pues venga, ahora meto una cuarta lista que va a ser en concreto esta. Y de esa manera vas utilizando y actualizando tu sistema para que siga siendo personal.
pero lo estés utilizando al máximo. Y recuerda que el objetivo es hacer el trabajo. No es un sistema perfecto, bonito y que lo puedes colocar y que la gente te diga, wow, yo quiero uno de estos. No. Es que te lleve a poder avanzar. Y una cosa, permítete experimentar sin miedo a estropearlo. Al contrario, esa oportunidad de experimentar te puede llevar hacia nuevos lugares y esos nuevos lugares a mejorar, sin duda, tu sistema personal.
Y una cosa que no debéis olvidar, hay una regla de oro que la hemos dejado para el final.
Jeroen (51:46)
Sí, tiene mucho que con lo que acabas de explicar sobre experimentar, si hay algo que hemos aprendido en KENSO es que todas esas errores son parte del proceso de aprendizaje.
Quique (51:58)
Efectivamente, porque hay una frase que yo recuerdo muy bien de Neil Gaiman cuando estaba dándole un doctor honoris causa una universidad que decía os felicito por haberos equivocado porque las personas que se han equivocado es porque se han atrevido a hacer algo diferente aquí el verdadero error sería no cometer errores porque significaría que no estás experimentando así que por favor recordar esta regla experimentad
Jeroen (52:26)
Perfecto. Sí, de lo mismo entonces, reconocer estos patrones rápidamente y ajustar el rumbo.
Quique (52:32)
Efectivamente, como dice Jeroen, no busquéis la perfección, buscar el progreso. Yo creo que con todo esto hoy hemos tratado algo, una herramienta potente que os va a poder ayudar en vuestro día día. ¿Qué te parece Jeroen si hacemos un pequeño resumen de todo lo que hemos visto?
Jeroen (52:51)
¿Qué hemos visto? Primero, el Kanban personal se basa en dos principios fundamentales, que es primero visualizar el trabajo, no lo mantienes en tu cabeza, visualízalo y limitar el trabajo que tienes en proceso. Pero lo más importante es que es un sistema que se adapta a ti, no al revés.
Quique (53:10)
Y a mí me encanta personalmente el desmontar ese mito de la multitarea. No se trata de hacer más, sino de poder terminar más. Y los aprendizajes clave son cinco. El primero visualiza tu trabajo. Genera, crea, diseña un tablero simple con tres columnas, pendiente, en proceso y completado. Lo que no puedes ver, recuerda que no lo vas a poder gestionar. Así que lo vamos a sacar y vamos a hacer que esa visualización reduzca tu estrés mental.
El segundo punto, respeta el límite de tu work in progress. Máximo tres tareas en proceso, tres tareas a la vez, porque al final aquí menos es más. Vas a conseguir siguiendo esto, terminar antes trabajando en menos cosas a la vez y el tiempo medio de finalización lo vas a reducir de manera drástica. Tercero, prioriza con intención. Mantén la columna de pendiente ordenada por prioridad.
puedes para ello utilizar la matriz de priorización KENSO que te va ayudar a filtrar todo aquello que vayas a incorporar a tu kanban personal. Y eso sí, decide las prioridades antes en la frase de clasificación o clarificación no durante el trabajo. Cuarto punto, trabaja en el sistema pull, el de tirar. Tira del trabajo cuando estés listo. ¿Se como el médico del presidente?
dispone de más tiempo disponible para hacer aquellas cosas que van a ser más importantes. Porque la efectividad significa que estamos haciendo lo que hay que hacer. La efectividad no es estar ocupado, la efectividad es hacer las cosas correctas en el momento correcto y de la manera correcta. Y quinto, adapta y disfruta de tener un sistema personalizado. Porque cada uno de los perfiles hemos visto que necesita su propia versión del sistema. No hay forma correcta.
o incorrecta hacerlo, sino que el mejor sistema es el que tú termines utilizando con consistencia. Hoy, mañana y basta.
Jeroen (55:16)
Recuerda que el objetivo no es ser perfecto, sino ser efectivos.
Quique (55:19)
Como siempre decimos en KENSO, la efectividad no es un destino, es un viaje. Y el kanban personal es una brújula que nos ayuda a navegar por ese viaje.
Jeroen (55:30)
Muy bien. Vamos a llevarlo la acción porque muy interesante este Kanban, pero si luego no pasamos la acción no sirve para nada escuchar este episodio y mejor sitio donde nosotros intercambiamos estas ideas sobre qué hemos implementado nosotros el Kanban personal y cómo podemos personalizarlo es en KENSO círculo porque aquí hay un grupo de personas que todos están interesados y intentando mejorar su efectividad personal.
Quique (55:58)
Claro, y vas a poder descargar desde ahí la hoja resumen de este episodio y todavía cosas mejores que si tú quieres tener acceso a ese documento y además acceder a una comunidad maravillosa que además ya que así es que se autogestiona entre ellas aportando ideas. Esta semana hemos estado hablando de inteligencia artificial pero también puedes formar parte del club de lectura de libros de efectividad o participar en KensoLab donde colaboramos en pequeños equipos en los retos para mejorar tu productividad.
aprender juntos de episodios antiguos en el Club de estudio, disfrutar de descuentos, servicios de coaching, participar en concursos, recibir nuestra eterna gratitud por ayudarnos a mejorar, apúntate a KENSO.es barra círculo. ¿Por qué? Porque todavía te quedan unas semanas para poder disfrutar de por vida de un 50 % de descuento. Tú nos ayudas y nosotros podemos seguir haciendo y siendo parte de este viaje en tu efectividad. ¿Y hoy, Jeroen, a quién damos las gracias?
Jeroen (56:54)
Pues tenemos algunos nuevos miembros que queremos saludar y dar las gracias que son Gustau Franch Espuny, tenemos a Israel Carreras Caballero, a Erick Ceja, a Eleanor y Diego Gracia que muchas gracias se han venido recientemente y ya pueden disfrutar de todos estos beneficios que hemos mencionado. Y con esto ya estamos llegando al final de nuestro episodio sobre Kanban Personal. ¿Y sabes que es lo que más me gusta del sistema Quique?
Quique (57:24)
A ver, yo creo que... que puedas medir todo.
Jeroen (57:28)
Sí, eso también, eso también. Pero lo que realmente me fascina es que es como tener un espejo de nuestra forma de trabajar. Porque no solo vemos lo que hacemos, sino cómo lo hacemos.
Quique (57:40)
¿Es verdad, amigo? Y lo mejor es que cada vez que movemos una tarea completado es como darnos un pequeño regalo de satisfacción por ser efectivos.
Jeroen (57:49)
Y hablándolo completar, ya sabes lo que toca,
Quique (57:53)
Para cerrar, el hábito que es lo de hoy. La claridad no necesita prisa, necesita orden. Visualiza, prioriza y completa. Tu mente te lo va agradecer. ¡Nos escuchamos pronto!
Jeroen (58:03)
Chao.
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